La Liga Canadiense de Fútbol (CFL) es una disciplina única de fútbol profesional, conocida por su juego dinámico, trepidante y emocionante. La liga organiza eventos en varias sedes de todo el país, incluyendo la Copa Grey, el mayor evento deportivo anual de un solo día en Canadá.
Hablamos con Courtney Clace, gerente sénior de Grey Cup & Events, y Bryden Boutilier, gerente sénior de Estadios y Operaciones de Juegos, sobre cómo el equipo de CFL ha transformado su proceso de planificación de eventos y sedes en múltiples sitios utilizando OnePlan.
Antes: usar Excel y CAD para la planificación de eventos
Tanto Courtney como Bryden provienen del mundo de los eventos deportivos. Cuando se unieron a la CFL, se enfrentaron al reto de organizar eventos a gran escala en recintos de todo Canadá, incluyendo algunos recintos neutrales que no contaban con los estadios típicos de la CFL y que debían transformarse para albergar algunos de los partidos más importantes de la liga. Sus métodos de planificación anteriores implicaban una combinación de herramientas como Microsoft Publisher, Excel y dibujos CAD, que resultaban lentos e imprecisos.
Un gran problema fue tener que hacer diferentes versiones de un plan de evento dirigido a partes interesadas específicas. Por ejemplo, es posible que el equipo de seguridad necesite conocer la ubicación de las salidas de emergencia y las áreas de seguridad, mientras que los vendedores y proveedores necesiten saber dónde instalarse. Con sus antiguos métodos de planificación, tenían que hacer planes separados para cada grupo, lo que llevaba mucho tiempo.
Todo se hizo manualmente y no en tiempo real, lo que dificultaba y requería mucho tiempo colaborar y realizar cambios rápidos.
Crédito de la imagen: Kevin Sousa
Mejor planificación de eventos y lugares en OnePlan
Courtney se encontró OnePlan cuando ella vio Estadio de la Commonwealth Lo había usado para la validación de una sede de la FIFA. Vio el valor que podría aportar a la organización de los partidos multisede, donde modificarían un estadio para aumentar la capacidad y añadir diversas instalaciones. Courtney necesitaba una herramienta que le ayudara a visualizar y planificar toda la configuración desde cero.
OnePlanLas características clave, que incluyen escalamiento preciso, excelentes opciones de mapas y colaboración en equipo en tiempo real, proporcionaron la solución.
Una vez que los equipos de la CFL comenzaron a utilizar OnePlan Rápidamente vieron los enormes beneficios que ofrece el software. "Ha reducido muchos programas. Podemos tener todo en un solo sistema", dice Bryden.
Así es cómo OnePlan se puso en marcha y lo que valoran de la plataforma:
1. Precisión y escalabilidad:
OnePlanLa capacidad de colocar elementos a escala en mapas HD permite una utilización y planificación precisas del espacio, incluso para lugares y configuraciones complejos. La capacidad de trazar con precisión cada detalle, desde los puestos y las tiendas de campaña hasta la ubicación exacta de las vallas, es clave. Esto garantiza que cada elemento pueda ubicarse correctamente, evitando posibles problemas logísticos durante el evento real.
“Puedo tomar medidas reales en OnePlanMe siento segura al presentarme ante altos ejecutivos; cuando me preguntan: "¿Puede esto ir aquí?", puedo decir: "Sí, puede. Encajará". Definitivamente ha facilitado nuestro trabajo, dice Courtney.
2. Mayor colaboración entre sus equipos:
OnePlan Tiene colaboración instantánea donde se pueden realizar cambios y compartirlos inmediatamente con el equipo y las partes interesadas, mejorando los procesos de toma de decisiones y resolución de problemas.
"He usado OnePlan en salas de juntas y visitas in situ. Lo proyectamos en un televisor y movemos el material en tiempo real", dice Bryden.
