Die Planung eines einzelnen Veranstaltungsortes ist komplex genug. Wenn Ihre Veranstaltung jedoch an mehreren Standorten stattfindet oder Sie für einen Veranstaltungsort verantwortlich sind, an dem verschiedene Arten von Veranstaltungen stattfinden, vervielfachen sich die Herausforderungen schnell.
Für die Organisatoren bedeutet dies oft, mit endlosen Tabellenkalkulationen und verstreuten Dateien zu jonglieren, wiederholte, budgetbelastende Besuche vor Ort durchzuführen und sich mit Stakeholdern abzustimmen, die möglicherweise mit unterschiedlichen Planversionen arbeiten. Missverständnisse sind häufig, die Risiken steigen, und die Teams haben Mühe, alles rechtzeitig zusammenzubringen.
Deshalb ist OnePlan wurde entwickelt, um die Planung mehrerer Standorte zu vereinfachen. Ob Sie ein stadtweites Festival, einen Markt, der sich über mehrere Städte erstreckt, ein Radrennen mit mehreren Etappen oder das größte Sportereignis der Welt koordinieren – unsere Plattform bietet Ihnen die Tools, um alle Standorte an einem zentralen Ort zu planen.
Hier sind 5 Gründe OnePlan Eventplanungssoftware ist für die Veranstaltungsplanung an mehreren Standorten konzipiert.
1. Zentralisierte Planung an allen Standorten
Eine der größten Herausforderungen bei der Planung mehrerer Standorte besteht darin, alle Teammitglieder und Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten. Mit OnePlan, alle Standorte kommen auf einer einzigen Plattform zusammen, sodass alle immer mit der gleichen Version der Pläne arbeiten.
Ein gutes Beispiel sind die LSD Promotions-Märkte in Großbritannien, die das ganze Jahr über in mehreren Städten stattfinden. Mit OnePlanSie verwalten Layouts, Infrastruktur und Betrieb für eine Vielzahl von Veranstaltungen: vom Einschalten der Weihnachtsbeleuchtung und Essens- und Getränkefestivals bis hin zu Herbstmärkten, Kunsthandwerksmärkten und saisonalen Festen wie Weihnachts- und Halloweenmärkten. Ihre Standorte erstrecken sich über das gesamte Vereinigte Königreich, darunter Bilston, Birmingham, Oxford, Tamworth, Waterside, Wolverhampton, Bath, Swansea, Stratford-upon-Avon und viele mehr.
Durch die Planung all dieser Veranstaltungen in OnePlanDie Organisatoren halten jedes Detail zentral und genau. Ob es um die Planung von Ständen, die Zuweisung von Infrastruktur oder die Koordination lokaler Partner geht, jeder Plan ist an einem Ort gespeichert. Das gibt dem Team die Flexibilität, Dutzende einzigartiger Märkte und Festivals zu veranstalten, ohne dabei den Überblick zu verlieren.
In größerem Maßstab: Die Olympischen und Paralympischen Spiele 2024 in Paris benutzt OnePlan alle 49 Veranstaltungsorte zu planen. Im gesamten Organisationskomitee konnten 46 verschiedene Geschäftseinheiten direkt auf der Plattform zusammenarbeiten und bei allen Themen, von Publikumsbereichen bis hin zur Platzierung der Infrastruktur, zusammenarbeiten.
Dabei ging es nicht nur um feste Stadien und Arenen. Paris 2024 umfasste auch temporäre Veranstaltungsorte und Mehrzweckzentren wie den Place de la Concorde, wo Breakdance, BMX-Freestyle, Skateboarding und 3×3-Basketball geboten wurden.
