Por Paul Foster | Fundador y director ejecutivo, OnePlan
Paul Foster es el fundador y director ejecutivo de OnePlan, y fue el patrocinador oficial del software GIS Mapping & Digital Twin para París 2024. Ha participado en nueve Juegos Olímpicos y Paralímpicos.
Si te encuentras afuera de cualquier recinto importante durante un evento a gran escala, verás el resultado de meses, a veces años, de planificación meticulosa. Lo que no verás es la fricción que casi lo arruina.
Aquí en Milán, para los Juegos Olímpicos de Invierno de 2026, mientras observo cómo los Juegos toman forma en múltiples sedes, sigo volviendo a una pregunta engañosamente simple: ¿qué sucede cuando cada área funcional hace exactamente lo que se supone que debe hacer y el resultado sigue siendo un problema?
Éste es el desafío central de las operaciones de eventos a gran escala, y es un desafío que la mayoría de los marcos de planificación aún no abordan por completo.
El problema de la barrera de la multitud
Les daré un ejemplo concreto. La marca en barreras de seguridad se ve fantástica. Atrevida, colorida, muy visible, justo lo que un equipo de patrocinio o marketing quiere ofrecer. Las barreras se convierten en un lienzo.
El problema es físico. Las barreras estándar contra multitudes son mucho más ligeras de lo que la mayoría cree. Un panel de marca extendido sobre una actúa como una vela. Con viento o bajo la presión de la multitud, una barrera de marca se convierte en un riesgo de seguridad.
El equipo de marketing no se equivoca al querer visibilidad de marca. El equipo de seguridad no se equivoca al especificar barreras en ciertas ubicaciones. El equipo de operaciones no se equivoca al aprobar la colocación de las barreras. Todos han hecho bien su trabajo. Y, sin embargo, sin una visión compartida de cómo interactúan estas decisiones, se termina con un conflicto que solo se hace visible in situ, justo cuando es más difícil de solucionar.
Esto no es hipotético. Es representativo de docenas de conflictos interfuncionales que surgen en eventos importantes de cada ciclo.
Milano Cortina lo ha acertado
Lo que me llamó la atención en el Milano Santagiulia Ice Hockey Arena esta semana fue un pequeño pero revelador detalle en el sistema de gestión de colas. En lugar de revestir las barreras de contención con paneles de marca completos, el equipo ha desplegado "cubiertas de barrera", cubiertas parciales colocadas en barreras seleccionadas a intervalos determinados para generar impacto visual sin comprometer la estabilidad.
Es una solución elegante, pero lo que más respeto no es el diseño en sí, sino lo que este revela sobre el proceso subyacente. Alguien, o más probablemente, algún sistema, permitió a los equipos de marketing, seguridad y operaciones detectar el conflicto con la suficiente antelación como para resolverlo de forma creativa, en lugar de reactiva.
Ésa es la diferencia entre una buena planificación y una gran planificación.
Por qué los silos funcionales son la norma y el problema
Un Comité Organizador Olímpico puede abarcar docenas de áreas funcionales: transporte, seguridad, acreditación, retransmisiones, atención médica, catering, patrocinio, venta de entradas, protocolo y muchas más. Cada una tiene su propio liderazgo, sus propios objetivos y su propia lógica operativa.
Esta estructura tiene sentido. La especialización es la forma de gestionar la complejidad a escala. Sin embargo, crea una tensión fundamental: las decisiones que se toman en cada área funcional no existen de forma aislada. Existen en un espacio físico y operativo compartido, e interactúan, a menudo de maneras que ningún equipo puede prever por completo.
El equipo de patrocinio coloca una estructura cerca de una salida de incendios. El equipo de catering ubica el equipo en un pasillo de servicio. El equipo de transporte programa el movimiento de un vehículo logístico que coincide con la afluencia máxima de espectadores. Ninguna de estas decisiones es irrazonable por sí sola. En conjunto, crean un cuello de botella, un peligro o un retraso.
En mi experiencia en nueve Juegos Olímpicos y Paralímpicos, los eventos que se desarrollan con mayor fluidez no son aquellos en los que cada equipo trabajó más duro de forma aislada. Son aquellos en los que cada equipo tuvo visibilidad de lo que hacían los demás.
El principio de la fuente única de verdad
Una "fuente única de verdad" suena a concepto tecnológico, y lo es. Pero también es, en esencia, una filosofía de planificación.
El principio es sencillo: todos los equipos, en todos los niveles, deben trabajar con la misma visión general del recinto, las operaciones y las limitaciones. No una versión de la imagen, sino la imagen misma.
Cuando esto se implementa, los conflictos interfuncionales no desaparecen, sino que surgen tempranamente, cuando aún hay soluciones posibles. La barrera de Milán no es una solución temporal, sino el resultado de un proceso de planificación que detectó el conflicto antes de que se convirtiera en una limitación.
Cuando no está en su lugar, se obtiene la versión de los hechos que todo profesional de eventos experimentado reconoce: una cascada de decisiones individualmente racionales que crean colectivamente un problema operativo, descubierto en el sitio, resuelto bajo presión y a un costo significativo.
Qué ha cambiado y qué no
Las herramientas disponibles para los organizadores de eventos han evolucionado considerablemente. La tecnología de gemelos digitales permite ahora a los equipos organizadores modelar los espacios en su totalidad antes de colocar una sola barrera o tender un cable. Todas las áreas funcionales pueden operar dentro del mismo modelo espacial, y los conflictos entre sus planes se hacen visibles incluso antes de que se materialicen.
At OnePlanEsto es lo que hemos estado construyendo a lo largo de múltiples ciclos de Juegos. La plataforma que hemos desarrollado como Proveedor Oficial de Gemelos Digitales del COI no se centra principalmente en la tecnología. Se trata de brindar a todos los equipos una realidad operativa compartida para planificar: el mismo plano, la misma capa de restricciones y la misma visión de lo que hacen los demás.
Lo que no ha cambiado es el desafío subyacente. Los eventos reúnen a personas con diferentes objetivos, prioridades y definiciones de éxito. Coordinarlos eficazmente siempre ha requerido más que buenas intenciones y reuniones periódicas: requiere una base común.
Una pregunta que vale la pena hacer
Si estás involucrado en la planificación de un evento importante, a cualquier escala, la pregunta más útil que puedes hacer no es "¿cada equipo está haciendo su trabajo?", sino "¿puede cada equipo ver lo que hacen los demás?".
La chaqueta de barrera en Milán es algo pequeño. Pero las pequeñas cosas, bien hechas, son la base de los grandes eventos, y solo ocurren cuando todos trabajan con un mismo plan.
