Vom Dröhnen der Formel-1-Motoren in Silverstone bis zu den donnernden Viertelmeilen-Sprints auf dem Santa Pod Raceway – Motorsportveranstaltungen erfordern Präzision, Koordination und blitzschnelle Entscheidungen. Hinter jedem erfolgreichen Rennwochenende steckt ein komplexes Geflecht aus Planung, Kartierung der Veranstaltungsorte, Koordination Tausender Dienstleister, Lenkung der Zuschauerströme und Gewährleistung der Sicherheit auf weitläufigen Geländen.
Die Komplexität ist enorm: Veranstaltungsorte, die Hunderttausende von Zuschauern an einem Wochenende beherbergen, Hunderte von Lieferanten und Auftragnehmern koordinieren, alles von der temporären Stromverteilung bis hin zu Notfallzufahrtswegen managen und sich gleichzeitig an kurzfristige Änderungen und Wetterbedingungen anzupassen.
Traditionelle Planungsmethoden wie CAD-Zeichnungen, Google Earth-Screenshots und statische Dokumente können mit der Dynamik moderner Motorsportveranstaltungen einfach nicht mithalten.
Enter OnePlan, hat das Lösung für die kollaborative Veranstaltungsplanung Das verändert die Arbeitsweise von Motorsportorganisationen grundlegend. Entwickelt für Teams, die in Echtzeit gemeinsam planen müssen, OnePlan Bietet allen Beteiligten, von internen Koordinatoren bis hin zu externen Auftragnehmern, einen einzigen, stets aktuellen Plan als Arbeitsgrundlage.
Von den führenden Rennstrecken Großbritanniens bis hin zu internationalen Rennmeisterschaften entdecken Event-Teams, wie OnePlanDie intelligenten Planungsinstrumente von [Unternehmen/Organisation] lösen Herausforderungen, die die Branche seit Jahrzehnten plagen.
Die Ergebnisse sprechen für sich. Silverstone-Schaltung berichtet von einer 13-fachen Kapitalrendite, einer Einsparung von 10 % an Arbeitstagen und einer Reduzierung der Lieferantenkosten um 5 %, allesamt durch die Einführung von OnePlan als ihre einzige Quelle der Wahrheit. MSVDie Organisation, die über 30 Veranstaltungen an verschiedenen Standorten in Großbritannien betreut, arbeitet nun standortübergreifend in Echtzeit zusammen, ohne dass ständige Reisen nötig sind. Und die Santa Pod Raceway, die jährlich 80 Veranstaltungen ausrichtet, hat ihr Team von stundenlangen manuellen Messungen und Vor-Ort-Besuchen befreit.
Lassen Sie uns untersuchen, wie Organisationen im gesamten Motorsport dies nutzen. OnePlan Team für sicherere, reibungslosere und erfolgreichere Veranstaltungen:
Warum sind Motorsportveranstaltungen so komplex?
Vor der Einführung moderner Eventplanungslösungen sahen sich Motorsportorganisationen mit einer Reihe miteinander verbundener Herausforderungen konfrontiert, die die Durchführung von Veranstaltungen unnötig stressig und ineffizient machten.
Der Albtraum der Versionskontrolle
James Loveridge, Senior Event Manager am Silverstone Circuit, erinnert sich nur allzu gut an die Frustration: „Bevor wir die Plattform nutzten, waren wir stark auf Kartierungstools wie Google Docs oder ähnliches oder auf CAD-Zeichnungen angewiesen. Und diese sind nie auf dem neuesten Stand, oder die Leute verweisen auf unterschiedliche Versionen und nicht auf eine, die aktuell ist.“
Die Folgen waren erheblich: Auftragnehmer arbeiteten mit veralteten Plänen, Teams wiederholten Arbeiten, weil sie nicht sehen konnten, was andere getan hatten, und unzählige Stunden wurden damit verbracht, zu klären, welches Dokument die „richtige“ Version war.
Yusif Basil, Motorsportberater der Red Bull Car Park Drift-Serie, stand vor ähnlichen Problemen: „Wir haben Google Earth und SketchUp verwendet, um die Strecke zu zeichnen. Unsere größte Herausforderung waren die Online-Sharing-Plattformen.“
Diese provisorischen Lösungen waren nicht nur ungenau, sondern auch unglaublich zeitaufwändig, was es schwierig machte, die Pläne effektiv mit dem wachsenden Netzwerk von Lieferanten und Interessengruppen, die an jeder Veranstaltung beteiligt waren, zu teilen.
