De Jockey Club is de grootste paardenraceorganisatie van het Verenigd Koninkrijk en is eigenaar van 15 beroemde renbanen, waaronder Cheltenham, Newmarket, Aintree, de thuisbasis van de Grand National, en Epsom Derby, de thuisbasis van The Derby.
De evenementen- en operationele teams van Epsom Downs Racecourse gebruiken OnePlan om meerdere evenementen gedurende het jaar te plannen en is nu bezig met de planning voor het Betfred Derby Festival 2025.
De Derby is een van de grootste nationale sportevenementen van Groot-Brittannië, waarbij meer dan 100,000 mensen naar Epsom Downs afzakken voor het tweedaagse evenement, terwijl miljoenen mensen wereldwijd op tv kijken. We spraken met Heidi Truman, Abby Pettit en Hannah Carter om te horen hoe ze grootschalige racefestivals efficiënter plannen dankzij OnePlan's software voor evenementenlocatieplanning.
Van wekenlange planning naar slechts enkele dagen
Het Betfred Derby Festival 2025 is hét hoogtepunt van het komende jaar op Epsom Downs. Een evenement van deze omvang vereist een nauwkeurig, gebruiksvriendelijk en visueel planningsplatform dat ervoor zorgt dat alle teams met één betrouwbare bron van informatie werken. "Vroeger planden we evenementen met afbeeldingen en screenshots die we in PowerPoint zetten en waar we rode en witte lijnen overheen trokken. We namen luchtfoto's van het voorgaande jaar en tekenden daarop de route. Het was heel eenvoudig", zegt Abby, evenementenmanager bij de Jockey Club.
"We zouden nooit de werkelijke omvang van de site weten en zouden alleen maar gokken op afmetingen. Het zou weken, zelfs maanden duren om het op die manier te doen," vervolgt ze.
De Epsom Derby wordt elk jaar in juni gehouden en de planning voor het evenement van het volgende jaar begint in september. Evenementmanager Hannah Carter zegt OnePlan heeft de manier waarop hun team nu het evenement plant, compleet veranderd: "Op de oude manier kostte het weken en weken aan planning om alles bij elkaar te krijgen, het heen en weer te sturen, wijzigingen aan te brengen en weer opnieuw te beginnen.
"Naar OnePlan Het is zo gemakkelijk voor ons team om wijzigingen aan te brengen. Nu kunnen we binnen enkele dagen een plan voor het evenement maken met OnePlan en maak voortdurend updates naarmate de planning vordert,” zegt ze. Vergeleken met de voorgaande weken of maanden die het in het verleden kon duren, is dat een aanzienlijke tijdsbesparing die de Jockey Club krijgt door OnePlan.
Eén live masterplan voor 6,000 aannemers
Een belangrijk element in het planningsproces is de samenwerking, zowel intern als extern, om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit. Het Events-team deelt zijn plan met andere operationele teams bij de Jockey Club om feedback te krijgen, voordat het met aannemers wordt gedeeld om ervoor te zorgen dat de nauwkeurigheid van het plan wordt nageleefd voor de opbouw van het evenement.
Heidi Truman, projectmanager bij de Jockey Club, zegt dat het belangrijk is dat aannemers het liveplan zien om de bouw te helpen plannen: "Tijdens de bouw, het live-evenement en de de-rig hebben we ongeveer 6,000 mensen van 80 aannemers die aan de Derby werken. Planning in OnePlan “vermindert onze risico’s, wetende dat alle aannemers volgens hetzelfde plan werken.”
“Het is één enkel levend masterplan – wij behandelen het als het evangelie van de waarheid”, voegt ze toe.
Abby vervolgt: "Het delen van de alleen-lezen-link van ons plan is een geweldige manier om aannemers en leveranciers toegang te geven tot ons plan. We kunnen contact met ze opnemen, eventuele wijzigingen van het voorgaande jaar doornemen en ervoor zorgen dat deze worden opgenomen in hun gedetailleerde bouwschema's."
Zones uitzetten, duizenden objecten en goedkeuring krijgen
Het plan van de Jockey Club voor het Betfred Derby Festival 2025 is ongelooflijk grondig, met meer dan 1,200 geplaatste objecten OnePlan. In de toekomst kunnen ze de Folders-functionaliteit gebruiken om deze objecten te categoriseren en beheren op basis van de verschillende zones op hun locatie. Het evenemententeam onderscheidt elke kaartzone met verschillende kleuren, wat hen vervolgens helpt om specifieke gebieden binnen de zones te plannen, zoals de Tattenham Enclosure, Lonsdale Enclosure en Derby Family Festival.
