De RBC Heritage Presented by Boeing is een van de meest prestigieuze Signature Events van de PGA Tour. Het toernooi vindt elk jaar in april plaats op Harbour Town Golf Links op Hilton Head Island in South Carolina en trekt gedurende de toernooiweek ongeveer 120,000 bezoekers. Achter het evenement staat de Heritage Classic Foundation, een klein team dat verantwoordelijk is voor de planning en uitvoering van elk aspect van een van de logistiek meest complexe golfevenementen.
In tegenstelling tot veel grote sportevenementen vindt de RBC Heritage niet plaats op één open locatie. Harbour Town Golf Links is een golfbaan die is aangelegd in een woonwijk, met huizen aan weerszijden van elke hole. Dit zorgt voor een unieke planningsuitdaging, waarbij infrastructuur, horecagelegenheden, nutsvoorzieningen, uitzendfaciliteiten en operationele ruimtes zorgvuldig moeten worden geplaatst binnen een beperkt en voortdurend veranderend gebied.
Zoals Caden Janzen, operationeel coördinator bij de Heritage Classic Foundation, uitlegt: "Wij hebben niet per se de gebruikelijke indeling met één groot open gebied. Wij zijn een golfbaan met huizen aan beide kanten van elke hole," zegt hij, "dus als het gaat om bouwen, inrichten en alles wat daarbij komt kijken, kan het een wat grotere uitdaging zijn."
De omvang van die uitdaging is aanzienlijk. Elk jaar bouwt de stichting bijna 200,000 vierkante voet aan tijdelijke constructies langs het parcours, wat overeenkomt met meer dan drieënhalf American footballvelden. Het bouwproces duurt vier maanden, terwijl een team van slechts 14 medewerkers, dat het hele jaar door actief is, tijdens de toernooiweek uitgroeit tot ongeveer 2,000 mensen, waaronder circa 1,800 vrijwilligers en tientallen gespecialiseerde aannemers en leveranciers.
Het coördineren van een dergelijke hoeveelheid activiteiten vereist meer dan gedetailleerde plannen. Het vraagt om één betrouwbare bron van informatie die gemakkelijk kan worden gedeeld tussen interne teams, leveranciers, autoriteiten en commerciële belanghebbenden, en die rol wordt nu vervuld door OnePlan.
De Uitdaging
Voor adoptie OnePlanDe planningsinformatie was verspreid over meerdere CAD-tekeningen, afbeeldingen en documenten. Voor een team waar iedereen verantwoordelijk is voor de gehele locatie, zorgde die versnippering voor constante wrijving bij het afstemmen en actueel houden van de plannen.
Caden beschrijft de realiteit helder en zegt: "Ik heb overal mee te maken. Mijn baas heeft overal mee te maken. Ons verkoopteam heeft overal mee te maken," en voegt eraan toe: "We zijn allemaal overal bij betrokken."
"Voor OnePlanHet voelde alsof we een miljoen afzonderlijke bestanden moesten beheren om één evenement te organiseren."
Caden Janzen,
Coördinator operationele zaken, Heritage Classic Foundation
Zonder een gedeeld, livebeeld van het evenement hadden leveranciers vaak behoefte aan verduidelijking over plattegronden, de locatie van infrastructuur en wijzigingen op het terrein. Leveranciers van stroom en airconditioning, telecommunicatieteams, tv-ploegen, elektriciens en schoonmaakbedrijven waren allemaal afhankelijk van het operationele team, wat gedurende de hele planningscyclus zorgde voor een constante stroom telefoontjes en e-mails.
De vergunningsprocedure voegde nog een extra laag complexiteit toe. Plannen die werden ingediend bij de gemeente Hilton Head, evenals bij de brandweer en medische diensten, werden doorgaans als statische documenten gedeeld die vaak aanvullende toelichting vereisten.
Naarmate het toernooi vorderde, werd het steeds moeilijker om de nauwkeurigheid te behouden. Na een zes maanden durend project voor de restauratie van het parcours begonnen zelfs kleine fysieke veranderingen de planningsaannames te beïnvloeden.
"Als je zes maanden stil ligt, verandert er veel", legt Caden uit. "We bouwen rondom bomen en houden rekening met bomen, en als een boom vijf meter of zo verschuift, kan dat precies de plek belemmeren waar we iets aan het bouwen zijn."
Het nauwkeurig houden van tekeningen werd een voortdurend proces van updates, herzieningen en communicatie.
"Operationeel gezien hebben we door het gebruik van deze technologie waarschijnlijk zo'n 1,000 telefoontjes en e-mails per dag bespaard." OnePlan"
Caden Janzen,
Coördinator operationele zaken, Heritage Classic Foundation
Eén betrouwbare bron voor toernooiplanning
Caden kwam voor het eerst in aanraking met OnePlan via zijn broer, die ook in de golftoernooienbranche werkt. Nadat ze het platform hadden gezien, was het meteen een schot in de roos. "Ik had het gevoel dat het voor ons noodzakelijk was," zegt hij, "dus we zijn er meteen mee aan de slag gegaan." OnePlan een paar jaar geleden.”