Stiefel auf dem Boden, Zeit im Schlamm
Max Frost, Veranstaltungskoordinator am Santa Pod Raceway, beschreibt die anstrengende Vorbereitungsphase.OnePlan Die Realität sah so aus: „Wir verbrachten viel Zeit vor Ort, maßen Räder, Zettel und ungenaue Skizzen, um den Ablauf jeder Veranstaltung zu planen. Wir nutzten hauptsächlich einen groben Entwurf in einer anderen Software, der uns eine Vorstellung vom Geländeaufbau gab, aber diese waren nicht maßstabsgetreu, sodass die Ausarbeitung des Layouts schwierig sein konnte.“
Bei 80 Veranstaltungen pro Jahr verbrauchte dieser manuelle Ansatz enorme Ressourcen, die besser für strategische Planung und die Verbesserung des Teilnehmererlebnisses hätten eingesetzt werden können.
Chaos bei der Koordination mehrerer Standorte
Für Organisationen wie MSV (MotorSport Vision) stellte die Organisation von über 30 Veranstaltungen jährlich an verschiedenen Standorten in Großbritannien besondere Herausforderungen dar. Alex Robinson, Event-Projektmanager bei MSV, erklärt: „Jeder unserer Standorte hat sein eigenes Einsatzteam, und jeder Ort bringt seine eigenen Besonderheiten mit sich. Manche Standorte erfordern ein sorgfältiges Fahrzeugmanagement, andere wiederum spezielle Regelungen für den Fußgängerverkehr. Wir müssen eng mit jedem Standortteam zusammenarbeiten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.“
Der ständige Bedarf an Vor-Ort-Besuchen und die Schwierigkeit, verteilte Teams aufeinander abzustimmen, führten dazu, dass wertvolle Zeit für Reisen zwischen den Standorten aufgewendet wurde, anstatt strategische Probleme zu lösen. Kommunikationsprobleme waren an der Tagesordnung, und die an einem Standort gewonnenen Erkenntnisse ließen sich nicht ohne Weiteres auf andere übertragen.
Wie OnePlan Team Powers Motorsport Events
OnePlan Diesen Herausforderungen begegnet man mit einer umfassenden Plattform, die speziell für die Planung komplexer Veranstaltungen entwickelt wurde.
So nutzen Motorsportorganisationen die wichtigsten Funktionen, um ihre Abläufe zu transformieren:
Eine einzige Quelle der Wahrheit
Die grundlegendste Veränderung OnePlan Der entscheidende Vorteil liegt in der Erstellung eines verbindlichen, stets aktuellen Veranstaltungsplans, mit dem alle gleichzeitig arbeiten. James von Silverstone betont die transformative Wirkung: „Wir empfanden es als unglaublich hilfreich, ein Live-Dokument zu haben, das jeder jederzeit einsehen kann.“
Es geht hier nicht nur darum, Versionskonflikte zu vermeiden, sondern auch darum, die Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit zu schaffen. „Das wichtigste Feedback unserer Lieferanten und Auftragnehmer ist, dass die Version immer aktuell ist. Die Versionsnummer ändert sich nicht, sie ist immer korrekt, wenn man den Link aufruft. Und ich denke, das ist besonders hilfreich, wenn wir am Wochenende arbeiten oder verschiedene Teams parallel an Projekten arbeiten. Die Version ist immer aktuell. Es ist die einzige verlässliche Datenquelle“, bemerkt James.
Bild: Veranstaltungsplan von Silverstone in OnePlan
Für MSV erstreckt sich diese zentrale Datenquelle über mehrere Bereiche: „OnePlan „Das hat die Kommunikation zwischen unseren Teams grundlegend verändert. Es sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind und nach demselben Plan arbeiten“, erklärt Alex.
Die Plattform ermöglicht es ihnen, Erkenntnisse aus einer Veranstaltung digital zu erfassen und nahtlos auf die nächste anzuwenden, wodurch eine kontinuierliche Verbesserung über ihr gesamtes Portfolio an Veranstaltungsorten hinweg ermöglicht wird.
„Die Möglichkeit, mit unseren Baustellenteams vor Ort zusammenzuarbeiten, ist gegeben.“ OnePlan Das spart uns enorm viel Zeit. Wir können Probleme sofort erkennen und Anpassungen vornehmen, ohne physisch zu jeder einzelnen Rennstrecke fahren zu müssen.“
Sehen Sie es, bevor Sie es bauen.
