بالنسبة للاتحاد الأمريكي للترايثلون (USAT)، الهيئة الوطنية المُنظِّمة للترايثلون في الولايات المتحدة، تُشكِّل كل فعالية لغزًا لوجستيًا. فعلى عكس الرياضات المُقامة في الملاعب، لا يوجد لرياضة الترايثلون مكان مُحدَّد. إذ تتطلب كل عطلة نهاية أسبوع من السباقات بناء ملعب كامل من الصفر، يمتد على طول الطرق والمسارات والمسطحات المائية.
تستقبل فعالياتهم الرئيسية، مثل بطولة الولايات المتحدة الأمريكية للترايثلون الوطنية في ميلووكي، أكثر من 7,000 رياضي، وتتميز بسباقات متعددة تُقام بالتوازي، بدءًا من فئات الشباب والناشئين وصولًا إلى مسابقات النخبة، بالإضافة إلى تخصصات إضافية مثل الدراجات المائية أو سباقات 5 كيلومترات. يتطلب كل سباق بصمة خاصة به، موزعة على مناطق مختلفة من المدينة المضيفة.
كما قال براد، مدير فعاليات الاتحاد الأمريكي للترايثلون: "لسنا مجرد منصة مميزة، بل نبنيها بأنفسنا. في رياضة الترايثلون، نبني ساحة اللعب من الصفر عبر الطرق والمسارات والمياة، وهذا يتطلب دقة بالغة."
تحدي التخطيط للمواقع المتعددة والسباقات المتعددة
يتطلب تنظيم فعاليات بهذا الحجم تخطيطًا دقيقًا لسنوات مُسبقة. يجب على الاتحاد الأمريكي لألعاب القوى تقييم المدن المُحتملة لاستضافة الفعاليات، ومراعاة تأثيرها على المجتمع، وتصميم مسارات متعددة يُمكن تنظيمها في وقت واحد دون أي تعارض. يجب أن تتلاءم مناطق الانتقال، ومخارج السباحة، ومناطق التجمع، ومساحات المعارض بسلاسة مع توفير مساحة كافية لتدفق المشاة الآمن والوصول في حالات الطوارئ.
لكل قرار وزنه: هل يتسع مسارٌ لآلاف العدائين، وكيف سيؤثر مسار دراجات بطول 25 ميلاً على أنماط حركة المرور، أو موقع البنية التحتية الرئيسية للحد من الاضطراب الذي قد يلحق بالسكان المحليين. في ظل هذه التحديات الكبيرة، احتاجت USAT إلى منصة تخطيط قادرة على إدارة العديد من المواقع، وليس مجرد موقع واحد، وربط جميع مراحل السباق بدقة متناهية.
لماذا OnePlan أصبح ضروريا
OnePlan قدّمت USAT بالضبط ما كان ينقصها: طريقة لتصميم ومقارنة عدة أماكن محتملة بدقة متناهية. عند اقتراح مدن جديدة كمضيفة، يمكن للفريق تحميل المنطقة إلى OnePlan واختبار مختلف التكوينات فورًا. يمكن تصوّر نقاط انطلاق السباحة، ومناطق الانتقال، ومناطق التسجيل، ونقاط الوصول على الشاشة، مما يمنح الفريق فكرة واقعية عن مدى نجاح الموقع - حتى قبل أن يخطوا خطواتهم فيه.
تستمر هذه الدقة بمجرد اختيار مكان. وكما أوضحت مارجي، منسقة فعاليات USAT، "عندما يُوصى بموقع، نُحمّله إلى OnePlan لمعرفة أماكن التسجيل والانتقالات ونقاط الوصول. هذا يمنحنا نظرة عامة شاملة قبل الزيارة.
"أقوم بوضع جميع خيامنا، وأضع علامات على كل شيء، وأحسب عدد أقدام السياج أو الحواجز التي نحتاجها. OnePlan يعطيني أرقامًا حقيقية، وليس مجرد تقديرات. هذا وفر علينا الوقت والمال.
مارجي جرونكي
منسق الحدث، USAT
من اختيار المدينة إلى التنفيذ في الموقع
مرونة OnePlan يعني ذلك أن الاتحاد الأمريكي لألعاب القوى قادر على تجهيز جميع مراحل البطولة قبل وقت طويل من بدء السباق. صُممت صيغ سباقات متعددة جنبًا إلى جنب، بتخطيطات مُكيفة لتلبية الاحتياجات الخاصة للرياضيين المحترفين، وفئات الشباب، والمتسابقين من مختلف الفئات العمرية. كما تم تصميم مناطق الانتقال، وصالات الرياضيين، وحتى منحدرات مخارج السباحة بدقة متناهية، لضمان انسيابية السباق في مختلف المواقع.
البنية التحتية جزءٌ أساسيٌّ آخر. تعتمد مارجي على OnePlan لحساب الكميات الدقيقة للأسوار، ورفوف الدراجات، والخيام، والحواجز اللازمة. قالت: "أضع جميع خيامنا، وأضع ملصقات على كل شيء، وأحسب عدد أقدام الأسوار التي نحتاجها".OnePlan يعطيني أرقامًا حقيقية، وليس تقديرات. هذا وفر علينا الوقت والمال.
عندما نستكشف موقعًا ثم نعود إلى الخطة في OnePlanالخرائط مُحدَّثة ومُفصَّلة، وتعكس ما رأيناه بالفعل في الموقع. هذا يُوفِّر علينا الكثير من الوقت.
