弗吉尼亚州特殊奥林匹克运动会 (SOVA) 是全球特殊奥林匹克运动会的一部分，全年为智力障碍运动员提供体育训练、比赛和社区活动。该组织的活动丰富多彩，从充满活力的州级锦标赛到社区筹款活动，旨在庆祝运动员的能力和成就，同时凝聚各界人士支持其使命。
正如SOVA健身与活动总监凯西·乔伊斯解释的那样，该组织每年举办众多活动，服务数千名参与者和观众。“我们这些活动的最低服务人数为1,000人，通常至少在4,000到5,000人左右，具体取决于活动、活动地点和场地，”她说。
SOVA的活动涵盖节目策划和筹款两方面。凯西强调了该组织独特的做法：“我们利用了 OnePlan 无论是筹款活动还是比赛活动，对于非营利组织来说，双方都能从同一款软件或流程和协议中受益，这真的很有趣，而且也相当难得。”
有两个活动可以体现这种规模：夏季运动会、SOVA州锦标赛，以及“北极熊跳水”——一项筹款活动，参与者会跳入冰冷的北大西洋海水中。凯西指出：“我们看到大约有5人冲进大西洋！我们大约25%的运营费用，我认为可能更高一些，都来自这项活动。”
尽管SOVA开展着如此大规模的行动，但它仍然依靠一支规模很小的内部团队和一个志愿者网络。“我们的策划团队其实很小，我们真正依赖的是志愿者，”凯西补充道，这凸显了该组织的草根性质。
痛点 OnePlan
领养前 OnePlanSOVA 的活动策划工作分散且耗时。各个部门各自为政，使用不同的工具进行地图绘制和后勤保障。Casey 回忆道：“我们各自为政，各个部门、团队或职责范围之间缺乏沟通，而且我们都在使用不同的工具——Photoshop、Illustrator、InDesign。”
这种缺乏整合造成了混乱、重复劳动和效率低下。例如，志愿者签到区域通常同时负责体育和非体育活动，出现在多张地图上。
由于依赖多种工具，与供应商和志愿者共享计划也变得十分繁琐。帐篷供应商负责在大型校园内搭建数十顶帐篷，他们之前只能收到来自多个渠道的汇总地图。“我开始注意到，在帐篷搭建方面，情况很容易变得混乱。我们掌握的信息相互重叠，而且彼此的工作进展也难以了解，”凯西指出。
像夏季奥运会这样的户外大型活动需要对帐篷、舞台和志愿者区域进行精确测量。凯西描述了这一繁琐的过程：“我会带着测量尺到校园，把测量结果发短信给自己，等我回来的时候，我都记不清哪个地方是50英尺，哪个地方是54英尺了。”
总的来说，规划过程耗时费力，压力巨大，而且容易出错。正如凯西所说，“地图应该为我们服务，而不是我们为数据服务。”
寻找更好的规划方法
由于对现有流程感到不满，弗吉尼亚州特殊奥林匹克运动会开始探索整合各部门工作的解决方案。凯西回忆起这一切是如何开始的：“我收到了一封关于……”的电子邮件 OnePlan 我心想，何乐而不为呢？于是我跟团队一起参加了一个演示，看看这到底是怎么回事。
演示结束后，凯西联系了另一支已经在使用该设备的特殊奥林匹克运动队。 OnePlan“我与另一个州特奥队的一位联系人见了面——他们只是把它用作标牌，但他们非常喜欢。这让我想到，如果它对他们有效，那么它在我们这里也能大规模应用。”
团队很快意识到，可以将项目和发展两个方面整合到一个灵活的系统中。凯西解释说：“在非营利组织中，使命部门和发展部门经常使用不同的语言，运作方式也不相同。” OnePlan 看到它在筹款和比赛活动中的运作方式真的很棒。”
成本考量也很重要。正如凯西所说：“我们是非营利组织，所以投资回报率至关重要。要么整个团队都支持，要么我们就做不成。如果开发部门能用它来筹款，编程部门能用它来举办比赛，那么这项投资就值得。”
自从采用 OnePlan该平台已被用于举办多场大型活动。凯西强调了其易用性和多功能性：“在非营利组织工作中，很少有系统能如此完美地适应多个团队的需求。”
让团队合作更轻松
弗吉尼亚州特殊奥林匹克运动会的规划涉及多个利益相关方：项目经理、开发团队、志愿者和供应商。 OnePlan每个人都可以访问按比例缩放的活动布局可视化地图，从而对物流产生共同的理解，消除混乱。