OnePlanDie visuellen Planungswerkzeuge von ermöglichen es Teams, Layouts zu modellieren, zu simulieren und zu verfeinern, bevor auch nur ein einziges Gerät vor Ort eintrifft. James hebt den praktischen Nutzen hervor: „Die Verwendung von OnePlan Als einzige verlässliche Informationsquelle ist es vor allem wichtig, dass wir entweder Luftbilder oder CAD-Zeichnungen hinzufügen können, um darauf zurückgreifen zu können und sicherzustellen, dass wir sie an den richtigen Stellen platzieren und auch unsere Steward-Positionen, unsere Kabinen oder was auch immer wir hineinladen, farblich kennzeichnen können.“
Für MSV ist diese Visualisierungsfähigkeit entscheidend für die proaktive Problemlösung: „Nutzung OnePlan„Wir können schnell erkennen, wie viele Autos in einen bestimmten Bereich fahren können und gemeinsam mit den Betriebsteams die Machbarkeit prüfen. Das hilft uns, kleine, aber entscheidende Änderungen am Verkehrsfluss und der Zugänglichkeit des Geländes vorzunehmen, was letztendlich das Erlebnis der Teilnehmer verbessert“, erklärt Alex.
Durch das Testen von Layouts und das Simulieren von Szenarien auf digitale Weise werden potenzielle Engpässe erkannt, bevor sie zu realen Problemen werden.
Bild: MSV-Veranstaltungsplan in OnePlan
Max von der Santa Pod Rennstrecke teilt diese Ansicht: „OnePlan hat es uns ermöglicht, Grubenlayouts auszumessen, zu planen und neu zu gestalten, ohne jemals den Schreibtisch zu verlassen. Sobald wir einen festen Plan haben, werden wir diese Bereiche mit Bodenstiefeln markieren, in der Gewissheit, dass unsere Ideen in den gegebenen Raum vor Ort passen.“
Präzisionsplanungstools, die Zeit und Geld sparen
OnePlanDie Suite von Mess-, Kapazitätsberechnungs- und Layoutwerkzeugen von verwandelt Aufgaben, die früher Stunden dauerten, in Vorgänge, die in Minuten erledigt sind.
James beziffert die Auswirkungen: „Prozentual oder monetär betrachtet, in Bezug auf unsere Einsparungen, sehen wir eine Rendite von etwa dem 13-Fachen unserer Investition.“ „Wir haben die monatlichen Implementierungskosten und die dadurch eingesparte Zeit analysiert. Durch die Nutzung dieser Lösung und den Wegfall manueller Tätigkeiten konnten wir etwa 10 % der Arbeitstage einsparen. Auch bei den Lieferanten haben wir wahrscheinlich rund 5 % eingespart“, berichtet James.
Max hebt bestimmte Hilfsmittel hervor, die sich als unschätzbar wertvoll erweisen: „Die Messinstrumente und insbesondere der Maßstab 1:1 sind unglaublich hilfreich bei unserer Veranstaltungsplanung. Sei es das einfache Messen von Punkt A nach Punkt B oder das maßstabsgetreue Platzieren von individuell angepassten Objekten auf unserem Gelände, um sicherzustellen, dass unser Layout funktioniert.“" Zum Thema Besuchermanagement fügt er hinzu: „Ein weiteres wichtiges Merkmal, das bei der Planung unserer Veranstaltungen hilfreich ist, ist die Möglichkeit, auf unserem Gelände individuelle Besucherbereiche auszuwählen, um die Besucherkapazität anhand der auswählbaren Zahl ‚Personen pro m²‘ zu berechnen.“
James von Silverstone bestätigt, dass die Kapazitätsplanung seine am häufigsten genutzte Funktion ist: „Das am häufigsten verwendete Tool für uns ist die Kapazitäts- oder Besucherdichtefunktion, damit wir uns einen Bereich ansehen, Abschnitte herausnehmen können, wenn wir eine Bar oder eine andere Infrastruktur einbauen, und schauen können, wie viele Leute wir dort unterbringen können.“
Echtzeit-Zusammenarbeit zwischen Teams und Lieferanten
OnePlan Es beseitigt Informationssilos und ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen internen Teams, Auftragnehmern, Lieferanten und Aufsichtsbehörden. Die Funktionen zum Datenaustausch sind gleichermaßen leistungsstark und benutzerfreundlich.
James beschreibt das kollaborative Ökosystem von Silverstone: „Es hilft uns, die Pläne mit unseren verschiedenen Auftragnehmern zu teilen und ihnen einen ausgewählten Zugriff zu ermöglichen, damit wir die Anlage weiterentwickeln und unseren Gästen ein wirklich positives Nutzererlebnis bieten können.“
Die flexiblen Freigabemöglichkeiten der Plattform erfüllen vielfältige Kommunikationsbedürfnisse: „Die Art und Weise, wie wir unsere Informationen mit unseren Vertragspartnern teilen, hat sich durch die Nutzung von … deutlich verbessert.“ OnePlan„Und da es immer live ist, erhalten sie immer die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt“, erklärt James.
