في مدينة داندينونج الكبرى، جنوب شرق ملبورن، أستراليا، يستضيف فريق المهرجانات والفعاليات الفعاليات والاحتفالات المجتمعية. مع فريق مكون من 5 أعضاء، يكونون مسؤولين عن تخطيط وتنفيذ الأحداث الديناميكية التي تجتذب الحشود المحلية والإقليمية.
ينظم فريق المهرجانات والفعاليات مجموعة متنوعة من الأحداث، بدءًا من Keysborough Big Picnic، الذي يجذب ما يقرب من 7,500 مشارك، إلى مهرجان Springvale Snow Fest الكبير، الذي يجذب ما يصل إلى 33,000 مشارك. تتنوع مجموعة الأحداث، بما في ذلك حفلات توزيع الجوائز وعروض الأفلام والاحتفالات الاحتفالية مثل ترانيم عيد الميلاد والألعاب النارية ليلة رأس السنة.
ما تتطلبه الأحداث الناجحة
يتضمن تخطيط الأحداث على هذا النطاق تنسيقًا دقيقًا مع العديد من أصحاب المصلحة. ويتعاون الفريق بشكل وثيق مع مختلف إدارات المجلس، بما في ذلك إدارة المرور والنقل، والصحة البيئية، وخدمات البناء، وإدارة المخاطر والطوارئ، وغيرها. يعد الشركاء الخارجيون مثل شرطة فيكتوريا وهيئة مكافحة الحرائق في البلاد ومنظمات المجتمع المحلي أيضًا جزءًا لا يتجزأ من نجاح الحدث.
بالنسبة لباتريك ماجين، مسؤول المهرجانات والفعاليات وفريقه، فإن نجاح أي حدث لا يقتصر فقط على أرقام الحضور. يتعلق الأمر بتحقيق الأهداف المحددة، وتلقي ردود فعل إيجابية من الحضور، وتقديم تحسينات عن الأحداث السابقة ومعدل رضا البائعين والشركاء والجهات الراعية. تساعدهم التعليقات المنتظمة وقياس الأداء مع وحدات تخطيط الأحداث الأخرى عبر ملبورن الكبرى على البقاء مبتكرين ومستجيبين لاحتياجات المجتمع.
قال باتريك ماجين عن الفعاليات الناجحة: "نسعى لتحقيق حضورٍ عالٍ. نريد أن يكون استثمارًا جيدًا يعود بالنفع على المنطقة، ولكننا نريد أيضًا تطوير الفعاليات عامًا بعد عام". وأضاف: "في تخطيطنا للفعاليات، نضع عددًا من الأهداف التي نسعى لتحقيقها، سواءً كان ذلك إشراك خمس مجموعات ثقافية مختلفة أو ست شركات مختلفة أو ثماني منظمات مجتمعية مختلفة، لأن هذا هو ما يُسهم في رد الجميل للمجتمع".
يؤكد فريق Greater Dandenong أيضًا على أهمية الاستطلاعات وتعليقات أصحاب المصلحة في تقييم نجاح الحدث. "نقوم بتقييم ذلك من خلال استطلاعات الرأي في اليوم أيضًا، والتعليقات العامة من جميع أصحاب المصلحة لدينا، ومدى مشاركتهم في الحدث، وهل استمتعوا به. وصلت نسبة التعليقات على الكثير من فعالياتنا إلى 90%».
التحديات في التخطيط لفعاليات الحكومة المحلية
قبل اعتماد OnePlan، استخدم الفريق أدوات مثل Microsoft Word أو ملفات PDF مع صور لموقع الحدث حيث يمكنهم إضافة رموز لوضع علامة على البنية التحتية. واجه الفريق العديد من التحديات بهذه الأساليب:
خرائط قديمة وغير دقيقة:
لم تُظهر خطط الموقع التي استخدموها أحدث التغييرات، وغالبًا ما تتضمن ميزات أو بنية تحتية لم تعد موجودة أو تغيرت.
صعوبة الحصول على خريطة ليست على مقياس الرسم:
من الصعب تحديد ما يناسب موقع الفعالية. كان تحديد مواقع البنية التحتية اللازمة للفعالية بدقة أمراً صعباً دون الحاجة إلى إجراء العديد من الزيارات الميدانية، مما أدى إلى تكاليف إضافية وتأخيرات.
عدم القدرة على تحديد مواقع الطوارئ بوضوح:
مع طرق التخطيط السابقة، لم تكن هناك طريقة لتحديد مواقع مناطق الأحداث الرئيسية بدقة مثل نقطة الطفل المفقود، والتحكم في الأحداث، والإسعافات الأولية، وطرق وصول المركبات، ومناطق الإخلاء في حالات الطوارئ، والتي تعتبر بالغة الأهمية للسلامة و النجاح التشغيلي.
أدوات تخطيط الأحداث غير المتخصصة:
قد تؤدي التعديلات الطفيفة في أدوات تخطيط التخطيط، مثل نقل الكائنات الصغيرة في Microsoft Word، إلى حدوث اضطرابات وعدم اتساق عبر المستند بأكمله، مما يؤدي إلى تعقيد عملية التخطيط.
في OnePlan ادخل
أدركت مدينة داندينونج الكبرى أن الأساليب التقليدية لتخطيط الأحداث أصبحت قديمة في عالمنا الرقمي، وكانت تبحث عن طريقة مبتكرة لتخطيط أحداثها. OnePlan غيرت الطريقة التي خطط بها مجلس مدينة داندينونج ونفذ أحداثه.
بشكل عام، تمكن فريق الفعاليات من توفير الوقت والمال باستخدام OnePlan. قدمت المنصة:
- خطط موقع دقيقة وحديثة، توفير المال من خلال ضمان تحديد المواضع الدقيقة ونقاط نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) للبنية التحتية الضرورية.
- A انخفاض كبير في وتيرة الزيارات الميدانية، وتوفير الوقت للمهام الهامة الأخرى.
- تعزيز العلاقات مع أصحاب المصلحة، مع تقدير المقاولين لوضوح خرائط الموقع المقدمة.
- تحسين التنسيق مع خدمات الطوارئوخاصة في تخطيط وتنفيذ عروض الألعاب النارية الآمنة.
"لقد استخدمنا OnePlan وقال باتريك: "لقد كان الأمر مفيدًا حقًا في العام الماضي". إحدى الأدوات الرائعة التي استخدمناها هي تقسيم المناطق، نظرًا لأن هذه الخرائط تذهب إلى جميع المقاولين وأصحاب الأكشاك لدينا، وحتى نسخة من الخريطة يتم توزيعها على الجمهور.
وقد وجد الفريق أيضًا قيمة في OnePlanأدوات الآلة الحاسبة الذكية، مثل قياس المساحة.
"بالنسبة للألعاب النارية في ليلة رأس السنة الجديدة، كنا بحاجة إلى إنشاء منطقة حظر آمنة، و OnePlanوكانت أداة القياس لا تقدر بثمن. لقد أنقذنا من القيام بزيارات عديدة للموقع أو استخدام خرائط غير دقيقة.
باتريك ماجين
مسؤول المهرجانات والفعاليات، مدينة داندينونج الكبرى
الحدث الرئيسي التالي في تقويمهم، مهرجان Springvale Snow Fest، هو حدث يستمر طوال اليوم مع مناطق لعب ثلجية كاملة مع ثلج حقيقي منقول من Mt.Bullet، وألعاب نارية، وبرنامج مسرحي نابض بالحياة. أصبح التخطيط لهذا الحدث المعقد أكثر سلاسة مع OnePlan، مما يمكّن الفريق من إدارة الخدمات اللوجستية بكفاءة وضمان تجربة مذهلة لجميع الحاضرين.
تخطيط أفضل للحدث
التأمل فيهم OnePlan الرحلة، يشارك باتريك ماجين، "OnePlan يمكن وصفه بسهولة بأنه حلم منظمي الفعاليات. لديك جميع الأدوات اللازمة لعرض فعاليتك بوضوح - يتم إعداد مخططات موقع أفضل في وقت أقل مع إتاحة المزيد من الوقت لإبهار الحضور!
OnePlan لقد أحدثت تحولًا في تخطيط الأحداث داخل مجلس مدينة داندينونج الكبرى، حيث وضعت أداة قياسية جديدة لاستخدامها في التخطيط. تبني OnePlan توضح وحدة المهرجانات والفعاليات التابعة لمجلس مدينة داندينونج منهج التفكير المستقبلي لتخطيط الأحداث المجتمعية. ومن خلال الاستفادة من الأدوات المبتكرة، لم يتمكن الفريق من تعزيز الكفاءة التشغيلية فحسب، بل قام أيضًا بتحسين تجربة المجتمع، مما جعل كل حدث آمنًا وناجحًا.