Special Olympics Virginia (SOVA) maakt deel uit van de wereldwijde Special Olympics-beweging en biedt het hele jaar door sporttraining, wedstrijden en maatschappelijke activiteiten voor atleten met een verstandelijke beperking. De evenementen van de organisatie variëren van energieke staatskampioenschappen tot door de gemeenschap gedreven fondsenwervende activiteiten, allemaal bedoeld om de talenten en prestaties van de atleten te vieren en mensen samen te brengen ter ondersteuning van de missie.
Zoals Casey Joyce, directeur Fitness en Evenementen bij SOVA, uitlegt, organiseert de organisatie jaarlijks talloze evenementen die duizenden deelnemers en toeschouwers trekken. "Het minimum aantal mensen dat we bij deze evenementen verwelkomen is minstens 1,000, meestal rond de 4,000 tot 5,000, afhankelijk van het evenement, de locatie en de zaal", zegt ze.
De evenementen van SOVA omvatten zowel programmering als fondsenwerving. Casey benadrukt de unieke aanpak van de organisatie: "We hebben gebruikgemaakt van OnePlan Het is zowel voor fondsenwervende evenementen als voor wedstrijden erg leuk en vrij zeldzaam binnen een non-profitorganisatie dat beide partijen profiteren van één softwareprogramma of één proces en protocol.”
Twee evenementen illustreren deze schaal: de Zomerspelen, de staatskampioenschappen van SOVA en de Polar Bear Plunge, een fondsenwervend evenement waarbij deelnemers in het ijskoude water van de Atlantische Oceaan springen. Casey merkt op: "We zien zo'n 5 mensen de Atlantische Oceaan in rennen! Ongeveer 25%, ik denk iets meer, van onze operationele kosten komt van dat ene evenement."
Ondanks deze grootschalige activiteiten vertrouwt SOVA op een klein intern team en een netwerk van vrijwilligers. "We hebben eigenlijk een vrij klein planningsteam, maar we zijn echt afhankelijk van vrijwilligers", voegt Casey eraan toe, waarmee hij het kleinschalige karakter van de organisatie benadrukt.
Pijnpunten voorheen OnePlan
Voor adoptie OnePlanDe evenementenplanning bij SOVA was gefragmenteerd en tijdrovend. Verschillende afdelingen werkten geïsoleerd van elkaar en gebruikten aparte tools voor plattegronden en logistiek. Casey herinnert zich: "We werkten in silo's en er was weinig inzicht in de verschillende afdelingen, teams of verantwoordelijkheidsgebieden. Bovendien gebruikten we allemaal verschillende tools – Photoshop, Illustrator, InDesign."
Dit gebrek aan integratie zorgde voor verwarring, dubbel werk en inefficiëntie. Aanmeldpunten voor vrijwilligers, bijvoorbeeld, vielen vaak onder zowel sport- als niet-sportgerelateerde taken en stonden op meerdere plattegronden vermeld.
Het gebruik van meerdere tools maakte het delen van plannen met leveranciers en vrijwilligers ook omslachtig. Tentenverhuurders, verantwoordelijk voor tientallen tenten verspreid over grote campussen, ontvingen voorheen samengestelde plattegronden van verschillende bronnen. "Ik begon te merken dat het, wat de tenten betreft, verwarrend kon worden. We hadden overlappende informatie en het inzicht in elkaars werk was beperkt", aldus Casey.
Voor grootschalige buitenevenementen zoals de Olympische Zomerspelen waren precieze afmetingen nodig voor tenten, podia en vrijwilligersgebieden. Casey beschrijft het moeizame proces: "Ik nam een meetlat mee naar de campus, stuurde mezelf de maten via sms, en als ik terugkwam, wist ik niet meer welk gebied 50 voet en welk 54 voet was."
Al met al was het planningsproces arbeidsintensief, stressvol en foutgevoelig. Zoals Casey het verwoordt: "Kaarten moeten voor ons werken, niet wij voor de data."
Een betere manier vinden om te plannen
Gefrustreerd door hun huidige processen, begon Special Olympics Virginia te zoeken naar oplossingen om de werkzaamheden tussen de verschillende afdelingen te stroomlijnen. Casey herinnert zich hoe het allemaal begon: "Ik kreeg een e-mail over OnePlan En toen dacht ik: waarom niet? Ik deed mee aan een demo met het team om te zien waar het allemaal om draaide."