“El mes pasado, seis personas en diferentes áreas querían ver el mapa de diseño en OnePlan, así que les envío el enlace de sólo lectura y ahora lo tienen para el futuro. Tienen el enlace para que, cada vez que se cambie o actualice algo, puedan verlo ellos mismos y yo no tengo que enviar una versión actualizada”.
3. Intercambio de información en capas:
OnePlanLa capacidad de crear diferentes capas cambió las reglas del juego para la comunicación con diferentes departamentos y socios externos. Los equipos de seguridad podían acceder fácilmente a rutas y salidas de emergencia sin verse saturados por detalles irrelevantes como la ubicación de los proveedores. Esto simplificó el proceso de intercambio de información, haciéndolo más eficiente y relevante para las necesidades de cada parte interesada.
"Hace que sea fácil compartir sólo la información vital que cada grupo necesita", dijo Courtney. "El hecho de que puedas activar y desactivar secciones rápidamente y no tener que crear ocho mapas diferentes ahorra mucho tiempo".
4. Menor dependencia de las visitas físicas al sitio:
OnePlan No eliminó la necesidad de visitas al sitio, pero mejoró significativamente la productividad. "Tengo más confianza en el aspecto del área, en lugar de intentar recordar lo que vi en una visita al sitio. También nos permite prepararnos mejor para las visitas y, como resultado, estar mejor preparados para el evento en sí".
El equipo puede prepararse mejor antes de cada visita consultando su plan de eventos en OnePlan, asegurando que el tiempo en el sitio se utilice de manera más efectiva, lo cual es especialmente importante porque muchos de los eventos se desarrollan en todo Canadá.
5. Importación de planos y diseños para la planificación de eventos en interiores:
OnePlan le permite Importa tu f existenteplanos y diseños de pisos en su plan de evento y planifique sobre él.
Courtney dice: «La importación de diseños es una de mis funciones favoritas. Combina toda la planificación en un solo lugar». Antes OnePlanUtilizaron software CAD, pero con limitaciones, necesitando capturas de pantalla para agregar detalles porque la edición requiere habilidades especializadas o un profesional independiente de CAD.
Con OnePlan, la integración de diseños y archivos .png de planos de planta directamente en su planificación permite una vista detallada de los espacios para eventos. Esto no solo ha mejorado la precisión de la planificación, sino que también agiliza la comunicación, reduciendo la necesidad de actualizaciones y comprobaciones constantes. "Ahora no necesito enviar mensajes constantemente sobre actualizaciones de la planificación. En su lugar, puedo acceder rápidamente a OnePlanHaz clic, actualízalo y quedará perfecto. El equipo lo verá de inmediato», añade.
6. Confianza en la planificación:
Quizás lo más importante, OnePlan Esto brinda a los equipos de eventos y operaciones de la Liga Canadiense de Fútbol una renovada confianza en sus diseños y planes para eventos multisede. Pueden garantizar a las partes interesadas, desde la alta dirección hasta los socios externos, que cada evento está pensado al detalle y optimizado para el espacio disponible.
También, OnePlanLas herramientas de escalamiento preciso y planificación integral permiten al equipo anticipar y abordar cualquier problema potencial.
"Nos ayuda a detectar problemas con antelación y a detectar cualquier cosa que pueda convertirse en un problema más adelante. Es útil mantener esas conversaciones con nuestros diferentes equipos incluso antes de estar en el terreno", dice Courtney.
“Puedo tomar medidas reales en OnePlan. Tengo confianza cuando hago presentaciones ante altos ejecutivos: cuando me preguntan, ¿puede ir esto aquí? Sé que encajará. Definitivamente ha hecho que nuestro trabajo sea más fluido".
Courtney Clace
Gerente sénior, Copa Grey y Eventos
Planificación de equipos más eficiente
La Liga Canadiense de Fútbol adoptó OnePlan por su escalabilidad y versatilidad en la organización de eventos para toda la liga. OnePlan ha revolucionado las operaciones del departamento de eventos de la CFL, facilitando un enfoque más integrado, eficiente y colaborativo para la planificación en varios lugares y equipos dentro de la liga.
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