يعد نادي الجوكي أكبر منظمة لسباق الخيل في المملكة المتحدة، ويملك 15 ميدان سباق مشهور بما في ذلك تشيلتنهام، ونيوماركت، وأينتري، موطن سباق جراند ناشيونال، وإبسوم ديربي، موطن ديربي.
تستخدم فرق الأحداث والعمليات في مضمار سباق إبسوم داونز OnePlan لتخطيط العديد من الأحداث على مدار العام، وهي الآن في وضع التخطيط لمهرجان Betfred Derby لعام 2025.
يعد سباق الديربي أحد الأحداث الرياضية الوطنية العظيمة في بريطانيا، حيث يتجمع أكثر من 100,000 ألف شخص في مضمار إبسوم داونز لحضور الحدث الذي يستمر يومين، ويشاهده الملايين على شاشات التلفزيون في جميع أنحاء العالم. تحدثنا إلى هايدي ترومان وأبي بيتيت وهانا كارتر لمعرفة كيفية تخطيطهم لمهرجانات السباقات واسعة النطاق بكفاءة أكبر بفضل OnePlanبرنامج تخطيط مواقع الفعاليات.
من أسابيع التخطيط إلى أيام فقط
يُعدّ مهرجان بيتفريد ديربي 2025 الحدث الأبرز الذي سيُقام في إبسوم داونز خلال العام المقبل. ويتطلب حدثٌ بهذا الحجم منصة تخطيط مرئية دقيقة وسهلة الاستخدام، تضمن عمل جميع الفرق وفقًا لمصدر موثوق واحد للمعلومات. تقول آبي، مديرة الفعاليات في نادي الجوكي: "كنا نخطط للفعاليات باستخدام الصور ولقطات الشاشة التي نُدرجها في برنامج باوربوينت، ونضيف إليها خطوطًا حمراء وبيضاء. كنا نلتقط صورًا جوية من العام السابق، ثم نُحدد العناصر عليها. لقد كانت طريقة بدائية للغاية".
وتضيف: "لن نتمكن أبدًا من معرفة الحجم الفعلي للموقع، وسنكتفي بالتخمين بناءً على القياسات. وسيستغرق الأمر أسابيع، بل وأشهرًا، للقيام بذلك بهذه الطريقة".
يُقام سباق ديربي إبسوم في شهر يونيو من كل عام، ويبدأ التخطيط في شهر سبتمبر لحدث العام التالي. تقول مديرة الحدث هانا كارتر OnePlan لقد غيروا الطريقة التي يخطط بها فريقهم للحدث الآن: "كانت تلك الطريقة القديمة تستغرق أسابيع وأسابيع من التخطيط لمحاولة ربط كل شيء معًا، وإرساله ذهابًا وإيابًا، والحصول على التغييرات، والاضطرار إلى البدء من جديد.
"في OnePlan من السهل جدًا على فريقنا إجراء التغييرات. الآن، يمكننا إعداد خطة للحدث في غضون أيام قليلة OnePlan وتقول "إننا نقوم بتحديث الخطط بشكل مستمر مع تقدم التخطيط". وبالمقارنة بالأسابيع أو الأشهر السابقة التي قد تستغرقها في الماضي، فإن هذا يمثل توفيرًا كبيرًا للوقت الذي يحصل عليه نادي الجوكي من استخدام OnePlan.
خطة رئيسية واحدة مباشرة لـ 6,000 مقاول
يعد التعاون، سواء الداخلي أو الخارجي، أحد العناصر الأساسية في عملية التخطيط لضمان توافق الجميع. يشارك فريق الأحداث خطته مع الفرق التشغيلية الأخرى في نادي الجوكي للحصول على تعليقات، قبل مشاركتها مع المقاولين لضمان الالتزام بدقة الخطة لبناء الحدث.
تقول هايدي ترومان، مديرة المشروع في نادي الجوكي، إنه من المهم للمقاولين رؤية الخطة الحية للمساعدة في التخطيط للبناء: "في جميع مراحل البناء والحدث المباشر وتفكيك المعدات، لدينا حوالي 6,000 شخص من 80 مقاولاً يعملون في ديربي. التخطيط في OnePlan يقلل من المخاطر التي قد نتعرض لها عندما نعلم أن جميع المقاولين يعملون وفق نفس الخطة.
وتضيف قائلة: "إنها خطة رئيسية واحدة حية - ونحن نتعامل معها باعتبارها إنجيل الحقيقة".
وتتابع آبي: "إن مشاركة رابط العرض فقط لخطتنا هو وسيلة رائعة لتمكين المقاولين والموردين من الوصول إليها. يمكننا التواصل معهم ومراجعة أي تغييرات من العام السابق والتأكد من تضمينها في جداول البناء التفصيلية الخاصة بهم".
