De Canadian Football League (CFL) is een uniek professioneel voetbalgenre dat bekendstaat om zijn open, snelle en meeslepende spel. De competitie organiseert evenementen op meerdere locaties in het hele land, waaronder de Grey Cup, het grootste eendaagse jaarlijkse sportevenement in Canada.
We spraken met Courtney Clace, Senior Manager, Grey Cup & Events, en Bryden Boutilier, Senior Manager van Stadium & Game Operations, over hoe het CFL-team zijn multi-site locatie- en evenementenplanningsproces heeft getransformeerd met behulp van OnePlan.
Voorheen: Excel en CAD gebruiken voor evenementenplanning
Zowel Courtney als Bryden komen uit de wereld van sportevenementen. Toen ze bij de CFL kwamen, stonden ze voor de uitdaging om grootschalige evenementen te organiseren op locaties in heel Canada, waaronder een aantal "neutrale" locaties zonder de gebruikelijke CFL-stadions die moesten worden omgebouwd om enkele van de grootste wedstrijden van de competitie te kunnen hosten. Hun eerdere planningsmethoden bestonden uit een mix van tools zoals Microsoft Publisher, Excel en CAD-tekeningen, wat tijdrovend en onnauwkeurig was.
Een groot probleem was het maken van verschillende versies van een evenementenplan die bedoeld waren voor specifieke belanghebbenden. Het beveiligingsteam moet bijvoorbeeld mogelijk de locatie van nooduitgangen en veiligheidszones kennen, terwijl verkopers en leveranciers moeten weten waar ze zich moeten opstellen. Met hun oude planningsmethoden moesten ze voor elke groep een aparte planning maken, wat veel tijd kostte.
Alles gebeurde handmatig en niet in realtime, waardoor het moeilijk en tijdrovend was om samen te werken en snelle wijzigingen door te voeren.
Afbeelding: Kevin Sousa
Betere planning van evenementen en locaties in OnePlan
Courtney kwam langs OnePlan toen ze zag Gemenebeststadion had het gebruikt voor een FIFA-sitevalidatie. Ze zag de waarde ervan in voor het organiseren van wedstrijden op meerdere locaties, waarbij een stadion zou worden aangepast om de capaciteit te vergroten en een groot aantal faciliteiten toe te voegen. Courtney had een tool nodig die de hele opzet vanaf de grond af kon visualiseren en plannen.
OnePlanDe belangrijkste functies van , waaronder nauwkeurige schaalbaarheid, geweldige kaartopties en realtime samenwerking van teams, vormden de oplossing.
Toen de CFL-teams begonnen met het gebruiken OnePlan Ze zagen al snel de enorme voordelen die de software bood. "Het heeft het aantal programma's aanzienlijk verminderd. We kunnen alles in één systeem hebben", zegt Bryden.
Hier is hoe OnePlan in actie is gebracht en wat zij waarderen aan het platform:
1. Precisie en schaalbaarheid:
OnePlanDe mogelijkheid om items op schaal op HD-kaarten te plaatsen maakt nauwkeurig gebruik en planning van de ruimte mogelijk, zelfs voor complexe locaties en opstelling. Het vermogen om elk detail nauwkeurig in kaart te brengen, van stands en tenten tot de exacte plaatsing van hekken, is essentieel. Dit zorgt ervoor dat elk element correct kan worden gepositioneerd, waardoor potentiële logistieke problemen tijdens het daadwerkelijke evenement worden vermeden.
“Ik kan echte metingen uitvoeren OnePlan"Ik heb er vertrouwen in als ik presentaties geef aan senior executives – als ze vragen: 'Kan dit hier?', kan ik zeggen: 'Ja, dat kan. Het past. Het heeft ons werk absoluut soepeler gemaakt", zegt Courtney.
2. Verbeterde samenwerking binnen hun teams:
OnePlan heeft directe samenwerking waarbij wijzigingen kunnen worden aangebracht en onmiddellijk kunnen worden gedeeld met het team en belanghebbenden, waardoor de besluitvorming en probleemoplossingsprocessen worden verbeterd
"Ik heb gebruikt OnePlan "In bestuurskamers en bij bezoeken ter plaatse. We zetten het op tv en verplaatsen de spullen in realtime", zegt Bryden.
“De afgelopen maand hebben zes mensen uit verschillende gebieden de plattegrond willen zien OnePlan, dus ik stuur ze de alleen-lezen-link en nu hebben ze deze voor de toekomst. Ze hebben de link, dus wanneer er iets wordt gewijzigd of bijgewerkt, kunnen ze het zelf gaan bekijken en hoef ik geen bijgewerkte versie te sturen.”
