在澳大利亚墨尔本东南部的大丹德农市，节日和活动团队举办社区活动和庆祝活动。他们的团队由 5 名成员组成，负责规划和执行吸引当地和区域人群的动态活动。
节日和活动团队组织各种活动，从吸引大约 7,500 名参与者的基斯伯勒大型野餐，到吸引多达 33,000 名参与者的盛大斯普林维尔雪节。活动范围多种多样，包括颁奖典礼、电影放映以及圣诞颂歌和除夕烟花等节日庆祝活动。
成功的活动需要什么
这种规模的活动策划需要与多个利益相关者进行细致的协调。该团队与议会各部门密切合作，包括交通运输管理、环境健康、建筑服务以及风险和应急管理等。维多利亚警察局、国家消防局和当地社区组织等外部合作伙伴也是活动成功不可或缺的一部分。
对于节庆和活动官员帕特里克·马吉恩 (Patrick Magean) 及其团队来说，活动的成功不仅仅取决于出席人数。它涉及实现既定目标、接收与会者的积极反馈、从之前的活动中取得改进以及供应商、合作伙伴和赞助商的满意度。与大墨尔本地区其他活动策划单位的定期反馈和基准测试有助于他们保持创新并响应社区需求。
“你希望你的活动能吸引大量的观众。你希望它是一项好的投资，能为当地带来效益，但你也希望活动能逐年发展壮大，”帕特里克·马金谈到成功的活动时说道。“在我们的活动策划中，我们设定了一些目标，无论是吸引五个不同的文化团体、六家不同的企业，还是八个不同的社区组织，因为这才是真正回馈社区的意义所在。”
大丹德农团队还强调了调查和利益相关者反馈在评估活动成功方面的重要性。 “我们还通过当天的调查以及所有利益相关者的一般反馈来评估他们对活动的参与程度以及他们是否喜欢活动。我们很多活动的反馈率都高达 90%。”
规划地方政府活动的挑战
领养前 OnePlan，该团队使用 Microsoft Word 或 PDF 等工具，其中包含活动现场的图像，他们会在其中添加符号来标记基础设施。该团队在使用这些方法时面临着许多挑战：
过时且不准确的地图：
他们使用的站点计划没有显示最新的更改，通常包括不再存在或已更改的功能或基础设施。
地图不按比例绘制的困难：
很难确定哪些设施适合活动场地。如果不进行多次现场考察，就很难准确地布置活动所需的基础设施，这增加了额外的成本和延误。
无法清楚标记紧急位置：
以往的规划方式无法准确标注失踪儿童点、事件控制、急救、车辆通道、紧急疏散等关键事件区域的位置，这些区域对安全和安全至关重要。运营成功。
非专业活动策划工具：
布局规划工具的微小调整（例如在 Microsoft Word 中移动小对象）可能会导致整个文档中断和不一致，从而使规划过程复杂化。
地点 OnePlan 进来
大丹德农市认识到传统的活动策划方法在数字世界中已经过时，并且正在寻找一种创新的方式来规划活动。 OnePlan 改变了丹德农市议会规划和执行活动的方式。
总体而言，活动团队通过使用 OnePlan。该平台提供：
- 准确且最新的场地规划， 通过确保必要基础设施的精确放置和 GPS 点来节省资金。
- A 现场访问频率显着减少，腾出时间来完成其他关键任务。
- 增强利益相关者关系，承包商对所提供的站点地图的清晰度表示赞赏。
- 改善与紧急服务部门的协调，特别是在规划和执行安全烟花燃放方面。
“我们用过 OnePlan 在过去的一年里，这确实是有益的，”帕特里克说。我们使用的一个很棒的工具是划分区域，因为这些地图会提供给我们所有的承包商和摊主，甚至地图的一个版本也会向公众发布。”
该团队还发现了价值 OnePlan的智能计算器工具，例如测量面积。
“对于我们的除夕夜烟花表演，我们需要设置一个安全禁区，并且 OnePlan的测量工具非常宝贵。它使我们免于进行大量实地考察或使用不准确的地图。”
帕特里克·马吉安
大丹德农市节日和活动官员
他们日历上的下一个重大活动是 Springvale Snow Fest，这是一场全天活动，设有雪地游乐区，配有从子弹山运来的真雪、烟花和充满活力的舞台节目。这场复杂的活动的策划变得更加顺利 OnePlan，使团队能够有效地管理物流并确保为所有与会者提供精彩的体验。
更好的活动策划
反思他们的 OnePlan 帕特里克·马吉恩 (Patrick Magean) 分享道：“OnePlan 简直就是活动策划师的梦想。您拥有所有工具，可以清晰地展示您的活动——在更短的时间内创建更优质的场地规划，从而有更多时间打造令人惊叹的效果！
OnePlan 改变了大丹德农市议会的活动规划，为规划制定了新的标准工具。领养 OnePlan 丹德农市议会节日和活动部门的项目展示了社区活动规划的前瞻性方法。通过利用创新工具，团队不仅提高了运营效率，还改善了社区体验，使每场活动都安全、成功。