تخطيط المناطق والآلاف من الكائنات والحصول على الموافقة
خطة نادي جوكي لمهرجان Betfred Derby لعام 2025 شاملة بشكل لا يصدق، مع وضع أكثر من 1,200 قطعة في OnePlanفي المستقبل، سيكونون قادرين على استخدام وظيفة المجلدات لتصنيف وإدارة هذه الكائنات حسب المناطق المختلفة في مكان إقامتهم. يميز فريق الأحداث كل منطقة على الخريطة بألوان مختلفة، مما يساعدهم بعد ذلك في التخطيط لمناطق محددة داخلها، مثل Tattenham Enclosure وLonsdale Enclosure وDerby Family Festival.
تقول هانا: "المناطق مفيدة حقًا للتخطيط للأمن والصحة والسلامة، حيث يوجد لدينا أكثر من 100,000 شخص في الموقع داخل المناطق المغلقة وخارجها. إنها تساعد فرق الأمن على فهم مكان وجودهم ونطاق كل منطقة، وتساعدنا في تحديد ما نحتاجه في كل منطقة. على سبيل المثال، التأكد من أن سيارة إسعاف سانت جون بها كابينة رعاية للموظفين وكهرباء ومراحيض. يمكن لفرق الأمن والصحة والسلامة بعد ذلك أن تقول إذا كان هناك شيء لا يبدو صحيحًا في الخطة، وتكون قادرة على التوقيع عليه".
يتمكن الفريق من "إخفاء" البيانات بسهولة في خطتهم اعتمادًا على الأشخاص الذين يشاركون رابط العرض فقط معهم. تشرح آبي: "هناك نسختان مختلفتان من الخطة بشكل أساسي - خطة البناء لتوجيه المقاولين إلى أين يذهبون، والتسليم، والإنزال وما إلى ذلك، وخطة الحدث المباشر التي تتعلق بشكل أساسي بمسارات المشاة، وخطط النقاط، والهياكل المؤقتة، والمداخل والمخارج، والعلامات التجارية واللافتات، والمزيد. نحاول وضع كل ذلك في خطة واحدة".
ويتضمن ذلك عددًا كبيرًا من كاميرات المراقبة، والمراحيض، والحواجز، والمولدات، ومكبرات الصوت، والمزيد، وكلها موضوعة بدقة على الخطة.
تحسين الخطط للأحداث المستقبلية
من خلال التخطيط لأحداث متعددة في OnePlanبفضل هذا، أصبح الفريق قادرًا على تحسين خططه عامًا بعد عام. تقول هانا: "هذا يزيد من كفاءتنا كفريق، ونواصل التعلم لتحقيق أقصى إمكاناته."
نتلقى ملاحظات من فرقنا الداخلية والخارجية، مما يساعدنا على تحديد ما نحتاج إلى تغييره في المرة القادمة. بالنسبة لسباق ديربي، تلقينا ملاحظات بعد سباق عام ٢٠٢٤، مثل مدى ازدحام دورات المياه، وهذا يُؤخذ في الاعتبار في تخطيطنا لسباق عام ٢٠٢٥.
وتضيف هايدي: "إنها خطوة مهمة بعد الحدث حيث نقوم بتسجيل الأحداث الفعلية ومقارنتها بالخطة، حتى نتمكن من التحسين في كل مرة".
خارج أيام السباق، يستخدم نادي الجوكي OnePlan التخطيط لأحداث أخرى، بما في ذلك حلبة التزلج على الجليد "إبسوم أون آيس" المخصصة لعيد الميلاد. تستطيع هايدي وفريقها التخطيط بدقة، وتوسيع الحلبة إلى محيط محدد ثم تحديد ما يمكن أن يتسع له المكان للعائلات للاستمتاع به.
"يمكننا الآن رسم رحلة العميل عبر المساحة بأكملها، بما في ذلك مكان وضع بائعي الأطعمة والمشروبات. إذا كان لدى موردينا ملفات CAD، فيمكننا تحميلها إلى OnePlan "لذا فإن كل شيء متناسق ودقيق"، كما تقول.
حلبة "إبسوم على الجليد" قيد الإنشاء
"ويساعد ذلك في رسم اللافتات حول ساحة انتظار السيارات. ستظل حلبة التزلج هنا لأكثر من شهر وفي بعض الليالي سنستضيف أيضًا حفلات عيد الميلاد، مما يعني أننا بحاجة إلى تفعيل لافتات مختلفة ومشاركتها مع فرق إدارة المرور لدينا. يمكننا القيام بكل ذلك في OnePlan"والتخطيط للإعدادات المختلفة اللازمة طوال الفترة بأكملها."
من خلال فعالياتهم ومع الخطط الجارية بالفعل لمهرجان Betfred Derby لعام 2025، يستفيد فريق Jockey Club من OnePlan توفير مصدر واحد للحقيقة فيما يتعلق بأحداثهم، بحيث يمكنهم ضمان توافق جميع الأطراف المعنية الداخلية والخارجية. وكما تقول آبي: "OnePlan "لقد أصبح هذا الكتاب المقدس بالنسبة لنا هو دليلنا على كيفية المضي قدمًا كل عام."
لاستكشاف كيف OnePlan يمكننا تعزيز تخطيط وإدارة الحدث الخاص بك، جربه الآن مجانًا أو احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا.