تُعدّ بطولة آر بي سي هيريتدج برعاية بوينغ واحدة من أبرز فعاليات جولة PGA. تُقام البطولة سنويًا في شهر أبريل في ملعب هاربور تاون للغولف بجزيرة هيلتون هيد، بولاية كارولاينا الجنوبية، وتستقبل حوالي 120,000 مشارك خلال أسبوع البطولة. وتتولى مؤسسة هيريتدج كلاسيك، وهي فريق صغير مسؤول عن تخطيط وتنفيذ جميع جوانب هذه البطولة التي تُعدّ من أكثر فعاليات الغولف تعقيدًا من الناحية اللوجستية، مهمة تنظيمها.
على عكس العديد من الأحداث الرياضية الكبرى، لا تُقام بطولة آر بي سي هيريتدج في مكان مفتوح واحد. فملعب هاربور تاون للغولف عبارة عن ملعب غولف مُدمج في منطقة سكنية، حيث تصطف المنازل على جانبي كل حفرة. وهذا يُشكّل تحديًا تخطيطيًا فريدًا، يتطلب وضع البنية التحتية، ومساحات الضيافة، والمرافق، ومنشآت البث، والمناطق التشغيلية بعناية فائقة ضمن مساحة محدودة ومتغيرة باستمرار.
كما يوضح كادن جانزن، منسق العمليات في مؤسسة هيريتدج كلاسيك، "ليس لدينا بالضرورة المساحة المعتادة حيث توجد مساحة مفتوحة كبيرة واحدة. نحن ملعب غولف تحيط به المنازل من كلا الجانبين في كل حفرة"، كما يقول، "لذا عندما يتعلق الأمر بالبناء والتجهيز وكل شيء، فقد يكون الأمر أكثر صعوبة بعض الشيء".
يُعدّ حجم هذا التحدي هائلاً. ففي كل عام، تُشيّد المؤسسة ما يقارب 200,000 ألف قدم مربع من الهياكل المؤقتة على امتداد الملعب، أي ما يعادل مساحة أكثر من ثلاثة ملاعب ونصف لكرة القدم الأمريكية. وتستغرق عملية البناء أربعة أشهر، بينما يتوسع فريق العمل الذي يعمل على مدار العام، والذي يتألف من 14 موظفاً فقط، ليصل إلى حوالي 2,000 شخص خلال أسبوع البطولة، بمن فيهم ما يقارب 1,800 متطوع إلى جانب عشرات المقاولين والموردين المتخصصين.
يتطلب تنسيق هذا المستوى من النشاط أكثر من مجرد خطط تفصيلية. فهو يستلزم وجود مصدر واحد موثوق للمعلومات يمكن مشاركته بسهولة بين الفرق الداخلية والموردين والسلطات وأصحاب المصلحة التجاريين، ويتولى هذا الدور الآن... OnePlan.
التحديات
قبل اعتماد OnePlanكانت معلومات التخطيط موزعة على العديد من الرسومات الحاسوبية والصور والوثائق. بالنسبة لفريق يتحمل فيه كل فرد مسؤولية المكان بأكمله، تسبب هذا التشتت في احتكاك مستمر في الحفاظ على اتساق الخطط وتحديثها.
يصف كادن الواقع بوضوح قائلاً: "أنا ألمس كل شبر من الملعب. رئيسي يلمس كل شبر من الملعب. فريق المبيعات لدينا يلمس كل شبر من الملعب"، مضيفاً أن "جميعنا منخرطون في كل شيء".
"قبل OnePlanكان الأمر أشبه بإدارة مليون ملف منفصل لمجرد تنظيم حدث واحد.
كادن جانزن،
منسق العمليات، مؤسسة التراث الكلاسيكي
في غياب رؤية مشتركة ومباشرة للحدث، كان البائعون بحاجة متكررة إلى توضيحات بشأن التصاميم ومواقع البنية التحتية والتغييرات في الموقع. واعتمد كل من مزودي الطاقة والتكييف، وفرق الاتصالات، وطواقم البث التلفزيوني، ومقاولي الكهرباء، ومزودي خدمات الصرف الصحي على فريق العمليات، مما أدى إلى تدفق مستمر من المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني طوال دورة التخطيط.
أضافت عملية الحصول على التصاريح طبقة أخرى من التعقيد. كانت الخطط المقدمة إلى بلدة هيلتون هيد، إلى جانب سلطات الإطفاء والطب، تُشارك عادةً كوثائق ثابتة تتطلب في كثير من الأحيان شرحاً إضافياً.