3. Gelaagde informatie-uitwisseling:
OnePlan's vermogen om verschillende lagen te creëren was een game-changer voor de communicatie met verschillende afdelingen en externe partners. Beveiligingsteams konden gemakkelijk toegang krijgen tot routes en nooduitgangen zonder te worden lastiggevallen door irrelevante details zoals leverancierslocaties. Hierdoor werd het proces voor het delen van informatie gestroomlijnd, waardoor het efficiënter en relevanter werd voor de behoeften van elke stakeholder.
“Het maakt het gemakkelijk om alleen de essentiële informatie te delen die elke groep nodig heeft”, aldus Courtney. “Het feit dat je secties snel kunt in- en uitschakelen en dat je geen acht verschillende kaarten hoeft te maken, bespaart zoveel tijd.”
4. Minder afhankelijkheid van fysieke locatiebezoeken:
OnePlan Het maakte locatiebezoeken niet overbodig, maar het verhoogde de productiviteit aanzienlijk. "Ik heb meer vertrouwen in hoe het gebied eruit zag, in plaats van te moeten onthouden wat ik tijdens een locatiebezoek heb gezien. Het stelt ons ook in staat om ons beter voor te bereiden op locatiebezoeken en daardoor beter voorbereid te zijn op het daadwerkelijke evenement."
Het team kan zich vóór elk bezoek beter voorbereiden door hun evenementenplan te bekijken OnePlan, waardoor ervoor wordt gezorgd dat de tijd ter plaatse effectiever wordt gebruikt, wat vooral belangrijk is omdat veel van de evenementen verspreid zijn over Canada.
5. Plattegronden en indelingen importeren voor de planning van interieurevenementen:
OnePlan kunt u importeer uw bestaande fplattegronden en indelingen in uw evenementenplan en plan er bovenop.
Courtney zegt: "Het importeren van lay-outs is een van mijn favoriete functies. Het combineert alle planning op één plek." OnePlanZe gebruikten CAD-software, maar met beperkingen: voor extra details waren screenshots nodig. Voor het bewerken waren namelijk speciale vaardigheden of een CAD-freelancer nodig.
Met OnePlanDoor de indelingen en plattegronden in .png-formaat rechtstreeks in de planning te integreren, ontstaat een gedetailleerd overzicht van de evenementenruimten. Dit heeft niet alleen de planningsnauwkeurigheid verbeterd, maar ook de communicatie gestroomlijnd, waardoor er minder behoefte is aan constante updates en controles. "Ik hoef nu niet meer constant berichten te sturen over planningsupdates. Ik kan in plaats daarvan snel naar OnePlan, klik erop en werk het bij – en het is perfect. Het team ziet het meteen", voegt ze eraan toe.
6. Vertrouwen in de planning:
Misschien wel het belangrijkste, OnePlan geeft de evenementen- en operationele teams van de Canadian Football League een hernieuwd vertrouwen in hun multi-site evenementenindelingen en -plannen. Ze kunnen belanghebbenden, van senior executives tot externe partners, ervan verzekeren dat elk evenement tot in de puntjes is doordacht en optimaal is afgestemd op de beschikbare ruimte.
Ook, OnePlanDankzij de nauwkeurige schaalbaarheid en uitgebreide planningshulpmiddelen kan het team mogelijke problemen voorspellen en aanpakken.
"Het helpt ons om zaken van tevoren te signaleren en zaken op te sporen die later een probleem kunnen worden. Het helpt om die gesprekken met onze verschillende teams te voeren voordat we überhaupt ter plaatse zijn", zegt Courtney.
“Ik kan echte metingen uitvoeren OnePlan. Ik heb er vertrouwen in als ik een presentatie geef aan senior executives. Als ze vragen: mag dit hier? Ik weet dat het zal passen. Het heeft ons werk zeker soepeler gemaakt."
Courtney Clace
Senior Manager, Grey Cup & Evenementen
Efficiëntere teamplanning
De Canadian Football League aangenomen OnePlan vanwege de schaalbaarheid en veelzijdigheid bij het organiseren van competitiebrede evenementen. OnePlan heeft een revolutie teweeggebracht in de activiteiten van de evenementenafdeling van de CFL, waardoor een meer geïntegreerde, efficiënte en collaboratieve aanpak van de planning voor verschillende locaties en teams binnen de competitie mogelijk is geworden.
Om te onderzoeken hoe OnePlan kan de planning en het beheer van uw multi-site-evenement verbeteren, probeer het nu gratis uitof boek een demo met ons team.