Olimpiadas Especiales Virginia (SOVA) forma parte del movimiento global de Olimpiadas Especiales y ofrece entrenamiento deportivo, competición y participación comunitaria durante todo el año para atletas con discapacidad intelectual. Los eventos de la organización abarcan desde emocionantes campeonatos estatales hasta actividades de recaudación de fondos impulsadas por la comunidad, todos diseñados para celebrar las habilidades y los logros de sus atletas y, al mismo tiempo, unir a la gente en apoyo de su misión.
Como explica Casey Joyce, Directora de Fitness y Eventos de SOVA, la organización organiza numerosos eventos cada año, atendiendo a miles de participantes y espectadores. "El número mínimo de personas que atendemos en estos eventos es de al menos 1,000, generalmente entre 4,000 y 5,000, dependiendo del evento, la ubicación y el recinto", afirma.
Los eventos de SOVA abarcan tanto la programación como la recaudación de fondos. Casey destaca el enfoque único de la organización: "Hemos utilizado OnePlan Tanto para eventos de recaudación de fondos como para eventos de competencia, es muy divertido y algo poco común en una organización sin fines de lucro que ambas partes se beneficien de un software o un proceso y protocolo”.
Dos eventos ilustran esta magnitud: los Juegos Olímpicos de Verano, los campeonatos estatales de SOVA y el Polar Bear Plunge, un evento benéfico en el que los participantes se sumergen en las gélidas aguas del Atlántico. Casey señala: "¡Vemos a unas 5 personas corriendo hacia el océano Atlántico! Alrededor del 25%, creo que un poco más, de nuestros gastos operativos proviene de ese único evento".
A pesar de estas operaciones a gran escala, SOVA cuenta con un pequeño equipo interno y una red de voluntarios. "De hecho, contamos con un equipo de planificación bastante pequeño, pero realmente dependemos de los voluntarios", añade Casey, destacando el carácter comunitario de la organización.
Puntos de dolor antes OnePlan
Antes de adoptar OnePlanLa planificación de eventos en SOVA era fragmentada y requería mucho tiempo. Los distintos departamentos trabajaban de forma aislada, utilizando herramientas distintas para la cartografía y la logística. Casey recuerda: «Trabajábamos de forma aislada y había poca visibilidad entre departamentos, equipos o áreas de responsabilidad, y todos usábamos herramientas diferentes: Photoshop, Illustrator, InDesign».
Esta falta de integración generó confusión, duplicación de esfuerzos e ineficiencias. Las zonas de registro de voluntarios, por ejemplo, a menudo abarcaban responsabilidades tanto deportivas como no deportivas, y aparecían en varios mapas.
La dependencia de múltiples herramientas también dificultaba compartir planes con proveedores y voluntarios. Los proveedores de carpas, responsables de docenas de ellas en grandes campus, recibían previamente mapas compilados de diversas fuentes. "Empecé a notar que, en lo que respecta a las carpas, la situación podía volverse confusa. Teníamos información superpuesta y la visibilidad del trabajo de los demás era limitada", señala Casey.
Los eventos al aire libre y a gran escala, como los Juegos Olímpicos de Verano, requerían mediciones precisas para las carpas, el escenario y las áreas de voluntariado. Casey describe el minucioso proceso: "Llevaba una vara de medir al campus, me enviaba los números por mensaje de texto y, al regresar, no recordaba qué área medía 50 metros y cuál 54 metros".
En general, el proceso de planificación fue laborioso, estresante y propenso a errores. Como dice Casey: «Los mapas deberían trabajar para nosotros, no nosotros para los datos».
Encontrar una mejor manera de planificar
Frustrados por sus procesos actuales, Olimpiadas Especiales de Virginia comenzó a explorar soluciones para unificar el trabajo entre departamentos. Casey recuerda cómo empezó todo: "Recibí un correo electrónico sobre OnePlan Y pensé: "¿Por qué no?". Me uní a una demostración con el equipo para ver de qué se trataba.
Después de la demostración, Casey se conectó con otro equipo de Olimpiadas Especiales que ya estaba usando OnePlanMe reuní con un contacto del equipo de Olimpiadas Especiales de otro estado. Lo usaban solo para su señalización, pero les encantaba. Eso me hizo pensar: si les funciona a ellos, podría funcionarnos a nosotros a una escala mucho mayor.
El equipo reconoció rápidamente el potencial de integrar las áreas de programa y desarrollo en un sistema único y flexible. Casey explica: «En las organizaciones sin fines de lucro, a menudo, las áreas de misión y desarrollo no hablan el mismo idioma ni operan de manera similar». OnePlan “Ha sido realmente genial ver cómo funciona tanto para eventos de recaudación de fondos como de competición”.
Las consideraciones de costo también fueron importantes. Como señala Casey: «Somos organizaciones sin fines de lucro, así que el retorno de la inversión (ROI) importa. O todo el equipo se involucra, o no podemos hacerlo. Si tenía sentido que el equipo de desarrollo lo usara para recaudar fondos, y que el equipo de programación lo usara para concursos, entonces la inversión valió la pena».
Desde la adopción OnePlanLa plataforma se ha utilizado para múltiples eventos a gran escala. Casey destaca su facilidad de adopción y versatilidad: «Es raro en el trabajo sin fines de lucro encontrar un sistema que se adapte tan bien a varios equipos».