Sindsdien, OnePlan is uitgegroeid tot het centrale planningsplatform voor het toernooi, waar terreinindelingen, infrastructuurplanning, coördinatie met leveranciers, vergunningen en commerciële planning op één plek samenkomen.
Een van de mogelijkheden die Caden het meest waardeert, is de mogelijkheid om dronebeelden te importeren en overlays te plaatsen. Omdat de golfbaan direct naast de kantoren van de stichting ligt, kan hij actuele luchtfoto's maken en deze uploaden naar de website. OnePlanen de plannen onmiddellijk aanpassen als de omstandigheden veranderen.
"Het feit dat ik die dronebeelden zelf kon toevoegen, zonder eerst contact met jullie op te hoeven nemen en te wachten, en dat ik het gewoon zelf kon schalen en ermee aan de slag kon, was enorm handig," legt hij uit, "want ik kon meteen iets doen."
In combinatie met CAD-import en een continu bijgewerkt digitaal terreinplan, beschikt de Stichting nu het hele jaar door over een nauwkeurige weergave van de locatie, zelfs wanneer restauratiewerkzaamheden, infrastructurele veranderingen en langetermijnontwikkelingen het terrein vormgeven.
De impact reikt veel verder dan de operationele processen. Verkoopteams gebruiken OnePlan Om ruimtes voor gastvrijheid en sponsoring te visualiseren voor potentiële klanten, terwijl leveranciers, aannemers en overheidsinstanties allemaal toegang hebben tot dezelfde actuele plattegronden via links die alleen kunnen worden bekeken.
In plaats van afhankelijk te zijn van schermafbeeldingen, pdf's of statische documenten, kunnen belanghebbenden het live plan direct bekijken, waardoor het niet meer nodig is om voor verduidelijking terug te keren naar de operationele afdeling.
"Voor een evenement dat bijna 200,000 vierkante voet aan infrastructuur en meer dan 10 kilometer aan hekken met zich meebrengt, is het hebben van OnePlan Een operationeel platform in de praktijk is geen luxe, maar een noodzaak."
Caden Janzen,
Coördinator operationele zaken, Heritage Classic Foundation
Eén plan, alle belanghebbenden
Met OnePlan De Heritage Classic Foundation werkt nu met één enkele, continu bijgewerkte plattegrond van het hele evenement. Deze verandering heeft niet alleen de manier waarop informatie wordt gedeeld, maar ook de werking van het hele ecosysteem rondom het toernooi beïnvloed.
Iedereen, van het vaste operationele team tot de nieuwe leveranciers op locatie, werkt nu vanuit dezelfde live omgeving. Monteurs voor stroom en airconditioning, telecomteams, omroepmedewerkers, elektriciens en schoonmaakbedrijven hoeven niet langer te vertrouwen op geprinte plattegronden of verouderde schermafbeeldingen. In plaats daarvan hebben ze toegang tot een gedeelde omgeving. OnePlan De cursus koppelen en er in context doorheen navigeren.
Die transparantie heeft een aanzienlijke hoeveelheid dagelijkse coördinatie overbodig gemaakt. Vragen die voorheen aanleiding gaven tot e-mails of telefoontjes worden nu vaak direct ter plekke beantwoord, simpelweg omdat het antwoord al in het plan te zien is.
Voor een team van slechts 14 mensen dat een operatie leidt die tijdens de toernooiweek uitgroeit tot zo'n 2,000 mensen, is de impact aanzienlijk geweest. "Met z'n drieën hebben we waarschijnlijk jaarlijks zo'n 1,000 telefoontjes en e-mails kunnen voorkomen", zegt Caden.
Het onboardingproces is ook aanzienlijk soepeler verlopen. Zo arriveerde er bijvoorbeeld een gloednieuwe leverancier van stroom- en HVAC-systemen op locatie, die geen enkele ervaring had met Harbour Town, maar vrijwel direct zelfstandig aan de slag kon.
"We werken het hele jaar door aan dit pand en kennen het als onze broekzak." OnePlan waardoor leveranciers vanaf dag één met datzelfde begrip kunnen arriveren."
Caden Janzen,
Coördinator operationele zaken, Heritage Classic Foundation
"Ik was degene die de leiding had en er waren vrijwel geen telefoongesprekken", legt Caden uit. "Ik gaf ze gewoon de link en een paar andere lay-outs die ze nodig hadden, en ze konden er meteen mee aan de slag."
Afstemming van vergunningen en bevoegdheden
Diezelfde gedeelde transparantie geldt ook voor vergunningverlening en coördinatie tussen overheidsinstanties.
In plaats van statische documenten in te dienen en belanghebbenden handmatig door het oriëntatie- en plaatsingsproces te leiden, deelt de stichting nu een live, alleen-lezen versie van de locatie met de gemeente Hilton Head en de relevante brandweer- en medische autoriteiten.
Planners en ingenieurs kunnen precies zien hoe structuren zijn gepositioneerd, hoe toegangswegen lopen en hoe zones met elkaar verbonden zijn op het parcours, zonder dat verdere uitleg nodig is.
