De North Texas Tribute Jam is een jaarlijks muziekfestival voor fondsenwerving, georganiseerd door de stad Lewisville, ten bate van het Bedtime Rescue-programma van Cloud 9 Charities, dat noodopvang biedt aan gezinnen in nood. Het evenement trekt meer dan 2,000 bezoekers om 10 uur lang non-stop muziek te genieten van 9 tribute bands op 2 podia.
Cloud 9 Charities leidde het initiatief, in samenwerking met Daren Watkins, Events Manager voor de stad Lewisville. Het was een evenement dat nauwkeurige planning vereiste en super soepel werd uitgevoerd door evenementenorganisator Evelin Costa die de on-site operations, artiestenmanagement, marketing en meer leidde. Ze gebruikte OnePlan om de logistiek te stroomlijnen en de efficiëntie te verbeteren voor haar en een toegewijd team.
"Het organiseren van een evenement zo ambitieus als de North Texas Tribute Jam was geen geringe prestatie. Het was een dag vol opwinding en planning vereiste precisie en teamwork", zegt Evelin.
“Als organisator wist ik dat het organiseren van een evenement van deze omvang een zorgvuldige planning en de juiste hulpmiddelen vereiste. OnePlanDe software van maakte een enorm verschil, hielp ons om op de hoogte te blijven van alle bewegende onderdelen en zorgde ervoor dat met elk detail rekening werd gehouden", voegt ze toe.
Soepel verloop met leveranciers, sponsoren en vrijwilligers
OnePlan was Evelins go-to-oplossing voor de planning en uitvoering van het festival: "De site mapping tools stelden ons in staat om de lay-out met gemak te ontwerpen, waarbij we al onze podium-, AV- en productiebehoeften toevoegden, beheerd door CK Productions, en daarnaast kraampjes, foodtrucks, een VIP-ruimte en twee optredengebieden strategisch plaatsten om een naadloze doorstroming voor bezoekers te creëren."
Om de ruim 2,000 bezoekers te bedienen, had de North Texas Tribute Jam 30 verkopers, 4 foodtrucks, 13 sponsors en 130 vrijwilligers. "Op de dag van het evenement verliep alles vlekkeloos", zegt Evelin. "Verkopers kregen duidelijke instructies en de aanwezigheid van een coördinator ter plaatse zorgde ervoor dat eventuele problemen op het laatste moment snel werden opgelost."
Met zoveel bewegende onderdelen die gecoördineerd moeten worden, is Evelin dankbaar voor de aanzienlijke tijdsbesparing en efficiënte planning die OnePlan mogelijk gemaakt. Ze schat dat het haar team bijna 15 dagen, of 3 werkweken, bespaarde, en ook kostenbesparingen opleverde.
"Gebruik makend van OnePlan bespaarde ons minstens 110 manuren,” zegt ze. “Als het handmatig was gedaan, was de planning veel duurder geweest, hadden we extra mensen moeten aannemen die we niet konden betalen en het zou meer tijd kosten.”
Eenvoudigere samenwerking met de gemeenteraad
Een belangrijke factor voor het succesvolle evenement was hoe Evelin haar inzet gebruikte OnePlan om het plannings- en goedkeuringsproces te stroomlijnen met de Stad Lewisville. Ze zegt: "Als liefdadigheidsinstelling was Cloud 9 afhankelijk van vrijwilligers, waaronder ikzelf, die minstens 3 uur per dag gedurende 5 maanden samen met andere bestuursleden bijdroegen. We hadden slechts 2 weken om het af te ronden en in te dienen bij de gemeenteraad, waar OnePlan echt een verschil gemaakt.”
Deze samenwerking van de gemeenteraad omvatte meerdere afdelingen van de stad Lewisville om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden bij het evenement hetzelfde liveplan gebruikten. Deze samenwerking met de lokale overheidsteams in OnePlan bracht extra voordelen voor iedereen met zich mee, waaronder een snellere goedkeuringsprocedure.
Evelin zegt: “Samenwerken met de afdeling Gezondheid en Veiligheid van de stad Lewisville was veel eenvoudiger dankzij OnePlan. Doordat we gedetailleerde plannen voor wegblokkades, crowd control en verkeersmanagement konden delen, kregen we snel en zonder hoofdpijn de benodigde goedkeuringen. En de brandweer en politie hadden een gedrukte versie van de OnePlan kaart!"
De enorme tijdsbesparing die Evelin bereikte, betekende dat ze veel meer tijd kon besteden aan de creatieve kant van de North Texas Tribute Jam. Ze zegt: "We hadden maar vijf maanden om alles te plannen en uit te voeren. JA! OnePlan kwam te hulp en gaf ons heel veel tijd om ons te verdiepen in de marketing van ons opwindende nieuwe evenement!”
Dit was superbelangrijk, want het evenement draaide niet alleen om geweldige muziek, maar ook om iets terugdoen voor de gemeenschap. De opbrengst ging naar het Bedtime Rescue-programma van Cloud 9 Charities, dat elke maand minstens 30 gezinnen in nood helpt door noodopvang te regelen.
"Samenwerken met de afdeling Gezondheid en Veiligheid van de stad Lewisville was veel eenvoudiger dankzij OnePlan. Doordat we gedetailleerde plannen konden delen, kregen we snel en zonder hoofdpijn de benodigde goedkeuringen."
Evelin Costa
Evenementorganisator, North Texas Tribute Jam
Verminder de stress van het plannen van evenementen
De gemeenschap kwam op een geweldige manier samen, met een uitbundig publiek bij de North Texas Tribute Jam dat genoot van de muziek uit de jaren 80 en 90, waaronder headliner 1999 – The Legacy of Prince en Dreams Unwind – A True Stevie Nicks Experience.
Sponsoractivaties werden uitgezet in OnePlan, waaronder zes Ford Car Displays van Sam Pack 5 Star Ford Lewisville, Marty B's die een 360 Selfie Experience biedt en Prime Controls met een interactieve fotocabine. Er waren 30 verkopers op de markt die hun talenten lieten zien, terwijl 4 foodtrucks alles serveerden van klassieke Texas BBQ tot Funnel Cakes en unieke culinaire creaties van ElCucuy Burritos.
"Het was geweldig om te zien hoe maandenlange planning op zo'n positieve manier tot stand kwam", voegt Evelin toe.
"Voor iedereen die een groot evenement plant, kan ik niet genoeg benadrukken hoezeer het hebben van de juiste tools kan helpen," vervolgt Evelin. "Het gebruik van OnePlan bespaarde ons honderden uren, verminderde stress en liet ons focussen op de creatieve en leuke aspecten van het evenement.”
"Als je iets soortgelijks organiseert, hoop ik dat de North Texas Tribute Jam je inspireert om de sprong te wagen en iets onvergetelijks en geweldigs te creëren."
Maak contact met Evelin op LinkedIn.
Voor meer informatie over hoe OnePlan kan u honderden uren planningstijd besparen, boek hier een demo met ons team.