El RBC Heritage Presented by Boeing es uno de los eventos más prestigiosos del PGA Tour. Se celebra cada abril en Harbour Town Golf Links, en Hilton Head Island, Carolina del Sur, y recibe a aproximadamente 120 000 asistentes durante la semana del torneo. Detrás de él se encuentra la Heritage Classic Foundation, un pequeño equipo responsable de planificar y llevar a cabo cada aspecto de uno de los eventos de golf con mayor complejidad logística.
A diferencia de muchos grandes eventos deportivos, el RBC Heritage no se celebra en un único recinto abierto. Harbour Town Golf Links es un campo de golf integrado en una comunidad residencial, con casas a ambos lados de cada hoyo. Esto plantea un desafío de planificación único, que exige que la infraestructura, los espacios de hostelería, los servicios públicos, las instalaciones de retransmisión y las áreas operativas se ubiquen cuidadosamente en un terreno limitado y en constante evolución.
Como explica Caden Janzen, coordinador de operaciones de la Heritage Classic Foundation, “no tenemos la superficie habitual de un gran espacio abierto. Somos un campo de golf con casas a ambos lados de cada hoyo”, dice, “así que, a la hora de construir, preparar y todo lo demás, puede resultar un poco más complicado”.
La magnitud de este desafío es considerable. Cada año, la Fundación construye casi 200 000 pies cuadrados de estructuras temporales a lo largo del recorrido, el equivalente a más de tres campos y medio de fútbol americano. El proceso de construcción se extiende durante cuatro meses, mientras que un equipo permanente de tan solo 14 personas se amplía a alrededor de 2,000 durante la semana del torneo, incluyendo aproximadamente 1,800 voluntarios, además de decenas de contratistas y proveedores especializados.
Coordinar ese nivel de actividad requiere más que planes detallados. Exige una única fuente de información veraz que pueda compartirse fácilmente entre equipos internos, proveedores, autoridades y partes interesadas comerciales, y ese papel lo desempeña actualmente OnePlan.
El desafío
Antes de adoptar OnePlanLa información de planificación estaba dispersa en múltiples planos CAD, imágenes y documentos. Para un equipo donde todos son responsables de todo el recinto, esa fragmentación generó una fricción constante a la hora de mantener los planes alineados y actualizados.
Caden describe la realidad con claridad, diciendo: “Yo toco cada centímetro cuadrado del campo. Mi jefe toca cada centímetro cuadrado del campo. Nuestro equipo de ventas toca cada centímetro cuadrado del campo”, y añade que “todos estamos involucrados en todo”.
"Antes de OnePlan"Era como si estuviéramos gestionando un millón de archivos separados solo para organizar un evento".
Caden Janzen,
Coordinador de Operaciones, Fundación Heritage Classic
Sin una visión compartida y en directo del evento, los proveedores a menudo necesitaban aclaraciones sobre la distribución, la ubicación de la infraestructura y los cambios en el recinto. Los proveedores de energía y climatización, los equipos de telecomunicaciones, los equipos de retransmisión televisiva, los contratistas eléctricos y los proveedores de saneamiento dependían del equipo de operaciones, lo que generó un flujo constante de llamadas y correos electrónicos durante todo el ciclo de planificación.
Los permisos añadieron otra capa de complejidad. Los planos presentados al municipio de Hilton Head, junto con los de las autoridades de bomberos y médicas, generalmente se compartían como documentos estáticos que a menudo requerían explicaciones adicionales.
A medida que avanzaba el torneo, mantener la precisión se volvió aún más difícil. Tras un proyecto de restauración del campo que duró seis meses, incluso los pequeños cambios físicos comenzaron a afectar las suposiciones de planificación.
“Cuando uno cierra durante seis meses, muchas cosas cambian”, explica Caden. “Estamos construyendo alrededor de los árboles y teniéndolos en cuenta, y si un árbol se mueve más de cinco metros, eso puede obstaculizar la construcción en el lugar exacto donde la estamos realizando”.
Mantener la precisión de los planos se convirtió en un proceso continuo de actualizaciones, revisiones y comunicación.
"En términos operativos, probablemente hemos eliminado aproximadamente 1,000 llamadas telefónicas y correos electrónicos combinados mediante el uso de OnePlan"
Caden Janzen,
Coordinador de Operaciones, Fundación Heritage Classic
Una única fuente de información fidedigna para la planificación de torneos.
Caden se encontró por primera vez con OnePlan a través de su hermano, que también trabaja en la industria de los torneos de golf. Después de ver la plataforma, la conexión fue inmediata. "Sentí que era una necesidad para nosotros", dice, "y por eso nos lanzamos a ello". OnePlan Hace un par de años.