El trabajo en equipo se hace más fácil
La planificación de Olimpiadas Especiales de Virginia involucra a múltiples partes interesadas: gerentes de programa, equipos de desarrollo, voluntarios y proveedores. Con OnePlanTodos pueden acceder a mapas visuales a escala de los diseños de eventos, lo que crea una comprensión compartida de la logística y elimina la confusión.
Casey destaca el impacto en la coordinación con los proveedores: «Enviamos enlaces de solo lectura a nuestra empresa de carpas para todas nuestras carpas, mesas y sillas. Con más de 30 carpas de diferentes tamaños, es increíblemente útil. Todos tienen clara la ubicación, lo que reduce los errores de configuración».
La flexibilidad de la plataforma también facilita la gestión de las transiciones entre las diferentes partes de un evento. Durante los Juegos Olímpicos de Verano, la Ceremonia de Apertura requiere un montaje de escenario que posteriormente se retira para las competiciones de atletismo. OnePlanLa función de capas le permite a Casey mostrar solo la configuración relevante al equipo de instalación, mientras proporciona el plan completo al personal de la universidad cuando es necesario.
Casey explica: «La función de ocultar ha sido de gran ayuda. Tengo una carpeta de la Ceremonia de Apertura y puedo ocultarla al compartir las instrucciones de configuración para la competición. Es sencillo y eficiente».
Al proporcionar una única fuente de verdad para todas las partes interesadas, OnePlan Ha agilizado la colaboración, mejorado la claridad y garantizado que los eventos se desarrollen sin problemas desde la configuración hasta la ejecución.
Cómo OnePlan Hace la vida más fácil
OnePlan Ha transformado la forma en que Special Olympics Virginia aborda la planificación de eventos, con características que ahorran tiempo, reducen errores y mejoran la coordinación.
Las herramientas de mapeo a escala y colocación de objetos eliminan las tediosas mediciones manuales, lo que facilita la visualización de la ubicación de cada carpa, silla y vendedor. "Todo es preciso y fácil de visualizar; ya no tengo que medir a mano ni calcular distancias", señala Casey.
Las actualizaciones en tiempo real de los planos del sitio también han mejorado la colaboración. Voluntarios, personal y proveedores pueden ver y actualizar los planos al instante, lo que garantiza que todos estén coordinados en el sitio. "Poder actualizar los mapas sobre la marcha ha facilitado enormemente la coordinación en el sitio. Si hay un cambio de última hora, todos lo ven de inmediato", explica Casey.
Los mapas históricos y los diseños guardados facilitan la planificación de eventos recurrentes, aplicando las lecciones aprendidas de años anteriores. En eventos de alto perfil como los Juegos Olímpicos de Verano, los planes visuales claros reducen el riesgo, garantizando la comprensión de las responsabilidades y las ubicaciones. "Es bueno no tener que lidiar con un escenario de 'él dijo, ella dijo'. Proporcionamos un mapa, los errores son claros y las rectificaciones son sencillas", añade Casey.
En conjunto, estas características han simplificado la planificación, minimizado errores y permitido al equipo ejecutar eventos complejos con confianza.
Enormes beneficios de ahorro de tiempo gracias a OnePlan
Con OnePlanCasey y su equipo han transformado la planificación de eventos, un proceso estresante y fragmentado, en una operación optimizada y colaborativa. La plataforma ahorra tiempo al personal, reduce errores y permite al equipo centrarse en brindar experiencias excepcionales tanto a atletas como a espectadores.
El tiempo ahorrado se multiplica por diez. Hemos pasado de días midiendo y mapeando a mano a solo horas, o incluso minutos, en la plataforma. Reduce el estrés y el riesgo, a la vez que nos permite centrarnos en la experiencia de los asistentes —reflexiona Casey—. Requiere más trabajo la primera vez, pero da sus frutos cada año. Los Juegos de Verano de este año deberían ser muy fáciles, porque ya hay mucho que hacer.
Estas eficiencias han tenido un impacto medible: SOVA ahora ahorra aproximadamente 20 horas y $1,000 por evento gracias a la reducción del tiempo del personal, menos errores de configuración y una coordinación optimizada con los proveedores.
Al integrar la planificación, la comunicación y los datos históricos en una sola plataforma, SOVA ahora cuenta con una herramienta que crece con sus eventos. Casey lo resume: «Nada supera la reducción del riesgo, el estrés y el tiempo. Dentro de cinco o diez años, miraremos atrás y nos preguntaremos cómo planificábamos sin un sistema de mapeo integrado».
Emocionado por lo que viene
Con OnePlanOlimpiadas Especiales Virginia ha desarrollado un sistema de planificación que no solo respalda los eventos actuales, sino que también se adapta al crecimiento futuro. La integración de la plataforma permite al equipo capturar lecciones aprendidas, preservar diseños históricos y aplicarlos a próximos eventos, sentando las bases para la mejora continua.
Más allá de la eficiencia operativa, el sistema ha mejorado la transparencia y la rendición de cuentas, garantizando que todos los interesados, desde los voluntarios hasta los proveedores externos, tengan claridad sobre sus responsabilidades.
De cara al futuro, el equipo de SOVA está entusiasmado por seguir planificando con OnePlan, confiando en que la plataforma apoyará eventos aún más ambiciosos y les ayudará a ofrecer experiencias excepcionales tanto a los atletas como a los espectadores. Casey lo resume: "Recomiendo sin dudarlo OnePlan a cualquiera. Ha hecho que nuestra planificación sea más fluida, rápida y mucho menos estresante. No me imagino volver atrás.
Fotos: Olimpiadas Especiales de Virginia
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