Na de demonstratie kwam Casey in contact met een ander Special Olympics-team dat al gebruik maakte van de dienst. OnePlan“Ik sprak met iemand van een Special Olympics-team uit een andere staat – zij gebruikten het alleen voor hun bewegwijzering, maar waren er erg enthousiast over. Dat zette me echt aan het denken: als het voor hen werkt, zou het voor ons ook op veel grotere schaal kunnen werken.”
Het team zag al snel de potentie om zowel de programma- als de ontwikkelingsafdeling samen te brengen in één flexibel systeem. Casey legt uit: "Bij non-profitorganisaties spreken de missiegerichte afdeling en de ontwikkelingsafdeling vaak niet dezelfde taal en werken ze niet op dezelfde manier." OnePlan Het was echt gaaf om te zien hoe het werkt voor zowel fondsenwervende evenementen als wedstrijden."
Kostenoverwegingen waren ook belangrijk. Zoals Casey opmerkt: "We zijn een non-profitorganisatie, dus rendement op investering (ROI) is belangrijk. Of het hele team staat erachter, of we kunnen het niet doen. Als het zinvol was voor de afdeling fondsenwerving om het te gebruiken voor fondsenwervende activiteiten, en voor de programma-afdeling om het te gebruiken voor wedstrijden, dan was het de investering waard."
sinds adoptie OnePlanHet platform is al voor diverse grootschalige evenementen gebruikt. Casey benadrukt het gebruiksgemak en de veelzijdigheid: "Het is zeldzaam in de non-profitsector om een systeem te vinden dat zo goed bij meerdere teams past."
Samenwerking gemakkelijker gemaakt
Bij de planning van Special Olympics Virginia zijn meerdere belanghebbenden betrokken: programmamanagers, ontwikkelingsteams, vrijwilligers en leveranciers. OnePlanIedereen heeft toegang tot schaalgetrouwe, visuele plattegronden van de evenementindeling, waardoor een gedeeld begrip van de logistiek ontstaat en verwarring wordt voorkomen.
Casey benadrukt de impact op de coördinatie met leveranciers: "We sturen alleen-lezen links naar ons tentverhuurbedrijf voor al onze tenten, tafels en stoelen. Met meer dan 30 tenten van verschillende groottes is dat ontzettend handig. Iedereen heeft duidelijkheid over de plaatsing, waardoor fouten bij de opbouw worden verminderd."
De flexibiliteit van het platform zorgt er ook voor dat de overgangen tussen verschillende onderdelen van een evenement naadloos verlopen. Tijdens de Olympische Zomerspelen vereist de openingsceremonie een podiumopstelling die later wordt afgebroken voor de atletiekwedstrijden. OnePlanDankzij de gelaagde functie van Casey kan het installatieteam alleen de relevante configuratie zien, terwijl universiteitsmedewerkers het volledige plan kunnen inzien wanneer dat nodig is.
Casey legt uit: "De functie om bestanden te verbergen is enorm handig gebleken. Ik heb een map voor de openingsceremonie en ik kan die verbergen wanneer ik instructies voor de wedstrijd deel. Het is simpel en efficiënt."
Door één betrouwbare bron van informatie te bieden aan alle belanghebbenden, OnePlan Het heeft de samenwerking gestroomlijnd, de duidelijkheid verbeterd en ervoor gezorgd dat evenementen van begin tot eind soepel verlopen.
Hoe OnePlan Maakt het leven gemakkelijker
OnePlan Het heeft de manier waarop Special Olympics Virginia evenementen plant, radicaal veranderd, met functies die tijd besparen, fouten verminderen en de coördinatie verbeteren.
Dankzij schaalgebaseerde kaart- en objectplaatsingstools zijn handmatige metingen overbodig geworden, waardoor de plaatsing van elke tent, stoel en standhouder eenvoudig te visualiseren is. "Alles is nauwkeurig en gemakkelijk te visualiseren – ik hoef niet meer met de hand te meten of afstanden te schatten", aldus Casey.