مع تطور البطولة، أصبح الحفاظ على الدقة أكثر صعوبة. بعد مشروع ترميم الملعب الذي استمر ستة أشهر، بدأت حتى التغييرات المادية الصغيرة تؤثر على افتراضات التخطيط.
"عندما تتوقف عن العمل لمدة ستة أشهر، تتغير الكثير من الأشياء"، يوضح كادن. "نحن نبني حول الأشجار ونأخذها في الاعتبار، وعندما تتحرك شجرة لمسافة خمسة ياردات أو نحو ذلك، فقد يعيق ذلك المكان الذي نبني فيه بالضبط."
أصبح الحفاظ على دقة الرسومات عملية مستمرة من التحديثات والمراجعات والتواصل.
"من الناحية التشغيلية، ربما تمكنا من إلغاء ما يقرب من 1,000 مكالمة هاتفية ورسالة بريد إلكتروني مجتمعة باستخدام OnePlan"
كادن جانزن،
منسق العمليات، مؤسسة التراث الكلاسيكي
مصدر واحد موثوق لتخطيط البطولات
صادف كادن لأول مرة OnePlan عن طريق شقيقه، الذي يعمل أيضاً في مجال بطولات الغولف. بعد رؤية المنصة، شعرنا بأنها مناسبة لنا تماماً. يقول: "شعرت أنها ضرورية لنا، ولذلك انضممنا إليها". OnePlan قبل عامين.
ومنذ ذلك الحين، OnePlan أصبحت منصة التخطيط المركزية للبطولة، حيث تجمع بين تخطيطات المواقع، وتخطيط البنية التحتية، وتنسيق الموردين، والحصول على التصاريح، والتخطيط التجاري في مكان واحد.
إحدى القدرات التي يُقدّرها كادن بشدة هي إمكانية استيراد صور الطائرات المسيّرة ودمجها. وبما أن ملعب الغولف يقع بجوار مكاتب المؤسسة مباشرةً، فبإمكانه التقاط صور جوية مُحدّثة وتحميلها إلى OnePlanوتعديل الخطط فوراً مع تغير الظروف.
ويوضح قائلاً: "إن القدرة على دمج لقطات الطائرات بدون طيار بنفسي، وعدم الاضطرار إلى الاتصال بكم ثم الانتظار، والقدرة على تغيير حجمها والبدء بنفسي، كانت أكبر مساعدة، لأنني أستطيع فعل شيء ما على الفور".
بالإضافة إلى استيراد ملفات التصميم بمساعدة الحاسوب (CAD) ومخطط الموقع الرقمي المحدث باستمرار، تحتفظ المؤسسة الآن بتمثيل دقيق للمكان على مدار العام، حتى مع قيام أعمال الترميم وتغييرات البنية التحتية والتطوير طويل الأجل بإعادة تشكيل الموقع.
يتجاوز تأثير ذلك العمليات التشغيلية بكثير. تستخدم فرق المبيعات OnePlan لتصور مساحات الضيافة والرعاية للعملاء المحتملين، بينما يمكن للبائعين والمقاولين والسلطات الحكومية الوصول إلى نفس التصاميم المحدثة من خلال روابط للعرض فقط.
بدلاً من الاعتماد على لقطات الشاشة أو ملفات PDF أو المستندات الثابتة، يمكن لأصحاب المصلحة استكشاف الخطة المباشرة مباشرة، مما يلغي الحاجة إلى العودة إلى العمليات للحصول على توضيحات.
"بالنسبة لحدث يستلزم ما يقرب من 200,000 ألف قدم مربع من البنية التحتية وأكثر من 10 أميال من السياج، فإن امتلاك OnePlan لأن المنصة التشغيلية الحية ليست ترفاً، بل ضرورة.
كادن جانزن،
منسق العمليات، مؤسسة التراث الكلاسيكي
خطة واحدة، لكل أصحاب المصلحة
مع OnePlan بفضل هذا النظام، تعمل مؤسسة هيريتدج كلاسيك الآن من خلال خريطة واحدة يتم تحديثها باستمرار للحدث بأكمله. وقد غيّر هذا التحول ليس فقط طريقة تبادل المعلومات، بل طريقة عمل النظام البيئي بأكمله المحيط بالبطولة.
