مهرجان North Texas Tribute Jam هو مهرجان موسيقي سنوي لجمع التبرعات تستضيفه مدينة لويسفيل، لصالح برنامج Bedtime Rescue التابع لمؤسسة Cloud 9 Charities، والذي يوفر سكنًا طارئًا للأسر التي تمر بأزمات. يجذب الحدث أكثر من 2,000 مشارك للاستمتاع بعشر ساعات من الموسيقى المتواصلة من 10 فرق موسيقية تكريمية عبر مسرحين.
قادت مؤسسة Cloud 9 Charities المبادرة، بالشراكة مع دارين واتكينز، مدير الفعاليات لمدينة لويسفيل. كان الحدث يتطلب تخطيطًا دقيقًا، وتم تنفيذه بسلاسة فائقة من قبل منظمة الحدث إيفلين كوستا التي قادت العمليات في الموقع وإدارة الفنانين والتسويق والمزيد. لقد استخدمت OnePlan لتبسيط الخدمات اللوجستية وتعزيز الكفاءة لها وللفريق المخصص.
"لم يكن تنظيم حدث طموح مثل North Texas Tribute Jam بالأمر الهين. لقد كان يومًا مليئًا بالإثارة - وكان التخطيط يتطلب الدقة والعمل الجماعي"، كما تقول إيفلين.
"بصفتي المنظم، كنت أعلم أن تنظيم حدث بهذا الحجم يتطلب تخطيطًا دقيقًا والأدوات المناسبة. باستخدام OnePlanوتضيف: "لقد أحدث برنامجنا فرقًا كبيرًا، حيث ساعدنا في البقاء على رأس جميع الأجزاء المتحركة وضمان مراعاة كل التفاصيل".
سير العمل بسلاسة مع البائعين والرعاة والمتطوعين
OnePlan كان الحل المفضل لدى إيفلين للتخطيط وتنفيذ المهرجان هو "أدوات رسم الخرائط للموقع" التي سمحت لنا بتصميم التخطيط بسهولة، وإضافة جميع احتياجاتنا من المسرح والوسائط السمعية والبصرية والإنتاج التي تديرها CK Productions، بالإضافة إلى وضع أكشاك البائعين وشاحنات الطعام ومنطقة VIP ومنطقتين للأداء بشكل استراتيجي لإنشاء تدفق سلس للحضور.
لخدمة أكثر من ألفي زائر، ضمّ مهرجان نورث تكساس تريبيوت جام 30 بائعًا، و4 شاحنات طعام، و13 راعيًا، و130 متطوعًا. تقول إيفلين: "في يوم الفعالية، سارت الأمور بسلاسة تامة. تلقى البائعون توجيهات واضحة، كما ساهم وجود منسق في الموقع في حل أي مشكلات طارئة بسرعة".
مع وجود العديد من الأجزاء المتحركة التي يتعين تنسيقها، فإن إيفلين ممتنة لتوفير الوقت الكبير والتخطيط الفعال الذي OnePlan وقد أصبح ذلك ممكنًا. وتقدر أن ذلك وفر على فريقها ما يقرب من 15 يومًا، أو 3 أسابيع عمل، فضلاً عن توفير التكاليف.
"استخدام OnePlan وتقول: "لقد وفرنا ما لا يقل عن 110 ساعات عمل. وإذا تم ذلك يدويًا، فإن التخطيط كان ليكون أكثر تكلفة بكثير، وكان يتطلب توظيف عمال إضافيين لا نستطيع تحمل تكاليفهم، وكان يستغرق وقتًا أطول".
التعاون بشكل أبسط مع مجلس المدينة
كان العامل الرئيسي في نجاح الحدث هو كيفية استخدام إيفلين OnePlan لتبسيط عملية التخطيط والموافقة مع مدينة لويسفيلتقول: "بصفتها مؤسسة خيرية، اعتمدت Cloud 9 على المتطوعين، بمن فيهم أنا، الذين ساهموا بما لا يقل عن 3 ساعات يوميًا لمدة 5 أشهر جنبًا إلى جنب مع أعضاء مجلس الإدارة الآخرين. كان لدينا أسبوعان فقط لإكماله وتقديمه إلى مجلس المدينة، حيث OnePlan "لقد أحدث فرقًا حقيقيًا."