Dankzij realtime updates van de bouwplannen is de samenwerking ook verbeterd. Vrijwilligers, medewerkers en leveranciers kunnen de plannen direct bekijken en bijwerken, waardoor iedereen op de bouwplaats op één lijn zit. "Het feit dat we de plattegronden onderweg kunnen bijwerken, maakt de coördinatie op de bouwplaats zoveel soepeler. Als er op het laatste moment iets verandert, ziet iedereen het meteen", legt Casey uit.
Historische plattegronden en opgeslagen lay-outs maken het plannen van terugkerende evenementen eenvoudiger, doordat lessen uit voorgaande jaren kunnen worden toegepast. Bij prestigieuze evenementen zoals de Olympische Zomerspelen verminderen duidelijke visuele plannen de risico's en zorgen ze ervoor dat verantwoordelijkheden en plaatsingen duidelijk zijn. "Het is prettig om geen welles-nietesspelletjes te hebben. We leveren een plattegrond, fouten zijn duidelijk en correcties zijn eenvoudig op te lossen", voegt Casey toe.
Deze functies hebben samen de planning gestroomlijnd, fouten geminimaliseerd en het team in staat gesteld complexe evenementen met vertrouwen uit te voeren.
Enorme tijdsbesparing dankzij OnePlan
Met OnePlanCasey en haar team hebben de evenementenplanning getransformeerd van een stressvol, gefragmenteerd proces naar een gestroomlijnde, op samenwerking gebaseerde operatie. Het platform bespaart medewerkers tijd, vermindert fouten en stelt het team in staat zich te concentreren op het leveren van uitzonderlijke ervaringen voor zowel atleten als toeschouwers.
“De tijdsbesparing is vertienvoudigd. We zijn van dagenlang handmatig meten en in kaart brengen overgestapt naar slechts uren, of zelfs minuten, op het platform. Het vermindert stress en risico's en stelt ons in staat ons te richten op de beleving van de bezoekers”, aldus Casey. “Het kost de eerste keer meer werk, maar het betaalt zich elk jaar terug. De Zomerspelen van dit jaar zullen soepel verlopen, omdat veel al is vastgelegd.”
Deze efficiëntieverbeteringen hebben een meetbare impact gehad: SOVA bespaart nu ongeveer 20 uur en $1,000 per evenement door minder personeelstijd, minder opzetfouten en een gestroomlijnde coördinatie met leveranciers.
Door planning, communicatie en historische gegevens in één platform samen te brengen, beschikt SOVA nu over een tool die meegroeit met hun evenementen. Casey vat het als volgt samen: "Niets is zo belangrijk als het verminderen van risico's, stress en tijd. Over vijf, tien jaar kijken we terug en vragen we ons af hoe we ooit zonder een geïntegreerd kaartsysteem hebben kunnen plannen."
Ik kijk vol verwachting uit naar wat de toekomst brengt.
Met OnePlanSpecial Olympics Virginia heeft een planningssysteem in handen gekregen dat niet alleen de huidige evenementen ondersteunt, maar ook meegroeit met toekomstige ontwikkelingen. De integratie van het platform stelt het team in staat om geleerde lessen vast te leggen, historische plattegronden te bewaren en deze toe te passen op toekomstige evenementen, waarmee een basis wordt gelegd voor continue verbetering.
Naast operationele efficiëntie heeft het systeem de transparantie en verantwoording vergroot, waardoor alle betrokkenen, van vrijwilligers tot externe leveranciers, duidelijkheid hebben over hun verantwoordelijkheden.
Vooruitkijkend is het SOVA-team enthousiast om verder te plannen met OnePlanHij is ervan overtuigd dat het platform nog ambitieuzere evenementen zal ondersteunen en hen zal helpen uitzonderlijke ervaringen te bieden aan zowel atleten als toeschouwers. Casey vat het als volgt samen: "Ik zou het absoluut aanbevelen." OnePlan Voor iedereen. Het heeft onze planning soepeler, sneller en zoveel minder stressvol gemaakt – ik kan me niet voorstellen dat we ooit nog terug zouden gaan naar de oude methode.”
Foto's: Special Olympics Virginia
Klaar om tijd te besparen en stress te verminderen tijdens je volgende evenement? Ontdek hoe! OnePlan kan voor uw organisatie werken en Boek een demo met een van onze teamleden >