يعمل الآن جميع أفراد الفريق، بدءًا من فريق العمليات الدائم وصولًا إلى الموردين الجدد في الموقع، من نفس بيئة العمل المباشرة. لم تعد فرق الطاقة والتكييف، وفرق الاتصالات، ومشغلو البث، ومقاولو الكهرباء، ومقدمو خدمات الصرف الصحي يعتمدون على المخططات المطبوعة أو لقطات الشاشة القديمة. بل أصبح بإمكانهم الوصول إلى منصة مشتركة. OnePlan قم بربط المسار والتنقل فيه ضمن سياقه.
أدت هذه الشفافية إلى تقليل التنسيق اليومي بشكل كبير. فالأسئلة التي كانت تستدعي في السابق إرسال رسائل بريد إلكتروني أو إجراء مكالمات هاتفية، يتم حلها الآن غالباً على الفور في الموقع، ببساطة لأن الإجابة موجودة بالفعل في الخطة.
بالنسبة لفريق مكون من 14 شخصًا فقط يشرفون على عملية تتوسع لتشمل حوالي 2,000 شخص خلال أسبوع البطولة، كان التأثير كبيرًا. يقول كادن: "ربما تمكنا، نحن الثلاثة، من تقليل ما يقارب 1,000 مكالمة هاتفية ورسالة بريد إلكتروني سنويًا".
كما أصبحت عملية الانضمام أكثر سلاسة بشكل ملحوظ. ففي إحدى الحالات، وصل مورد جديد تمامًا لأنظمة الطاقة والتكييف إلى الموقع دون أي خبرة سابقة في هاربور تاون، وتمكن من العمل بشكل مستقل على الفور تقريبًا.
"نحن نعمل على هذه الملكية على مدار السنة ونعرفها معرفة تامة." OnePlan "يسمح ذلك للبائعين بالوصول في اليوم الأول بنفس الفهم".
كادن جانزن،
منسق العمليات، مؤسسة التراث الكلاسيكي
يوضح كادن قائلاً: "أنا من أشرف عليهم، ولم تكن هناك أي مكالمات هاتفية تقريباً. لقد أعطيتهم الرابط وبعض التصاميم الأخرى التي كانوا بحاجة إليها، وتمكنوا من استخدامها."
إصدار التصاريح ومواءمة السلطات
تمتد نفس الرؤية المشتركة إلى إصدار التصاريح والتنسيق بين السلطات العامة.
بدلاً من تقديم مستندات ثابتة وإرشاد أصحاب المصلحة يدويًا خلال عملية التوجيه والتحديد، تقوم المؤسسة الآن بمشاركة نسخة حية للعرض فقط من الموقع مع مدينة هيلتون هيد وسلطات الإطفاء والطب ذات الصلة.
يستطيع المخططون والمهندسون أن يروا بدقة كيف يتم وضع الهياكل، وكيف تتدفق طرق الوصول، وكيف تتصل المناطق عبر المسار دون الحاجة إلى شرح إضافي.
سيستخدمون OnePlan ويوضح كادن قائلاً: "وأن نربط كل شيء ببعضه، مما يسمح لنا بعدم الجلوس هناك والسير معهم خطوة بخطوة، وإخبارهم بالضبط بمكان وجود الأشياء".
ما كان في السابق عملية موافقة متبادلة أصبح الآن حوارًا بصريًا مشتركًا قائمًا على مصدر واحد للحقيقة.
التخطيط التجاري والظهور الإعلامي
أما على الصعيد التجاري، فقد أعادت نفس البيئة الحية تشكيل طريقة بيع الرعاية والضيافة.
بدلاً من عرض آثار مجردة على خرائط ثابتة، يمكن لفريق المبيعات أن يرشد العملاء من خلال عرض دقيق نسبيًا ومرجعي جغرافيًا للدورة التدريبية نفسها.
لم تعد مساحات الضيافة مجرد مربعات على مخطط، بل أصبحت مواقع حقيقية قابلة للاستكشاف ضمن نطاق الفعاليات الأوسع. يستطيع العملاء فهم الحجم والاتجاه وخطوط الرؤية في سياقها بدلاً من تفسير رسم ثنائي الأبعاد.
كما يقول كادن، فإن السماح لهم "بعرض نموذج تصميم بمساعدة الحاسوب دون إرهاقهم بنموذج كامل" قد جعل المحادثات أسهل بكثير. ويضيف أن "عرض كيفية قيامنا بذلك بشكل مبسط" OnePlan "إنه عون كبير."
