Als een van de oprichters van de Major League Soccer is Columbus Crew geen onbekende in grootschalige evenementen. Het team organiseert evenementen op Lower.com Field en in het Historic Crew Stadium in Columbus, Ohio, en organiseert het hele jaar door een gevarieerd programma met sport-, muziek- en gemeenschapsevenementen – van MLS-wedstrijddagen en concerten tot buurtrennen, religieuze bijeenkomsten en bedrijfsdiners.
Om deze diversiteit te beheren, hadden de operationele en gastbelevingsteams van de Crew een manier nodig om de evenementenplanning te centraliseren, de samenwerking te verbeteren en tijd te besparen tussen afdelingen en partners. Ze vonden die oplossing in OnePlan.
"We wilden een oplossing vinden voor oude kaarten, een gebrek aan samenwerking en de worsteling om gegevens op te veel plaatsen te hebben", legt Michael Beirne, directeur Guest Experience bij Columbus Crew, uit. "Met OnePlan“We hebben het allemaal in één systeem samengebracht.”
Eén platform voor elk soort evenement
De Crew gebruikt hun teamaccount in OnePlan om zowel binnen- als buitenruimtes te plannen rond de twee locaties, Lower.com Field en Historic Crew Stadium. Voor de binnenplanning worden bestaande plattegronden geïmporteerd in OnePlan; voor het omliggende gebied ontwerpt het team de indeling van tijdelijke infrastructuur, verkeersroutes, parkeerplaatsen en menigtebeheer.
sinds adoptie OnePlanDe Crew heeft meer dan 65 evenementenplannen gemaakt die een opmerkelijk breed scala aan evenementen bestrijken, waaronder:
- Sport: MLS thuiswedstrijden, All Star- en MLS CUP-wedstrijden, internationale voetbalevenementen, universitaire voetbalwedstrijden, middelbare school voetbal- en voetbalkampioenschappen, All Out War motorsportevenement
- Muziekconcerten en festivals: Hozier, Kenny Chesney, Night Nation Run, Breakaway Music Festival, Sonic Temple, Bands of America en meer
- Evenementen voor gemeenschapsparticipatie: Gemeenschappelijk gebedsevenement, 9/11 Stair Climb, vaccinatie-evenement van de Humane Society, Run Like a Girl
- Corporate events: zittende diners en privé-activiteiten
Betere samenwerking tussen alle belanghebbenden
Van operationeel personeel tot externe partners: het planningsproces van Crew verbindt nu meerdere belanghebbende groepen in één gedeelde werkruimte.
"We gebruiken OnePlan "Met teamleden, aannemers, hulpverleners, operationeel personeel en interne teams", zegt Michael. "Iedereen kan zijn eigen laag toevoegen – of het nu gaat om personeelsbezetting, apparatuur of wijzigingen in de indeling. We kunnen direct tijdens een vergadering een plan maken en iedereen direct laten zien waar we staan."
Deze samenwerking breidt zich uit naar cruciale partners zoals politie, brandweer en medische teams, wat zorgt voor duidelijkheid in noodplanning en risicomanagement. Beirne benadrukt hoe de tool helpt bij het identificeren en corrigeren van problemen in realtime – bijvoorbeeld het controleren van loopafstanden tussen locaties en parkeerplaatsen, of het verifiëren van veilige toegangsroutes voor voertuigen en fans.
"We kunnen sneller plannen, beter samenwerken en beslissingen nemen in dezelfde vergadering. Het is gewoon veel efficiënter."
Michael Beirne
Directeur gastervaring, Columbus Crew
40% tijdsbesparing - en duidelijkere, meer betrouwbare handelingen
Sinds het Columbus Crew-team is overgestapt van statische kaarten en handmatige tekeningen, is de planningstijd met 40% afgenomen vergeleken met hun eerdere methoden.
"Het bespaart me tijd bij het plannen van de locatie – in totaal zo'n 40%", legt Michael uit. "We kunnen sneller plannen, beter samenwerken en beslissingen nemen in dezelfde vergadering. Het is gewoon veel efficiënter."
Voor de evenementen- en operationele teams van de Crew vertaalt die efficiëntie zich direct in een betere ervaring voor fans en personeel. Parkeren op wedstrijddagen, personeelsplannen en zelfs introductiekaarten voor nieuwe medewerkers worden nu allemaal in één systeem beheerd. OnePlan — waardoor het team elk detail op ware grootte kan plannen, met lagen die ze naar behoefte kunnen in- en uitschakelen.
"Ik vind het fijn om de daadwerkelijke indeling van het gebouw te kunnen zien en die van begin tot eind te combineren met wegen, routes en bewegwijzering", voegt Michael toe. "Het stelt ons in staat om te zien waar we echt mee werken – allemaal op één plek."
Plannen voor de toekomst van evenementen in Columbus
Dankzij één gedeelde bron van waarheid voor elk type evenement kunnen de Guest Experience- en Operation-teams van Columbus Crew nu beter samenwerken en met meer vertrouwen plannen dan ooit tevoren.
Of het nu gaat om een uitverkochte MLS-wedstrijd, een gemeenschapsfestival of een stadionconcert, elk evenement in Lower.com Field en Historic Crew Stadium begint nu op dezelfde manier: met een duidelijk, gezamenlijk plan in OnePlan.
Plan uw locaties en evenementen efficiënter, met maximaal 50 objecten per evenement in uw gratis abonnement.