De functionele afdeling Event Services, ofwel EVS, van Parijs 2024 werkt nauw samen met de afdeling People Management en andere functionele afdelingen om een uitstekende fanervaring te garanderen tijdens de Olympische en Paralympische Spelen van deze zomer.
We spraken met Orso Porta, hoofd van Event Services bij Parijs 2024, over de manier waarop dit centrale team de activiteiten voor toeschouwers op de wedstrijdlocaties nauwgezet plant.
“Het Event Services-team staat bekend als het gezicht van Parijs 2024. Wij zijn verantwoordelijk voor het bieden van een gastvrije en veilige omgeving voor fans op Olympische en Paralympische locaties.”
Hij vervolgt: “Ons centrale team plant evenementen voor toeschouwers op 32 wedstrijdlocaties in Parijs 2024, evenals de openingsceremonies van de Olympische en Paralympische Spelen.”
Wat zijn de belangrijkste taken van het Event Services-team?
Op elke locatie vervult EVS vijf essentiële rollen om de fanervaring te verbeteren:
- Welkom fans om een onvergetelijke tijd te bezorgen tijdens een wedstrijdsessie
- Stuur fans door de voorkant van een locatie. Toeschouwers raken verdwaald!
- Geef fans de informatie die ze nodig hebben om optimaal te profiteren van hun tijd tijdens een wedstrijdsessie
- Help fans met hun behoeften, zoals ondersteuning op het gebied van toegankelijkheid en mobiliteit
- Ondersteun fans door een zichtbare aanwezigheid te zijn en hen te helpen problemen op te lossen
Hoe Event Services gebruik maakt van OnePlan voor Parijs 2024
Een fundamentele manier waarop EVS gebruik maakt van OnePlan staat voor 'dot planning'. Deze oefening bestaat uit het positioneren van personeel en vrijwilligers op de locatieplannen.
Dit is vooral belangrijk als je kijkt naar de reizen van fans binnen en buiten de locaties. Orso zegt: "De andere belangrijke manier waarop EVS OnePlan is om de routes te traceren die toeschouwers nemen in locaties – en in de directe omgeving – om zit- en kijkgebieden te bereiken. Door de routes te kennen, kan het team bepalen waar teams van vrijwilligers moeten worden geplaatst en hoe de stromen van toeschouwers moeten worden geleid.”
Hij voegt toe: "We verplaatsen ons in de schoenen van de toeschouwer. We beginnen voor de ingang van de wachtrijen van ticketcontrolepunten en het voetgangerscontrolegebied, om vervolgens naar de verschillende zitplaatsen en kijkgebieden voor toeschouwers te gaan, waarbij we over de verschillende verdiepingen werken die toegankelijk zijn voor tickethouders."
De locatiedistricten, buiten het stadion of de arena zelf, zijn belangrijke ruimtes om in te plannen. Orso zegt: "Onze stippen, ons team, zijn buiten locaties geplaatst - ter ondersteuning van de veilige stroom van toeschouwers, evenals beveiligings- en ticketactiviteiten - en natuurlijk binnen alle locaties, op elk verdiepingsniveau, waar tickethouders ook zullen zijn."
Een enorme verbetering voor de planning
Gebruikt door 46 functionele gebieden binnen het organiserend comité, om 49 locaties te plannen, OnePlan bespaart tijd en vermindert de risico's bij de planning van de Olympische en Paralympische Spelen van Parijs 2024.
“Deze manier van plannen is een enorme verbetering ten opzichte van de manier waarop het voorheen werd gedaan”, zegt Orso.
“Het is nu met real-time GIS-kaartsoftware, die alle CAD- en plattegrondbestanden van de locatie heeft geüpload, zodat we eenvoudig de duizenden medewerkers en vrijwilligers die we nodig hebben, kunnen positioneren en bekijken.”
Orso concludeert: “We besparen enorm veel tijd vergeleken met de oude manier van werken met spreadsheets en screenshots.”