Planifier un lieu unique pour un événement est déjà complexe. Mais lorsque votre événement se déroule sur plusieurs sites ou que vous êtes responsable d'un lieu qui accueillera différents types d'événements, les défis se multiplient rapidement.
Pour les organisateurs, cela implique souvent de jongler avec des feuilles de calcul interminables et des fichiers dispersés, de multiplier les visites sur site qui grugeaient les budgets, et de coordonner les parties prenantes qui travaillaient parfois avec différentes versions du plan. Les malentendus sont fréquents, les risques augmentent et les équipes peinent à tout mettre en œuvre à temps.
Voilà pourquoi OnePlan est conçue pour simplifier la planification multi-sites. Que vous organisiez un festival à l'échelle d'une ville, un marché inter-villes, une course cycliste à étapes ou le plus grand événement sportif du monde, notre plateforme vous offre les outils nécessaires pour planifier chaque site depuis un seul et même endroit.
Voici 5 raisons OnePlan logiciel de planification d'événement est conçu pour la planification d'événements multi-sites.
1. Planification centralisée sur chaque site
L'un des plus grands défis de la planification multi-sites est de maintenir l'alignement de chaque membre de l'équipe et de chaque partie prenante. OnePlan, tous les emplacements sont regroupés sur une seule plateforme, de sorte que tout le monde travaille toujours à partir de la même version des plans.
Les marchés de promotion du LSD au Royaume-Uni, qui se déroulent dans plusieurs villes tout au long de l'année, en sont un bon exemple. OnePlanIls gèrent l'aménagement, l'infrastructure et l'exploitation d'une grande variété d'événements : des illuminations de Noël aux festivals gastronomiques, en passant par les foires d'automne, les marchés artisanaux et les célébrations saisonnières comme les marchés de Noël et d'Halloween. Leurs sites sont répartis dans tout le Royaume-Uni, notamment à Bilston, Birmingham, Oxford, Tamworth, Waterside, Wolverhampton, Bath, Swansea, Stratford-upon-Avon et bien d'autres.
En planifiant tous ces événements en OnePlanLes organisateurs centralisent et optimisent chaque détail. Qu'il s'agisse de planifier les stands, d'attribuer les infrastructures ou de coordonner les partenaires locaux, chaque plan est centralisé, ce qui offre à leur équipe la flexibilité nécessaire pour organiser des dizaines de marchés et festivals uniques sans jamais perdre de vue la situation globale.
À plus grande échelle, les Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024 d'utiliser OnePlan planifier les 49 sitesAu sein du comité d'organisation, 46 unités commerciales différentes ont pu collaborer directement sur la plateforme, travaillant ensemble sur tout, depuis les zones de foule jusqu'au placement des infrastructures.
Il ne s'agissait pas seulement de stades et d'arènes permanents. Paris 2024 comprenait également des sites temporaires et des plateformes multi-événements comme la place de la Concorde, qui accueillait des épreuves de breakdance, de BMX freestyle, de skateboard et de basket-ball 3×3.
« Il est facile de passer d'un sport à l'autre, d'un terrain à l'autre, d'une séance à l'autre, d'une simple pression sur un bouton. Cette flexibilité est essentielle pour les événements multisports. »
Planification de plusieurs sports au sein d’un même site, des couches de complexité ont été ajoutées, chacune ayant ses propres besoins en matière d’infrastructure, de flux de spectateurs et de considérations de sécurité. OnePlan a permis aux équipes de gérer toutes ces variations dans un plan unique et centralisé, garantissant que les sites temporaires et polyvalents étaient tout aussi détaillés et précis que les stades plus grands.
En centralisant l'ensemble des données, Paris 2024 a réalisé jusqu'à 80 % de gains de temps par rapport aux méthodes traditionnelles. Plus important encore, chaque partie prenante a pu s'assurer que les plans sur lesquels elle travaillait étaient précis et à jour, réduisant ainsi considérablement le risque d'erreurs.
2. Gagnez du temps et de l'argent en réduisant les visites sur site
Les événements multisites nécessitent souvent de longues journées de déplacement pour simplement vérifier les plans ou mettre à jour les cartes. Ce temps s'accumule rapidement, mais avec OnePlan, les organisateurs peuvent réduire considérablement les visites sur site tout en planifiant en toute confiance.
Le Tour de Grande-Bretagne et le Tour féminin en sont de parfaits exemples. Ces courses s'étendent sur plus de 1,300 XNUMX kilomètres, traversent des dizaines de villes et nécessitent la coordination de centaines de collaborateurs et de bénévoles. Avant OnePlanLes visites sur site étaient fréquentes et chronophages. Aujourd'hui, les organisateurs ont réduit leurs visites de 75 %, économisant ainsi environ 300 heures de planification par an.