„Mit nur einem Knopfdruck lässt sich ganz einfach zwischen verschiedenen Sportarten, Spielfeldern und verschiedenen Sessions an verschiedenen Orten wechseln. Diese Flexibilität ist für Multisport-Events unerlässlich.“
Planung mehrerer Sportarten innerhalb desselben Standorts kamen zusätzliche Komplexitätsebenen hinzu – jede mit ihren eigenen Infrastrukturanforderungen, Zuschauerströmen und Sicherheitsaspekten. OnePlan ermöglichte es den Teams, alle diese Variationen in einem einzigen, zentralen Plan zu verwalten und sicherzustellen, dass temporäre und Mehrzweck-Austragungsorte genauso detailliert und genau waren wie die größeren Stadien.
Durch die zentrale Verwaltung aller Vorgänge konnte Paris 2024 im Vergleich zu herkömmlichen Methoden bis zu 80 % Zeit einsparen. Noch wichtiger: Alle Beteiligten konnten sich darauf verlassen, dass die Pläne, mit denen sie arbeiteten, korrekt und aktuell waren, was das Fehlerrisiko drastisch reduzierte.
2. Sparen Sie Zeit und Geld durch weniger Besuche vor Ort
Bei Veranstaltungen an mehreren Standorten sind oft lange Anreisetage nötig, nur um die Pläne zu überprüfen oder Karten zu aktualisieren. Diese Zeit summiert sich schnell – aber mit OnePlankönnen Veranstalter die Anzahl der Besuche vor Ort erheblich reduzieren und trotzdem sicher planen.
Die Tour durch Großbritannien und die Women's Tour sind gute Beispiele. Diese Rennen erstrecken sich über 1,300 Kilometer und durchqueren Dutzende von Städten. Hunderte von Mitarbeitern und Freiwilligen müssen die Rennen koordinieren. Vor OnePlan, waren die Besuche vor Ort häufig und zeitaufwändig. Mittlerweile konnten die Organisatoren die Besuche vor Ort um 75 % reduzieren und sparen so jährlich rund 300 Planungsstunden.
Diese Effizienz hat zu einer dreifachen Kapitalrendite geführt und jährliche Kosteneinsparungen von 8 bis 10 Euro ermöglicht. Neben den finanziellen Einsparungen konnten auch 2.2 Tonnen CO₂-Emissionen vermieden werden – ein Beweis dafür, dass intelligentere Planung auch nachhaltiger sein kann.
3. Auf Ihre Sportart oder Branche zugeschnittene Tools
Keine zwei Veranstaltungen sind gleich und bei Veranstaltungen an mehreren Standorten gelten je nach Aktivität oft sehr spezifische Anforderungen. OnePlan enthält genau die Tools, die Veranstalter für ihren Sektor benötigen.
Für Welt Triathlonwar dies von entscheidender Bedeutung. Die Föderation verwendet OnePlan um seine internationalen Triathlon-Veranstaltungen zu planen, die detaillierte Pläne für Schwimm-, Rad- und Laufstrecken sowie Sicherheitszonen, Absperrungen und den Einsatz von Freiwilligen erfordern.
Durch die Planung direkt in der Plattform stellen Veranstalter sicher, dass jedes Detail berücksichtigt wird und alle Beteiligten dieselben Routen und Einsatzbereiche visualisieren können. Diese Genauigkeit schafft Vertrauen und sorgt für eine reibungslose Durchführung der Veranstaltung an allen Standorten.
Keine zwei Veranstaltungen sind gleich und Veranstaltungen an mehreren Standorten haben je nach Sportart oder Aktivität oft sehr spezifische Anforderungen. OnePlan kann individuell angepasst werden, um genau die Tools einzuschließen, die Organisatoren für ihren Sektor benötigen.
4. Verbesserte Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten
Bei Großveranstaltungen mit mehreren Standorten sind zahlreiche Partner beteiligt: Gemeinderäte, Sicherheitsteams, Lieferanten und Freiwillige, um nur einige zu nennen. Bei so vielen Beteiligten am Planungsprozess können Missverständnisse selbst die besten Pläne leicht zunichtemachen.
