The Event
Het Edinburgh Climate Festival is een eendaags evenement ter ere van klimaatactie, gehouden in het beroemde Meadows Park van de stad, dat jaarlijks duizenden bezoekers trekt. Vol muziek, creativiteit en plezier brengt het klimaatinitiatieven van elke omvang samen – van informele buurtgroepen tot organisaties met honderden medewerkers – om verbinding te maken, te inspireren en te laten zien wat er in de stad gebeurt.
De Uitdaging
Het festival wordt georganiseerd door een kernteam van slechts vijf mensen, ondersteund door vrijwilligers. Er was geen ruimte voor ingewikkelde, onlogische planningssystemen. Het team moest 50 kraampjes, tenten en activiteitenterreinen in een klein deel van het park onderbrengen, minimaal 30 meter afstand houden van de bomenrij om de boombeschermingszone te respecteren die vereist was in hun evenementenbeheerplan, en de aankomst van aannemers en kraampjes coördineren volgens een strak schema op de dag van het evenement.
De oplossing: één live, schaalbaar plan
Flexibel, visueel websiteontwerp. On OnePlanMet behulp van het kaartgebaseerde canvas van het team konden ze hun locatieplan bouwen en dit zo vaak aanpassen als nodig was naarmate er nieuwe informatie en leveranciersvereisten bijkwamen. Dankzij de sleep-en-drop-functionaliteit en de mogelijkheid om de structuur op schaal aan te passen, was het eenvoudig om te visualiseren en te bepalen waar alles moest komen.
Nauwkeurige meting voor naleving. OnePlanMet behulp van de meetinstrumenten kon het team de afstand van de bomenrij tot het centrum van het festivalterrein controleren – waarmee de 30 meter brede beschermingszone rond de bomen werd bevestigd – en de afstand tussen tenten, kraampjes en activiteiten berekenen. Deze metingen werden direct vertaald naar nauwkeurige markeringen op de grond, die de dag voor het evenement werden aangebracht.
Een duidelijke plattegrond om te delen met aannemers. Elke aannemer kon de ingangen van het festivalterrein en zijn toegewezen plek zien voordat hij ter plaatse arriveerde, waardoor de opbouw op de dag van het evenement sneller kon verlopen.
Eén tool in plaats van vele. Dankzij een intuïtieve, gebruiksvriendelijke interface verving het team een lappendeken van verschillende tools door één enkel platform. Dit leverde intern aanzienlijke tijdsbesparing op, omdat de eisen voortdurend veranderden en er met meerdere belanghebbenden rekening moest worden gehouden.
Het Resultaten
Snellere en soepelere bouw. De aannemers ontvingen het plan van tevoren, waardoor ze hun toegangspunten en aangewezen locaties al kenden voordat ze om 8:00 uur arriveerden. Alle hoofdstructuren waren om 10:00 uur gebouwd en georganiseerd, twee uur vóór de start om 12:00 uur.
Geen verkeersopstoppingen op de evenementdag. Doordat de structuren al vroeg waren geplaatst, hadden de aankomende standhouders de tijd en ruimte om hun stands eromheen op te zetten, waardoor gelijktijdige aankomsten en opstoppingen op het kleine terrein werden voorkomen.
Naleving bevestigd vanaf de balie. De afstanden voor boombescherming en de plantafstand zijn op de kaart gevalideerd, zonder dat een bezoek ter plaatse nodig was.
Wil je profiteren van één live plattegrond bij het plannen van je volgende festival, zoals het Edinburgh Climate Festival? Begin vandaag nog met de planning van je volgende evenement in Edinburgh! OnePlan or Boek een demo met een van onze teamleden.