“Ze zullen gebruiken OnePlan "En alles netjes op orde brengen, zodat we niet stap voor stap met ze hoeven door te nemen en ze precies hoeven te vertellen waar alles zich bevindt," legt Caden uit.
Wat voorheen een heen-en-weergaand goedkeuringsproces was, is nu een gedeeld visueel gesprek geworden, gebaseerd op één enkele bron van waarheid.
Commerciële planning en zichtbaarheid van sponsoring
Op commercieel vlak heeft diezelfde live-omgeving de manier waarop sponsoring en hospitality worden verkocht, veranderd.
In plaats van abstracte contouren op statische kaarten te presenteren, kan het verkoopteam klanten rondleiden door een proportioneel nauwkeurige, georeferentieerde weergave van het parcours zelf.
Horecaruimtes zijn niet langer slechts blokken op een plattegrond, maar echte, begaanbare locaties binnen het bredere evenementenlandschap. Klanten kunnen schaal, oriëntatie en zichtlijnen in de juiste context begrijpen, in plaats van een platte tekening te interpreteren.
Door hen "een CAD-tekening te laten zien zonder ze meteen te overladen met een volledige tekening", zoals Caden het zelf zegt, zijn gesprekken aanzienlijk toegankelijker geworden. Hij voegt eraan toe: "Door ze gewoon te laten zien hoe wij het doen..." OnePlan is een grote hulp.”
Het resultaat is een zelfverzekerder en beter onderbouwd commercieel gesprek, waarin belanghebbenden direct de waarde en positionering van hun ruimte begrijpen.
Kenmerken die het evenement soepel laten verlopen
Aan de basis van deze verschuiving ligt niet één enkele functionaliteit, maar een combinatie van instrumenten die ervoor zorgen dat een voortdurend evoluerende omgeving accuraat, bruikbaar en gemakkelijk te interpreteren blijft.
CAD-import zorgt ervoor dat constructie- en architectuurplannen direct in de live-omgeving kunnen worden geïntegreerd zonder verlies van precisie. Dronebeelden als overlay stellen het team in staat om het volledige beeld van de locatie te vernieuwen wanneer er wijzigingen op de grond plaatsvinden, wat met name waardevol is voor een locatie die evolueert door restauratie, seizoensgebonden aanpassingen en voortdurende herontwikkeling.
"Google Maps en die kaarten worden niet elke zes maanden bijgewerkt," zegt Caden. "Ze worden om de paar jaar bijgewerkt, of de kaarten die wel jaarlijks worden bijgewerkt, zijn niet van de hoogste kwaliteit. Dus de mogelijkheid om zelf snel wijzigingen door te voeren wanneer die zich voordoen, is enorm belangrijk geworden."
Daarnaast zorgt de objectbibliotheek voor meer duidelijkheid bij complexe infrastructuurplanning. In plaats van generieke blokken kan het team herkenbare objecten plaatsen voor tenten, platforms, trappen, liften, energiesystemen, telecommunicatie en sanitaire voorzieningen, waardoor de lay-outs direct begrijpelijk zijn voor iedereen die ze bekijkt.
"Het gaat er niet alleen om een blokkade te plaatsen, maar om objecten te kunnen identificeren, tot aan de lift toe," legt Caden uit.
Zelfs de prestaties spelen een rol. Met constante updates gedurende een ontwikkelperiode van vier maanden is reactiesnelheid cruciaal in plaats van optioneel.
"Het grootste pluspunt vind ik de vloeiende werking wanneer je over de kaart sleept", zegt hij. "Het reageert en laadt razendsnel."
Een gezamenlijke basis voor de toekomst
Al met al zorgen deze mogelijkheden ervoor dat wrijving wordt weggenomen tussen teams die traditioneel parallel aan elkaar opereerden.
Operationele afdelingen, verkoop, leveranciers en autoriteiten werken niet langer met afzonderlijke documenten en moeten achteraf verschillen oplossen. In plaats daarvan communiceren ze met dezelfde actuele omgeving, ieder vanuit een eigen perspectief, maar altijd gebaseerd op dezelfde onderliggende bron van waarheid.
Voor de Heritage Classic Foundation is die afstemming essentieel geworden. Het vermindert dubbel werk, elimineert onduidelijkheden en zorgt ervoor dat wanneer er iets verandert, wat onvermijdelijk gebeurt, het slechts één keer hoeft te worden bijgewerkt om overal waar het ertoe doet, begrepen te worden.
Caden vat dat niveau van integratie eenvoudig samen door te zeggen: "Ik heb een paar tabbladen op mijn computer die ik niet sluit en OnePlan is er één van.”
En naarmate het evenement zich verder ontwikkelt, van jaarlijkse aanpassingen aan het parcours tot een meerjarige herontwikkeling van het resort naast de locatie, OnePlan Caden legt uit dat het meer is dan alleen een planningstool; het is nu de operationele laag die ten grondslag ligt aan hoe een van de meest complexe evenementen van de PGA Tour jaar na jaar wordt ontworpen, verkocht en uitgevoerd.
Klaar om meer dan 1,000 telefoontjes en e-mails te besparen op uw volgende evenement? Bekijk het! OnePlan in actie en Boek een demo met een van onze teamleden >