Desde entonces, OnePlan Se ha convertido en la plataforma central de planificación del torneo, reuniendo en un solo lugar la distribución del recinto, la planificación de la infraestructura, la coordinación de proveedores, los permisos y la planificación comercial.
Una de las capacidades que Caden más valora es la capacidad de importar y superponer imágenes de drones. Con el campo de golf ubicado justo al lado de las oficinas de la Fundación, puede capturar fotografías aéreas actualizadas, subirlas a OnePlany ajustar los planes de inmediato a medida que cambien las condiciones.
“El poder superponer yo mismo esas tomas de dron, sin tener que ponerme en contacto con ustedes y luego esperar, poder simplemente escalarlo y ponerme manos a la obra fue de gran ayuda”, explica, “porque puedo hacer algo de inmediato”.
Gracias a la combinación de importaciones CAD y un plano digital del emplazamiento que se actualiza continuamente, la Fundación mantiene ahora una representación precisa del lugar durante todo el año, incluso a medida que las obras de restauración, los cambios en la infraestructura y el desarrollo a largo plazo transforman el sitio.
El impacto se extiende mucho más allá de las operaciones. Los equipos de ventas utilizan OnePlan para visualizar los espacios de hospitalidad y patrocinio para los clientes potenciales, mientras que los proveedores, contratistas y autoridades gubernamentales acceden a los mismos diseños actualizados a través de enlaces de solo lectura.
En lugar de depender de capturas de pantalla, archivos PDF o documentos estáticos, las partes interesadas pueden explorar el plan en tiempo real directamente, eliminando la necesidad de regresar a operaciones para obtener aclaraciones.
"Para un evento que trae consigo casi 200,000 pies cuadrados de infraestructura y más de 10 millas de vallas, tener OnePlan "Contar con una plataforma operativa en vivo no es un lujo, es una necesidad."
Caden Janzen,
Coordinador de Operaciones, Fundación Heritage Classic
Un plan para todos los interesados.
Con OnePlan Gracias a este sistema, la Fundación Heritage Classic ahora trabaja con un mapa único y actualizado continuamente de todo el evento. Este cambio no solo ha transformado la forma en que se comparte la información, sino también el funcionamiento de todo el ecosistema que rodea al torneo.
Desde el equipo de operaciones permanente hasta los proveedores que se incorporan por primera vez, todos trabajan ahora en el mismo entorno en tiempo real. Los equipos de energía y climatización, los equipos de telecomunicaciones, los operadores de radiodifusión, los contratistas eléctricos y los proveedores de saneamiento ya no dependen de planos impresos ni de capturas de pantalla obsoletas. En su lugar, acceden a un entorno compartido. OnePlan Conectar y navegar por el curso en contexto.
Esa visibilidad ha eliminado gran parte de la coordinación diaria. Las preguntas que antes requerían correos electrónicos o llamadas telefónicas ahora se resuelven a menudo al instante en el lugar, simplemente porque la respuesta ya está visible en el plano.
Para un equipo de tan solo 14 personas que supervisa una operación que llega a involucrar a unas 2,000 personas durante la semana del torneo, el impacto ha sido considerable. "Entre los tres, probablemente hemos eliminado anualmente unas 1,000 llamadas telefónicas y correos electrónicos en total", afirma Caden.
La incorporación de nuevos proveedores también se ha simplificado considerablemente. En un caso, un nuevo proveedor de energía y climatización llegó a las instalaciones sin experiencia previa en Harbour Town y pudo operar de forma independiente casi de inmediato.
"Trabajamos en esta propiedad durante todo el año y la conocemos como la palma de nuestra mano." OnePlan "Permite que los proveedores lleguen el primer día con ese mismo entendimiento".
Caden Janzen,
Coordinador de Operaciones, Fundación Heritage Classic
“Yo fui quien los supervisó y prácticamente no hubo llamadas telefónicas”, explica Caden. “Simplemente les di el enlace y un par de diseños más que necesitaban, y pudieron usarlos”.
Permisos y alineación con las autoridades
Esa misma visibilidad compartida se extiende a la concesión de permisos y a la coordinación con las autoridades públicas.
En lugar de presentar documentos estáticos y guiar manualmente a las partes interesadas en la orientación y la ubicación, la Fundación ahora comparte una versión en vivo, solo de visualización, del sitio con la ciudad de Hilton Head y las autoridades médicas y de bomberos pertinentes.