والنتيجة هي محادثة تجارية أكثر ثقة واستنارة، حيث يفهم أصحاب المصلحة على الفور قيمة وموقع مساحتهم.
ميزات تُبقي الحدث مستمراً
إن ما يدعم هذا التحول ليس قدرة واحدة، بل مجموعة من الأدوات التي تسمح لمكان يتطور باستمرار بالبقاء دقيقًا وقابلًا للاستخدام وسهل التفسير.
تضمن عمليات استيراد ملفات التصميم بمساعدة الحاسوب (CAD) إمكانية إدخال المخططات الهيكلية والمعمارية مباشرةً إلى بيئة العمل الفعلية دون فقدان الدقة. كما تتيح صور الطائرات المسيّرة للفريق تحديث عرض الموقع بالكامل كلما طرأت تغييرات على أرض الواقع، وهو أمر بالغ الأهمية لموقع يتطور باستمرار من خلال الترميم والتعديلات الموسمية وإعادة التطوير.
يقول كادن: "لا يتم تحديث خرائط جوجل والخرائط الأخرى كل ستة أشهر، بل يتم تحديثها كل سنتين تقريبًا، أو أن الخرائط التي يتم تحديثها سنويًا ليست بجودة عالية. لذا، فإن القدرة على إجراء أي تغيير بنفسي وبسرعة عند حدوثه، أصبحت أهم ميزة."
إلى جانب ذلك، تُضفي مكتبة العناصر وضوحًا على تخطيط البنية التحتية المعقدة. فبدلاً من استخدام كتل عامة، يمكن للفريق وضع عناصر محددة للخيام والمنصات والسلالم والمصاعد وأنظمة الطاقة والاتصالات والصرف الصحي، مما يجعل التصاميم مفهومة فورًا لأي شخص يطلع عليها.
"ليس الأمر مجرد وضع كتلة هناك، بل القدرة على تحديد الأشياء، وصولاً إلى المصعد"، يوضح كادن.
حتى الأداء يلعب دوراً. فمع التحديثات المستمرة خلال فترة بناء مدتها أربعة أشهر، تصبح سرعة الاستجابة أمراً بالغ الأهمية وليس اختيارياً.
ويقول: "أكثر ما يعجبني فيه هو عدم وجود أي تأخير عند تحريك الخريطة. إنه سريع الاستجابة والتحميل للغاية."
أساس مشترك لما سيأتي لاحقاً
تساهم هذه القدرات مجتمعة في إزالة الاحتكاك بين الفرق التي كانت تعمل تقليديًا بشكل متوازٍ.
لم تعد أقسام العمليات والمبيعات والموردين والسلطات تعمل بناءً على وثائق منفصلة وتسعى لحل الخلافات بعد وقوعها. بل أصبحت تتفاعل مع بيئة حية واحدة، كلٌّ من خلال منظوره الخاص، ولكنها تستند دائماً إلى نفس المصدر الأساسي للحقيقة.
بالنسبة لمؤسسة التراث الكلاسيكي، أصبح هذا التوافق أمراً أساسياً. فهو يقلل من الازدواجية، ويزيل الغموض، ويضمن أنه عندما يتغير شيء ما، كما يحدث حتماً، لا يلزم سوى تحديثه مرة واحدة فقط ليكون مفهوماً في كل مكان ذي أهمية.
يلخص كادن مستوى التكامل هذا ببساطة قائلاً: "لديّ بعض علامات التبويب على جهاز الكمبيوتر الخاص بي التي لا أغلقها و OnePlan "هو واحد منهم."
ومع استمرار تطور الحدث، بدءًا من التعديلات السنوية على المسار وصولًا إلى إعادة تطوير المنتجع المجاور للمكان على مدى عدة سنوات، OnePlan يوضح كادن أن الأمر أصبح أكثر من مجرد أداة تخطيط، فهو الآن الطبقة التشغيلية التي تدعم كيفية تصميم وبيع وتقديم أحد أكثر أحداث جولة PGA تعقيدًا عامًا بعد عام.
هل أنت مستعد لتقليل أكثر من 1,000 مكالمة ورسالة بريد إلكتروني في فعاليتك القادمة؟ انظر OnePlan في العمل و احجز عرضًا توضيحيًا مع أحد أعضاء فريقنا >