شمل هذا التعاون بين مجلس المدينة عدة أقسام في مدينة لويسفيل لضمان استخدام جميع أصحاب المصلحة في الحدث لنفس الخطة المباشرة. وقد أدى هذا التعاون مع فرق الحكومة المحلية في OnePlan وقد جلبت فوائد إضافية للجميع، بما في ذلك عملية الموافقة بشكل أسرع.
تقول إيفلين: "كان العمل مع إدارة الصحة والسلامة في مدينة لويسفيل أسهل كثيرًا بفضل OnePlan. إن القدرة على مشاركة الخطط التفصيلية لحواجز الطرق والسيطرة على الحشود وإدارة حركة المرور تعني أننا حصلنا على الموافقات اللازمة بسرعة ودون أي مشاكل. وكان لدى إدارة الإطفاء والشرطة نسخة مطبوعة من OnePlan رسم خريطة!"
بفضل التوفير الهائل للوقت الذي حققته إيفلين، تمكنت من التركيز على الجانب الإبداعي من North Texas Tribute Jam. تقول: "لم يكن لدينا سوى خمسة أشهر للتخطيط وتنفيذ كل شيء. نعم! OnePlan لقد جاءوا لإنقاذنا، مما وفر لنا الكثير من الوقت للتعمق في تسويق حدثنا الجديد المثير!
كان هذا الحدث مهمًا للغاية حيث لم يكن الحدث يتعلق فقط بالموسيقى الرائعة - بل كان يتعلق برد الجميل للمجتمع. تم دعم برنامج Bedtime Rescue التابع لمؤسسة Cloud 9 Charities، والذي يساعد ما لا يقل عن 30 أسرة في أزمة كل شهر من خلال تأمين أماكن إقامة طارئة.
"كان العمل مع إدارة الصحة والسلامة في مدينة لويسفيل أسهل كثيرًا بفضل OnePlan"إن القدرة على مشاركة الخطط التفصيلية تعني أننا حصلنا على الموافقات اللازمة بسرعة ودون أي مشاكل"
ايفلين كوستا
منظم الحدث، North Texas Tribute Jam
تقليل الضغوط الناتجة عن التخطيط للأحداث
اجتمع المجتمع معًا بطريقة رائعة، مع وجود حشد نابض بالحياة في North Texas Tribute Jam يستمتع بموسيقى الثمانينيات والتسعينيات، بما في ذلك الأغنية الرئيسية 80 - The Legacy of Prince، وDreams Unwind - A True Stevie Nicks Experience.
تم رسم مخططات تنشيط الرعاة في OnePlan، بما في ذلك ستة عروض لسيارات فورد من إنتاج Sam Pack 5 Star Ford Lewisville، وMarty B's التي تقدم تجربة سيلفي بزاوية 360 درجة، وPrime Controls مع كشك صور تفاعلي. كان هناك 30 بائعًا في السوق يعرضون مواهبهم، بينما قدمت 4 شاحنات طعام كل شيء من الشواء الكلاسيكي في تكساس إلى الكعك المخمر والإبداعات الطهوية الفريدة من ElCucuy Burritos.
وتضيف إيفلين: "كان من المدهش أن نرى أشهرًا من التخطيط تتجمع معًا بهذه الطريقة الإيجابية".
"بالنسبة لأي شخص يخطط لحدث كبير، لا أستطيع التأكيد بما فيه الكفاية على مدى المساعدة التي يمكن أن يقدمها امتلاك الأدوات المناسبة"، تواصل إيفلين. "استخدام OnePlan لقد وفر علينا مئات الساعات، وخفف من التوتر، وسمح لنا بالتركيز على الجوانب الإبداعية والممتعة للحدث.
"إذا كنت تنظم شيئًا مشابهًا، آمل أن تلهمك فعالية North Texas Tribute Jam لاتخاذ هذه الخطوة وإنشاء شيء لا يُنسى ومذهل."
لمعرفة المزيد عن كيفية القيام بذلك OnePlan يمكن أن يوفر لك مئات الساعات من وقت التخطيط، احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا هنا.