Los planificadores e ingenieros pueden ver con exactitud cómo están ubicadas las estructuras, cómo fluyen las rutas de acceso y cómo se conectan las zonas a lo largo del recorrido sin necesidad de explicaciones adicionales.
“Ellos usarán OnePlan y así podemos dejarlo todo bien organizado, lo que nos permite no tener que estar sentados ahí explicando paso a paso dónde están las cosas”, explica Caden.
Lo que antes era un proceso de aprobación de ida y vuelta se ha convertido en una conversación visual compartida basada en una única fuente de verdad.
Planificación comercial y visibilidad del patrocinio
En el plano comercial, ese mismo entorno en vivo ha transformado la forma en que se venden los patrocinios y la hospitalidad.
En lugar de presentar huellas abstractas en mapas estáticos, el equipo de ventas puede guiar a los clientes a través de una vista georreferenciada y proporcionalmente precisa del recorrido.
Los espacios de hospitalidad ya no son simples bloques en un diagrama, sino ubicaciones reales y transitables dentro del entorno general del evento. Los clientes pueden comprender la escala, la orientación y las perspectivas visuales en contexto, en lugar de interpretar un dibujo plano.
Permitirles “mostrarles un CAD sin estresarlos con un CAD completo”, como dice Caden, ha hecho que las conversaciones sean significativamente más accesibles. Agrega que “mostrarles simplemente cómo lo hacemos en OnePlan Es de gran ayuda.
El resultado es una conversación comercial más segura e informada, donde las partes interesadas comprenden de inmediato el valor y el posicionamiento de su espacio.
Características que mantienen el evento en marcha.
Este cambio no se basa en una sola capacidad, sino en una combinación de herramientas que permiten que un entorno en constante evolución siga siendo preciso, útil y fácil de interpretar.
La importación de archivos CAD garantiza que los planos estructurales y arquitectónicos se puedan integrar directamente en el entorno real sin perder precisión. Las superposiciones de imágenes de drones permiten al equipo actualizar la vista completa del sitio cada vez que se producen cambios en el terreno, lo cual resulta especialmente valioso para un recinto que evoluciona a través de restauraciones, ajustes estacionales y remodelaciones continuas.
“Google Maps y sus mapas no se actualizan cada seis meses”, dice Caden. “Se actualizan cada dos años, o los que sí se actualizan anualmente no son de la mejor calidad. Por eso, poder, cuando hay un cambio, entrar y actualizarlo yo mismo rápidamente, se ha convertido en una gran ventaja”.
Además, la biblioteca de objetos aporta claridad a la planificación de infraestructuras complejas. En lugar de bloques genéricos, el equipo puede colocar objetos identificables para carpas, plataformas, escaleras, ascensores, sistemas de energía, telecomunicaciones y saneamiento, lo que hace que los planos sean inmediatamente comprensibles para cualquiera que los vea.
“No se trata solo de colocar un bloque, sino de poder identificar objetos, incluso el ascensor”, explica Caden.
Incluso el rendimiento influye. Con actualizaciones constantes durante un período de desarrollo de cuatro meses, la capacidad de respuesta se vuelve fundamental en lugar de opcional.
“Lo que más me gusta es la fluidez con la que se desplaza por el mapa”, afirma. “Responde y carga muy rápido”.
Una base común para lo que viene después
En conjunto, estas capacidades eliminan las fricciones entre equipos que tradicionalmente han trabajado en paralelo.
Los departamentos de operaciones, ventas, proveedores y autoridades ya no trabajan con documentos separados ni resuelven discrepancias a posteriori. Ahora interactúan con el mismo entorno en tiempo real, cada uno desde su propia perspectiva, pero siempre basándose en la misma fuente de información fidedigna.
Para la Heritage Classic Foundation, esa coherencia se ha vuelto esencial. Reduce la duplicación, elimina la ambigüedad y garantiza que, cuando algo cambie, como inevitablemente sucede, solo sea necesario actualizarlo una vez para que se entienda en todos los ámbitos relevantes.
Caden resume ese nivel de integración de forma sencilla, diciendo: “Tengo algunas pestañas en mi computadora que no cierro y OnePlan “Es uno de ellos.”
Y a medida que el evento continúa evolucionando, desde ajustes anuales del recorrido hasta una remodelación del complejo turístico que durará varios años, adyacente al lugar del evento, OnePlan Caden explica que se está convirtiendo en algo más que una herramienta de planificación; ahora es la capa operativa que sustenta cómo se diseña, vende y lleva a cabo año tras año uno de los eventos más complejos del PGA Tour.
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