Cette efficacité a permis un retour sur investissement multiplié par trois, avec des économies annuelles de 8 10 à 2.2 XNUMX €. Au-delà des économies financières, elle a également permis d'éviter XNUMX tonnes d'émissions de CO₂, prouvant qu'une planification plus intelligente peut aussi être plus durable.
3. Des outils adaptés à votre sport ou à votre secteur
Aucun événement ne se ressemble et les événements multisites ont souvent des exigences très spécifiques en fonction de l’activité. OnePlan comprend les outils exacts dont les organisateurs ont besoin pour leur secteur.
Pour Triathlon mondial, cela a été essentiel. Le fédération Usages OnePlan pour planifier ses événements internationaux de triathlon, qui nécessitent des tracés détaillés pour les itinéraires de natation, de vélo et de course à pied, ainsi que des zones de sécurité, des barrières et le déploiement des bénévoles.
En planifiant directement sur la plateforme, les organisateurs s'assurent que chaque détail est pris en compte et que chaque partie prenante peut visualiser les mêmes itinéraires et zones opérationnelles. Ce niveau de précision renforce la confiance et garantit un déroulement plus fluide de l'événement sur tous les sites.
Aucun événement ne se ressemble et les événements multisites ont souvent des exigences très spécifiques en fonction du sport ou de l’activité. OnePlan peut être personnalisé pour inclure les outils exacts dont les organisateurs ont besoin pour leur secteur.
4. Amélioration de la collaboration entre les parties prenantes
Les événements de grande envergure, organisés sur plusieurs sites, impliquent un large éventail de partenaires : collectivités locales, équipes de sécurité, fournisseurs et bénévoles, pour n'en citer que quelques-uns. Avec autant de participants à la planification, une mauvaise communication peut facilement faire dérailler même les plans les mieux conçus.
C'est là que OnePlan pour votre équipe Ce package permet aux organisateurs de collaborer en temps réel, permettant à plusieurs personnes de modifier ensemble le même plan d'événement. Les équipes peuvent attribuer différents niveaux d'autorisation – afin que les membres, les administrateurs et les propriétaires disposent chacun des droits d'accès appropriés – et rendre les modifications instantanément visibles pour tous les participants.
Les organisateurs peuvent également partager des liens en lecture seule avec les parties prenantes qui n'ont pas besoin de droits de modification, tandis que les fournisseurs et partenaires peuvent être invités à intégrer le plan pour y placer directement l'infrastructure. Chaque mise à jour est enregistrée dans le même espace de travail central, évitant ainsi le risque de travailler avec des versions obsolètes ou de jongler avec des fichiers conflictuels.
Il en résulte une collaboration fluide sur tous les sites. Les équipes travaillent plus efficacement, les parties prenantes restent harmonisées et les fournisseurs ont l'assurance de travailler à partir de plans précis et à jour. Pour les événements de grande envergure comportant de nombreux éléments mobiles, ce niveau de collaboration permet de transformer la planification, autrefois fragmentée, en un processus unifié et transparent.
5. Réduisez les risques grâce à une précision centimétrique
Lors d’une planification sur plusieurs sites, les risques sont plus élevés : des flux de foule mal évalués aux risques de sécurité ou aux erreurs d’approvisionnement. OnePlan aide les organisateurs à atténuer ces risques grâce à ses outils de cartographie SIG précis au centimètre près.
À Paris 2024, cette précision était essentielle. De la disposition des sièges à la logistique des transports en passant par les mesures de sécurité du public, une précision centimétrique a permis de placer chaque objet – des barrières aux supports à vélos – exactement là où il devait être.
La même précision est tout aussi importante pour les épreuves sur route comme le Tour de Grande-Bretagne. Tracer plus de 1,300 XNUMX kilomètres de course ne se limite pas à la cartographie du parcours. Les organisateurs doivent concevoir des zones de sécurité pour les spectateurs, des fermetures de routes, des postes de commissaires et des zones réservées aux équipes le long du parcours. En utilisant OnePlan, ils peuvent planifier chaque étape avec précision, en s'assurant que les flux de foule sont gérés, que les risques sont réduits et que les changements de dernière minute peuvent être rapidement mis à jour pour que tout le monde puisse les voir.
Qu'il s'agisse d'un méga-événement multi-sites, d'un festival à l'échelle de la ville, d'une série de marchés régionaux ou d'un triathlon multidisciplinaire, OnePlanLa cartographie de précision de fait de la réduction des risques une partie intégrante du processus de planification.
Conçu pour chaque événement, partout
Que votre événement s'étende sur plusieurs villes ou que votre lieu doive accueillir un calendrier d'événements diversifié, OnePlan est conçu pour simplifier, accélérer et collaborer davantage dans la planification. Des plus grands événements sportifs mondiaux aux tournées régionales, en passant par les festivals urbains et les marchés locaux, les organisateurs gagnent déjà du temps, réduisent leurs coûts et limitent les risques grâce à notre plateforme.
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