El Evento
El Festival Climático de Edimburgo es una celebración de un día de duración dedicada a la acción climática, que tiene lugar en el famoso Meadows Park de la ciudad y atrae a miles de asistentes cada año. Repleto de música, creatividad y alegría, reúne iniciativas climáticas de todos los tamaños —desde grupos comunitarios informales hasta organizaciones con cientos de empleados— para conectar, inspirar y mostrar lo que está sucediendo en toda la ciudad.
El desafío
El festival fue organizado por un equipo central de tan solo cinco personas, con el apoyo de voluntarios. No había margen para sistemas de planificación complejos y poco intuitivos. El equipo debía acomodar 50 puestos, carpas y áreas de actividades en una pequeña sección del parque, mantener una distancia mínima de 30 metros de la línea de árboles para respetar la zona de protección de árboles exigida por su plan de gestión del evento, y coordinar la llegada de contratistas y vendedores con un calendario muy ajustado para el día del evento.
La solución: Un plan real y escalable.
Diseño web flexible y visual. On OnePlanGracias al lienzo basado en mapas, el equipo diseñó el plano del sitio y lo modificó tantas veces como fue necesario a medida que surgían nueva información y requisitos de los proveedores. Los objetos estructurales a escala, que se podían arrastrar y soltar, facilitaron la visualización y la decisión de la ubicación de cada elemento.
Medición precisa para el cumplimiento. OnePlanLas herramientas de medición permitieron al equipo comprobar la distancia desde la línea de árboles hasta el centro del festival —confirmando la zona de protección de árboles de 30 metros— y calcular el espacio entre carpas, puestos y actividades. Estas mediciones se tradujeron directamente en marcas precisas en el suelo, colocadas el día anterior al evento.
Un plano claro del recinto para compartir con los contratistas. Cada contratista podía ver los puntos de acceso al festival y su ubicación asignada antes de llegar al lugar, lo que permitía una construcción más rápida el día del evento.
Una sola herramienta en lugar de muchas. Gracias a una interfaz intuitiva y fácil de usar, el equipo sustituyó un conjunto de herramientas diferentes por una única plataforma, lo que les permitió ahorrar mucho tiempo internamente a medida que cambiaban los requisitos y era necesario gestionar a múltiples partes interesadas.
Los resultados
Construcción más rápida y fluida. Los contratistas recibieron el plano con antelación, por lo que conocían sus puntos de entrada y lugares designados antes de llegar a las 8:00 a. m. Todas las estructuras principales estaban construidas y organizadas a las 10:00 a. m., dos horas antes del inicio previsto al mediodía.
No hubo atascos el día del evento. Gracias a que las estructuras estaban instaladas con antelación, los expositores que llegaban tenían tiempo y espacio para montar sus puestos a su alrededor, evitando así llegadas simultáneas y la congestión en el reducido recinto.
Se confirmó el cumplimiento desde la oficina. Las distancias de protección de los árboles y el espaciamiento entre parcelas se validaron en el mapa, sin necesidad de visitas in situ.
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