براد هيلدبرانت
مدير الفعاليات، USAT
تنتقل هذه الدقة إلى البائعين والمقاولين الذين يُنفّذون هذه الخطط. فبدلاً من تبادل لقطات الشاشة أو تنسيقات PDF، تُشارك USAT الآن وصولاً مباشرًا، للعرض فقط، إلى... OnePlan الخرائط. يمكن للبائعين تسجيل الدخول، وتكبير الصورة في منطقتهم المحددة، ومعرفة حجم الخيمة أو طول السياج المطلوب بدقة، ومكانه. أشارت مارجي: "إنه أمر يُقدّرونه حقًا. يمكنهم رؤيته أثناء إعداده، واتباع المسارات بدقة".
بحلول الوقت الذي يصل فيه الفريق إلى الموقع قبل أسبوع من يوم السباق، تكون الخطة دقيقة للغاية بحيث لا توجد حاجة تُذكر لنقل الأشياء. حتى وضع الشاحنات الكبيرة في المجمع مُحدد مسبقًا في OnePlan"لقد تمكنا بالفعل من التخلص من نقاط الاتصال"، أوضح براد. "مع OnePlanبفضل دقة العمل، نُقلّص عدد العناصر في الموقع. هذا يُوفّر الوقت، ويُخفّف الجهد البدني، ويُساعدنا في نهاية المطاف على تنظيم فعالية أفضل.
التعاون أصبح سهلاً
في فعاليات بهذا الحجم، يُعدّ التواصل الواضح مع الجهات المعنية بنفس أهمية تصميم الموقع نفسه. يتعاون الاتحاد الأمريكي للترياتلون مع عشرات الشركاء الخارجيين - من موردين ومقاولين وهيئات إدارية دولية - ولكلٍّ منهم متطلباته الخاصة. OnePlanلقد أدت ميزات المشاركة الخاصة بـ 'إلى تحويل كيفية تعاون هذه المجموعات.
بدلاً من إرسال عدد لا نهائي من لقطات الشاشة أو ملفات PDF، يتيح USAT الآن للشركاء إمكانية الاطلاع على خطط فعالياتهم المباشرة. يمكن للموردين تسجيل الدخول ومعرفة حجم الخيمة التي يحتاجون إلى تركيبها بدقة، ومكان تركيبها، وكيفية تناسق البنية التحتية المحيطة بها. أوضحت مارجي: "بدلاً من إرسال لقطات شاشة أو ملفات PDF، أمنح الموردين إمكانية الاطلاع فقط على خططهم. يمكنهم رؤية مكان تركيب الخيمة وحجمها بدقة، واتباع الخطة أثناء التركيب".
ينطبق هذا الوضوح نفسه على الشركاء العالميين، مثل الاتحاد العالمي للترايثلون، الذين يفرضون معايير تصميم صارمة في فعاليات النخبة. يتذكر براد: "كانوا دقيقين للغاية بشأن تباعد رفوف الدراجات". "باستخدام OnePlan"من خلال أيقونة حامل الدراجات، يمكننا وضع كل شيء بدقة وتسليمه للشخص الذي يدير عملية الانتقال."
لم يُسهم هذا التعاون الفوري في إزالة اللبس فحسب، بل عزز ثقة أصحاب المصلحة في دقة جميع التفاصيل وتناسقها. سواءً كان الطرف مقاول أسوار، أو مورد خيام، أو شريكًا دوليًا، فقد كان الجميع يعمل وفق خطة دقيقة واحدة.
التأثير على مستوى المنظمة
نجاح OnePlan لفت فريق الفعاليات انتباه الأقسام الأخرى في الاتحاد الأمريكي للترايثلون بسرعة. بدأ فريق الشراكات باستخدامه لرسم خرائط مناطق المعارض والفعاليات، واعتمد مصممو الجرافيك على هذه الخطط لإنشاء خرائط تفصيلية للغاية للمسارات. حتى مديرو السباقات خارج البطولات الوطنية بدأوا بتجربة صيغ جديدة مباشرةً في OnePlan، واستخدامه لتصور وتعديل التخطيطات بسهولة.
لقد بدأ الأمر كأداة للعمليات ثم تطور إلى منصة مشتركة للمنظمة بأكملها - منصة تعمل على تحسين التعاون وتعزيز الدقة وفي نهاية المطاف رفع جودة كل حدث تقدمه USAT.
أداة استراتيجية للتخطيط متعدد المواقع
بالنسبة للاتحاد الأمريكي للترايثلون، OnePlan أصبح أكثر من مجرد أداة لرسم الخرائط، بل هو أداة استراتيجية تُمكّنهم من تقييم المدن المضيفة الجديدة بثقة، وتصميم صيغ سباقات متعددة بتناغم، وتنسيق أسابيع من العمليات اللوجستية المعقدة بدقة وسهولة.
كما اختتم براد حديثه قائلاً: "مع وجود عدد أقل من نقاط الاتصال، ودقة أكبر، وتنسيق أفضل، OnePlan "أصبح الأمر ضروريًا لكيفية تخطيطنا وتقديم بطولات الترياتلون الوطنية."
ابدأ في التخطيط لأحداثك متعددة المواقع بكفاءة أكبر اليوم مع OnePlanمع ما يصل إلى 50 كائنًا لكل حدث مدرجًا في خطتك المجانية!