De Berlijnse universiteit HMKW (Hochschule für Medien, Kommunikation und Wirtschaft – University of Applied Sciences) leidt haar studenten op in het plannen van evenementen en heeft hiervan geprofiteerd OnePlan. Waar studenten voorheen evenementen moesten maken met Excel, powerpoint, pen en papier, hebben ze nu praktijkervaring met hetzelfde platform als evenementenprofessionals.
De studenten krijgen van professor Dr. Lorenz Pöllmann de opdracht om een weekendentertainmentevenement naar keuze te ontwerpen. Ze ontmoeten elkaar eerst op de locatie Volkspark Friedrichshain om het evenemententerrein te bekijken, voordat ze beslissen welk type evenement ze willen organiseren – zoals een festival of openluchtbioscoop. De taak vereist dat de leerlingen een beeld krijgen van de omvang van het evenement, het aantal aanwezigen, het entertainment en de beveiliging, voordat ze vervolgens hun plannen maken OnePlan's selectie van kaarten.
Veiligheid en beveiliging is een kernonderwerp voor de planning van de studenten, wat betekent dat ze plannen maken voor slagbomen, in- en uitgangen en personeel. De studenten ontwerpen crowdmanagement binnen OnePlan, inclusief hoeveel mensen er in verschillende zones van het evenement moeten passen om een veilige ervaring te garanderen. Infrastructuur wordt ook op hun evenementenplannen geplaatst, inclusief podia, catering en sanitaire voorzieningen.
OnePlan is fantastisch! Het is erg leuk om met de software te werken."
Deze praktische ervaring maakt de studenten klaar voor succes wanneer ze de universiteit verlaten en aan hun carrière beginnen. De positieve ervaring die gepaard gaat met het ontwerpen van evenementen – inclusief crowdmanagement en het plaatsen van infrastructuur – geeft hen kennis uit de eerste hand van hoe evenementenprofessionals hun werk doen. En de deelfunctionaliteit in OnePlan is bijzonder geliefd, omdat alle studenten hun plannen gemakkelijk met hun docent kunnen delen.
Een van de Event Management-studenten, Tim Waltner, zegt: “OnePlan is fantastisch! Het idee is geweldig en het is echt heel leuk om met de software te werken. Ik ben er zeker van dat veel evenementenplanners de tool in de toekomst met veel plezier zullen gebruiken.”
Voor professor Dr. Pöllmann is het een eenvoudige en effectieve ervaring. Alle plannen staan ter beoordeling in één dashboard en alle studenten hebben dezelfde planningservaring, waardoor de kwaliteit van hun plannen eenvoudig kan worden vergeleken. Bij HMKWDit bespaart tijd en administratief werk bij het trainen van de studenten – een grote verandering ten opzichte van de vorige aanpak waarbij plannen in meerdere formaten zonder consistentie werden ingediend. En voor de studenten biedt het praktische vaardigheden die hen een voordeel geven bij het zoeken naar hun eerste baan in evenementenmanagement.
OnePlan komt ten goede aan teams die elkaar niet op één plek kunnen ontmoeten – zoals het geval is bij de pandemie.”
"OnePlan illustreert hoe digitale transformatie kan worden geïmplementeerd in evenementenorganisaties, omdat complexe plannen efficiënt kunnen worden gemaakt”, zegt prof. dr. Pöllmann.
Hij vervolgt: “De software maakt als cloudoplossing ook het gelijktijdig werken in één document mogelijk. Dit is een belangrijk voordeel voor decentrale samenwerking tussen verschillende belanghebbenden. En – zoals momenteel het geval is bij de pandemie – een voordeel voor teams die vanwege thuiskantoorwerk niet op één plek kunnen samenkomen.”