Hannah zegt: "Zones zijn erg handig voor het plannen van beveiliging, gezondheid en veiligheid, aangezien we meer dan 100,000 mensen op locatie hebben binnen de omheiningen en op The Hill. Het helpt de beveiligingsteams te begrijpen waar ze gevestigd zijn en wat de opdracht is van elke zone, en helpt ons te definiëren wat we in elk gebied nodig hebben. Ervoor zorgen dat St John's Ambulance bijvoorbeeld een personeelswelzijnscabine, stroom en toiletten heeft. De beveiligings- en gezondheids- en veiligheidsteams kunnen dan aangeven of er iets niet klopt op het plan en kunnen het goedkeuren."
Het team kan eenvoudig gegevens op hun plan 'verbergen', afhankelijk van met wie ze de alleen-lezen-link delen. Abby legt uit: "Er zijn in wezen twee verschillende versies van het plan: het Build-plan om aannemers te instrueren waar ze heen moeten, moeten leveren, moeten afleveren, enzovoort, en het Live-evenementenplan dat voornamelijk gaat over voetgangersroutes, stippelplannen, tijdelijke structuren, ingangen en uitgangen, branding en bewegwijzering, en meer. We proberen het allemaal op één plan te leggen."
Dat omvat een groot aantal CCTV-camera's, toiletten, slagbomen, generatoren, PA-luidsprekers en meer, die allemaal nauwkeurig op de plattegrond zijn geplaatst.
Optimaliseren van plannen voor toekomstige evenementen
Door meerdere evenementen te plannen in OnePlan, kan het team hun plannen jaar na jaar optimaliseren. Hannah zegt: "Het maakt ons als team al efficiënter en we blijven leren om het volledige potentieel ervan te benutten.
We krijgen feedback van onze interne en externe teams, wat ons helpt te bedenken wat we de volgende keer moeten veranderen. Voor de Derby kregen we feedback na het evenement van 2024, bijvoorbeeld over hoe druk het op de toiletten was, en die feedback nemen we mee in onze planning voor het evenement van 2025.
Heidi voegt toe: “Het is een belangrijke stap na het evenement dat we de werkelijke resultaten vastleggen en vergelijken met het plan, zodat we elke keer kunnen optimaliseren.”
Buiten de racedagen maakt de Jockey Club gebruik van OnePlan om andere evenementen te plannen, waaronder de 'Epsom on Ice' kerstijsbaan. Heidi en het team kunnen nauwkeurig plannen, de baan opschalen naar een bepaalde omtrek en dan bedenken wat er nog meer in de ruimte past zodat gezinnen ervan kunnen genieten.
"We kunnen nu de customer journey door de hele ruimte uitzetten, inclusief waar we food- en beverage-verkopers moeten plaatsen. Als onze leveranciers CAD-bestanden hebben, kunnen we deze uploaden naar OnePlan “Dus alles is bij elkaar en klopt,” zegt ze.
De bouw van de 'Epsom on Ice'-baan is in volle gang
“En het helpt bij het uitzetten van bewegwijzering rond de parkeerplaats. De ijsbaan is er al meer dan een maand en op sommige avonden organiseren we ook kerstfeestjes, wat betekent dat we andere bewegwijzering moeten activeren en die moeten delen met onze verkeersmanagementteams. We kunnen dat allemaal doen in OnePlan, en maak een plan voor de verschillende opstellingen die gedurende de gehele periode nodig zijn.”
Tijdens hun evenementen en met de plannen die al in uitvoering zijn voor het Betfred Derby Festival 2025, profiteert het Jockey Club-team van OnePlan door een enkele bron van waarheid te bieden voor hun evenementen, zodat ze kunnen garanderen dat interne en externe stakeholders allemaal op één lijn zitten. Zoals Abby het zegt: “OnePlan is onze bijbel geworden voor hoe we elk jaar verdergaan.”
Om te onderzoeken hoe OnePlan kan de planning en het beheer van uw evenement naar een hoger niveau tillen. Probeer het nu gratis uit of boek een demo met ons team.