Für MSV hat die Fernzusammenarbeit den Bedarf an physischen Vor-Ort-Besuchen drastisch reduziert: „Die Möglichkeit, live mit unseren Teams vor Ort zusammenzuarbeiten, ist jetzt besonders wichtig.“ OnePlan „Das spart uns enorm viel Zeit. Wir können Probleme sofort erkennen und Anpassungen vornehmen, ohne jede einzelne Strecke persönlich aufsuchen zu müssen“, sagt Alex. Dadurch können sich die Mitarbeiter auf strategische Planung anstatt auf reaktive Problemlösung konzentrieren.
Max von Santa Pod schätzt die Möglichkeit zur Echtzeit-Zusammenarbeit: „Die Möglichkeit, gemeinsam mit anderen Nutzern innerhalb des Unternehmens in Echtzeit an gemeinsamen Veranstaltungen zu arbeiten, und die Möglichkeit, die Änderungen der anderen in Echtzeit zu sehen, verbessern die Planung von Veranstaltungen erheblich.“
Yusif Basil von Red Bull betont, wie OnePlan Sie haben ihre Herausforderung bei der Updateverteilung gelöst: „OnePlanDank der Online-Zugänglichkeit und sofortigen Updates konnte ich alle auf dem Laufenden halten.“
Sicherheit und Compliance: Planung für das Unerwartete
Bei Motorsportveranstaltungen ist Sicherheit keine Option, sondern die Grundlage von allem. Alex von MSV erklärt ihren proaktiven Ansatz: „Die entscheidenden Änderungen erfolgen immer in der Planungsphase.“ OnePlan „Dadurch können wir analysieren, was in den Vorjahren funktioniert hat, potenzielle Risiken berücksichtigen und vor der Veranstaltung Verbesserungen vornehmen.“ Durch die digitale Modellierung von Menschenmengen, Zugangswegen und Fluchtwegen können Sicherheitsbedenken systematisch vorhergesehen und behoben werden.
James hebt in Silverstone hervor, wie OnePlan unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: „Bei Silverstone teilen wir OnePlan Intern tauschen wir uns mit all unseren Sicherheitsdienstleistern aus. Ob es sich nun um hauseigene Sicherheitskräfte oder externe Dienstleister handelt, die wir mit der Durchführung der Veranstaltung beauftragen, wir informieren auch die örtlichen Behörden.“
Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit
Trotz seiner ausgefeilten Fähigkeiten OnePlanDank der intuitiven Benutzeroberfläche können Teams schnell produktiv werden, ohne dass spezielle Schulungen erforderlich sind.
Max beschreibt seine Erfahrung: „Es ist eine intuitive Eventplanungssoftware, die einfach zu bedienen ist.“ Er betont: „Die intuitiven Designmerkmale und die Struktur von OnePlan Die Software vereinfacht die Veranstaltungsplanung, ohne dass tiefgreifende Softwarekenntnisse erforderlich sind. Dank der umfangreichen Datenbank mit einfügbarer Infrastruktur, Messwerkzeugen und Zonierungsfunktionen gibt es praktisch keine Situation, die nicht … OnePlan kann nicht damit umgehen.“
James von Silverstone betont diese Demokratisierung der Planungsmöglichkeiten: „Man muss kein Profi sein, um das zu nutzen. Es kommt allein auf die Benutzeroberfläche an. Früher, als wir noch mit CAD gearbeitet haben, musste man fast schon ein Experte sein, um Objekte hinzuzufügen, sie zu verschieben und dann sicherzustellen, dass man das richtige Datum und die richtige Versionsnummer hatte, bevor man die Änderungen weitergab. Jetzt kann das jeder in unserem Team. Sie können sich einfach anmelden, Objekte platzieren, sie verschieben und anfangen zu messen oder beengte Räume zu planen.“
Yusif von Red Bull hebt die Objektbibliothek hervor: „Ich verwende oft Zäune, Wasserbarrieren, Fahrzeuge und andere Objekte, die mir helfen, meine Veranstaltung zu visualisieren.“ OnePlanDas umfassende Objektmenü von bietet Teams die benötigten Bausteine, ohne dass individuelle Designarbeiten erforderlich sind.
Egal, ob Sie eine einzelne Rennstrecke oder einen kompletten Rennkalender verwalten, OnePlan wurde für Teams wie Ihres entwickelt. Sind Sie bereit zu sehen, wie Sie Ihre Planung revolutionieren können?
