Door Paul Foster | Oprichter & CEO, OnePlan
Paul Foster is de oprichter en CEO van OnePlanen was de officiële sponsor van GIS-kaart- en digitale tweelingsoftware voor Parijs 2024.Hij heeft aan negen Olympische en Paralympische Spelen deelgenomen.
Ik ben van nature een planner, wat misschien niet zo verwonderlijk is voor iemand wiens levenswerk draait om het slimmer plannen van 's werelds grootste evenementen. Normaal gesproken ben ik het type dat vluchten, hotels en tickets ruim van tevoren boekt, zodat er niets aan het toeval wordt overgelaten.
Maar voor Milano Cortina besloot ik het anders aan te pakken. Ik had een plan om juist níét te plannen. En dat bleek precies de juiste beslissing te zijn.
Waarom de Winterspelen anders zijn
De Winterspelen zijn een heel bijzonder soort groot evenement, en het begrijpen van wat ze anders maakt, is wat de late aanpak mogelijk heeft gemaakt.
De locaties zijn vaak meer verspreid dan bij de Olympische Zomerspelen, soms in afgelegen berggebieden die een zorgvuldige planning vereisen om er te komen.
De combinatie van timing, winterreizen, schoolvakanties, minder toeristen en de geografische ligging zorgt ervoor dat de kaartverkoop niet altijd onder dezelfde directe druk staat als voor de Zomerspelen in een hoofdstad.
Er spelen zich achter de schermen ook logistieke zaken af die de meeste toeschouwers niet zien. Bij tijdelijke locaties wordt de definitieve capaciteit vaak pas laat in de bouwfase vastgesteld, simpelweg omdat de indeling van de zitplaatsen en de operationele aspecten pas definitief vastgelegd kunnen worden als de bouw voldoende gevorderd is.
Organisatiecomités reageren hierop door tickets pas vrij te geven als ze zeker zijn van het aantal deelnemers. Hierdoor neemt de beschikbaarheid vaak aanzienlijk toe in de laatste weken voor aanvang van de wedstrijd.
Hetzelfde principe geldt voor de accommodatie. Organisatoren reserveren vroegtijdig grote aantallen kamers voor atleten, commerciële partners, media en officials, wat gezien de operationele complexiteit een verstandige keuze is. Maar zodra de definitieve delegatieaantallen bekend zijn, komen veel van die kamers weer vrij op de markt, vaak slechts enkele weken voor de opening van de Spelen.
We zagen dit duidelijk gebeuren in Parijs: de hotelprijzen daalden dramatisch in de laatste weken voor de openingsceremonie, toen er hotelkamers vrijkwamen en de markt zich aanpaste. Iedereen die geduldig had gewacht, werd beloond voor zijn of haar geduld.
Een andere route en een betere ervaring
Die aanpak gold ook voor de reis zelf. In plaats van naar een van de drukkere vliegvelden van Milaan te vliegen en vervolgens zuidwaarts te reizen om daarna weer noordwaarts de bergen in te gaan, vloog ik van Londen naar Innsbruck. Dat bleek een geniale beslissing.
De autorit van Innsbruck naar Livigno duurt ongeveer twee uur en vijfentwintig minuten en voert door Oostenrijk, Zwitserland en vervolgens Italië in. Het is een van de mooiste stukken weg in de Alpen: rustig, ontspannen en met een landschap dat je eraan herinnert waarom mensen deze bergen al eeuwenlang doorkruisen. Livigno zelf ligt op slechts een paar kilometer van de Zwitserse grens en aankomen via die route in plaats van via Milaan voelde als de perfecte kennismaking met een plek die haar eigen gang gaat.
Er waren nog volop lastminutevluchten naar Innsbruck beschikbaar tegen zeer redelijke prijzen. Het contrast met de stressvolle, vroegtijdige boekingsprocedure die doorgaans nodig is bij grote evenementen, was opvallend.
Wat wachten daadwerkelijk heeft opgeleverd
Twee weken voor vertrek regelde ik een groepskorting van 25% op de tickets voor het evenement in Livigno. Accommodatie vinden was geen probleem; er waren nog steeds goede opties beschikbaar tegen redelijke prijzen, zonder de gebruikelijke hectiek op het laatste moment die je normaal gesproken bij grote evenementen zou verwachten.
Deze verschuiving is niet zomaar een persoonlijke observatie. Er zijn steeds meer aanwijzingen dat fans hun aankopen uitstellen, en dit patroon wordt ook buiten de evenementenbranche opgemerkt.
Een recent artikel van Reuters benadrukte hoe de vraag naar tickets voor Milano Cortina aanzienlijk toenam naarmate de Spelen dichterbij kwamen. Dit weerspiegelt volgens het artikel een bredere trend van last-minute kaartverkoop onder evenementbezoekers. De markt past zich aan een wereld aan waarin flexibiliteit een legitieme strategie is geworden in plaats van een teken van besluiteloosheid.
In zekere zin weerspiegelt het iets wat we in andere aspecten van consumentengedrag hebben gezien. De reiziger die op het laatste moment boekt, is niet langer per se degene die niet kon plannen. Steeds vaker is het juist degene die de markt goed genoeg begreep om te weten dat wachten de betere optie was.
Flexibiliteit is niet het tegenovergestelde van planning.
At OnePlanWe bouwen digitale tweelingen die organisatiecomités helpen om zich in realtime en vol vertrouwen aan te passen, want geen enkel plan, hoe zorgvuldig ook opgesteld, blijft ongewijzigd na confrontatie met de realiteit. De waarde van een live, gedeeld operationeel beeld is niet dat het veranderingen voorkomt, maar dat het je in staat stelt om op veranderingen te reageren zonder het overzicht te verliezen.
Deze reis was voor mij een persoonlijke herinnering aan hetzelfde principe. Een plan hebben om niet te plannen, betekent niet dat je geen strategie hebt. Het is een strategie die onzekerheid erkent en vanaf het begin flexibiliteit in de aanpak inbouwt. Soms, vooral in een wereld die constant verandert, is dat het slimste plan dat er is.