Das ist wo OnePlan für Ihr Team Hier kommt es ins Spiel. Dieses Paket ermöglicht Organisatoren die Zusammenarbeit in Echtzeit, wobei mehrere Personen gemeinsam denselben Veranstaltungsplan bearbeiten können. Teams können unterschiedliche Berechtigungsstufen zuweisen – so haben Mitglieder, Administratoren und Eigentümer jeweils den richtigen Zugriff – und Änderungen sofort für alle Beteiligten sichtbar machen.
Organisatoren können außerdem schreibgeschützte Links mit Stakeholdern teilen, die keine Bearbeitungsrechte benötigen. Lieferanten und Partner können direkt in den Plan einbezogen werden, um die Infrastruktur zu platzieren. Jede Aktualisierung wird im selben zentralen Arbeitsbereich erfasst, sodass Sie nicht mit veralteten Versionen arbeiten oder mit widersprüchlichen Dateien jonglieren müssen.
Das Ergebnis ist eine nahtlose Zusammenarbeit an allen Standorten. Teams arbeiten effizienter, Stakeholder bleiben auf dem Laufenden und Lieferanten können sich darauf verlassen, dass sie mit präzisen und aktuellen Plänen arbeiten. Bei Großveranstaltungen mit vielen verschiedenen Komponenten verwandelt diese Zusammenarbeit die Planung von einem fragmentierten Prozess in einen einheitlichen, transparenten Ablauf.
5. Risikominimierung durch Zentimetergenauigkeit
Bei der Planung über mehrere Standorte hinweg sind die Risiken höher: von falsch eingeschätzten Besucherströmen über Sicherheitsrisiken bis hin zu Beschaffungsfehlern. OnePlan hilft Organisatoren, diese Risiken durch seine zentimetergenauen GIS-Kartierungstools zu mindern.
Bei Paris 2024 war diese Präzision von entscheidender Bedeutung. Von der Sitzplatzanordnung über die Transportlogistik bis hin zu den Sicherheitsmaßnahmen für die Menschenmengen sorgte die zentimetergenaue Genauigkeit dafür, dass jedes Objekt – von der Absperrung bis zum Fahrradständer – genau dort platziert wurde, wo es hingehörte.
Die gleiche Genauigkeit ist auch für Straßenrennen wie die Tour of Britain wichtig. Die Planung von über 1,300 Kilometern Rennstrecke erfordert mehr als nur die Kartierung der Route. Die Organisatoren müssen sichere Zuschauerzonen, Straßensperrungen, Streckenpostenpositionen und Teambereiche entlang der Strecke planen. Durch den Einsatz OnePlan, können sie jede Phase präzise planen und so sicherstellen, dass die Menschenströme gesteuert, Risiken reduziert und kurzfristige Änderungen schnell und für alle sichtbar aktualisiert werden.
Ob es sich um ein Mega-Event mit mehreren Veranstaltungsorten, ein stadtweites Festival, eine regionale Marktreihe oder einen Triathlon mit mehreren Disziplinen handelt, OnePlanDurch die präzise Kartierung von wird die Risikominderung zu einem integralen Bestandteil des Planungsprozesses.
Für jede Veranstaltung, überall
Egal, ob Ihre Veranstaltung mehrere Städte umfasst oder Ihr Veranstaltungsort einen abwechslungsreichen Veranstaltungskalender bieten muss, OnePlan wurde entwickelt, um die Planung einfacher, schneller und kollaborativer zu gestalten. Von den größten Sportereignissen der Welt bis hin zu regionalen Touren, stadtweiten Festivals und lokalen Märkten sparen Veranstalter mit unserer Plattform bereits Zeit, senken Kosten und reduzieren Risiken.
Beginnen Sie mit der effizienteren Planung Ihrer Veranstaltungen an mehreren Standorten. In Ihrem kostenlosen Plan sind bis zu 50 Objekte pro Veranstaltung enthalten.