凯西强调了这对供应商协调的影响：“我们向帐篷公司发送所有帐篷、桌椅的只读链接。我们有超过30个不同尺寸的帐篷，这非常有帮助。每个人都能清楚地了解摆放位置，从而减少了搭建错误。”
该平台的灵活性也使得赛事不同环节之间的过渡管理变得顺畅无阻。例如，夏季奥运会开幕式需要搭建舞台，之后田径比赛需要拆除该舞台。 OnePlanCasey 的分层功能允许只向安装团队显示相关的安装方案，同时在需要时向大学工作人员提供完整的方案。
凯西解释说：“隐藏功能非常实用。我有一个‘开幕式’文件夹，在分享比赛设置说明时，我可以把它隐藏起来。它既简单又高效。”
通过为所有利益相关者提供单一的信息来源， OnePlan 简化了协作流程，提高了清晰度，并确保活动从筹备到执行顺利进行。
创新中心 OnePlan 让生活更轻松
OnePlan 它改变了弗吉尼亚州特殊奥林匹克运动会的活动策划方式，其功能可以节省时间、减少错误并改善协调。
比例尺地图和物体放置工具省去了繁琐的手动测量，让每个帐篷、椅子和摊位的摆放位置都清晰可见。“一切都准确无误，而且很容易想象——我再也不用手动测量或猜测距离了，”凯西说道。
实时更新场地规划图也增强了协作。志愿者、工作人员和供应商可以即时查看和更新规划图，确保现场所有人员步调一致。“能够随时更新地图大大简化了现场协调工作。如果有临时变动，每个人都能立即看到，”凯西解释道。
历史地图和已保存的布局图使重复举办的活动更容易规划，可以借鉴往年的经验教训。对于夏季奥运会等备受瞩目的活动，清晰的视觉方案可以降低风险，确保各方清楚职责和岗位安排。“避免出现‘他说，她说’的争论真是太好了。我们提供地图，错误一目了然，纠正措施也简单明了，”凯西补充道。
这些功能共同简化了计划流程，最大限度地减少了错误，并使团队能够自信地执行复杂的活动。
节省大量时间 OnePlan
与 OnePlan凯西和她的团队将原本压力巨大、分散无序的赛事策划流程，转变为精简高效的协作模式。该平台节省了员工时间，减少了错误，使团队能够专注于为运动员和观众打造卓越的体验。
“节省的时间是原来的十倍。以前我们需要花好几天时间手工测量和绘制地图，现在只需在平台上花费几个小时甚至几分钟。这降低了压力和风险，让我们能够专注于提升与会者的体验，”凯西说道。“第一次确实需要投入更多精力，但每年都能获得丰厚的回报。今年的夏季运动会应该会很顺利，因为很多工作都已经完成。”
这些效率提升带来了可衡量的影响：SOVA 现在通过减少员工时间、减少设置错误和简化供应商协调，每次活动节省了大约 20 小时和 1,000 美元。
通过将规划、沟通和历史数据整合到一个平台上，SOVA 现在拥有了一个能够随着其活动发展而不断扩展的工具。Casey 总结道：“没有什么比降低风险、减轻压力和节省时间更重要的了。五年、十年后，当我们回首往事时，我们会问自己，以前没有集成地图系统，我们是如何进行规划的。”
对未来充满期待
与 OnePlan弗吉尼亚州特殊奥林匹克运动会获得了一套规划系统，该系统不仅能够支持当前的赛事，还能随着未来的发展而扩展。该平台的集成功能使团队能够总结经验教训、保存历史布局并将其应用于即将举办的赛事，从而为持续改进奠定基础。
除了提高运营效率外，该系统还增强了透明度和问责制，确保从志愿者到外部供应商的所有利益相关者都清楚自己的责任。
展望未来，SOVA团队很高兴能继续进行规划。 OnePlan凯西相信，该平台将支持更多雄心勃勃的赛事，并帮助赛事组织者为运动员和观众带来卓越的体验。他总结道：“我绝对会推荐这个平台。” OnePlan 对所有人来说都是如此。它让我们的计划制定更加顺畅、快捷，也大大减轻了压力——我无法想象回到过去的样子。”
图片来源：弗吉尼亚州特殊奥林匹克运动会
想在下次活动中节省时间、减轻压力吗？看看如何做到 OnePlan 可以为贵公司工作 预约与我们团队成员的演示 >