Le Tour de Grande-Bretagne et le Tour féminin se détachent du les anciennes méthodes de course cycliste envisagent d'utiliser à la place OnePlan. Il planifie l'événement national en plusieurs étapes sur notre plateforme précise et facile à utiliser, ce qui permet d'économiser des centaines d'heures de planification, d'augmenter l'efficacité et de renforcer la durabilité.
Chaque année, d'innombrables bénévoles, organisateurs, spectateurs, 20 équipes et 120 cyclistes se rassemblent pour le Tour de Grande-Bretagne , la plus grande et la plus prestigieuse épreuve cycliste du Royaume-Uni. Le Tour de Grande-Bretagne parcourt 1 352 kilomètres (840 miles) en huit étapes. La course débute en Écosse et traverse l'Angleterre pour se terminer à l'un des points les plus méridionaux du pays, aux Needles, sur l'île de Wight. Si l'énergie de la course est assurément palpitante, la planification et l'infrastructure en coulisses, elles, ne devraient pas l'être.
SweetSpot , société spécialisée dans l'événementiel sportif et partenaire des plus grandes courses cyclistes britanniques, veille au bon déroulement de chaque détail logistique. L'organisation complexe du placement des vendeurs et des véhicules, les protocoles de sécurité, les tentes, les spéciales, ainsi que les lignes de départ et d'arrivée relèvent de leur responsabilité. Tous ces éléments doivent être présentés aux coureurs professionnels lors d'un briefing détaillé et structuré, conformément aux exigences de l' Union Cycliste Internationale (UCI), la fédération internationale de cyclisme.
Pour garantir le respect et le respect des mise à jour UCI 2021 les règles de sécurité, Sweetspot utilise maintenant OnePlan, la seule plateforme dédiée à la planification d'événements cyclistes.
Une réduction de 75 % des visites sur site et des économies de coûts qui offrent un retour sur investissement 3x
SweetSpot utilise OnePlan pour économiser beaucoup de temps et d'argent au personnel pour la planification du Tour de Grande-Bretagne et du Tour féminin. Historiquement, ses processus reposaient sur les autorités locales et les sites qui soumettaient des fichiers DWG à utiliser comme carte de base, ce qui pouvait prendre des semaines pour approbation. Maintenant avec OnePlan, ils peuvent commencer à planifier immédiatement et sans avoir besoin de spécialistes CAO, accélérant ainsi le processus d'examen et d'approbation avec leurs parties prenantes de plusieurs semaines.
L'utilisation de OnePlan signifie que le Tour de Grande-Bretagne et le Tour féminin peuvent être planifiés plus efficacement, avec des distances automatiquement mesurées avec précision dans le produit. Ces gains d'efficacité ont permis de réduire d'environ 75 % les visites sur site et de réaliser des économies substantielles de 8 000 à 10 000 £ par an grâce à la réduction des coûts d'externalisation des spécialistes CAO, ce qui représente un retour sur investissement multiplié par 3. OnePlan.
Objectif : rationaliser la planification grâce à une carte intuitive et partageable
Même s'il existait de nombreuses plateformes logicielles sur le marché pour l'inscription, le marketing et les invitations, aucune n'était suffisamment spécifique pour fournir un visuel partageable des emplacements d'événements avec un large éventail de parties prenantes à partir d'une seule plateforme.
Les processus manuels prenaient du temps et ajoutaient des dépenses
- Contrôle de version
- Normalisation
- Temps de trajet vers les zones de scène
« Je devrais parler à chaque autorité pour chaque site du fichier DWG de leur cartographie locale, qui est disponible pour l'ensemble du pays », explique Rob. "Ensuite, je demandais à notre expert CAO de créer une carte basée sur mes croquis, ce qui impliquait trop d'allers-retours."
Il y avait de nombreux changements et des modifications de dernière minute, ce qui engendrait des coûts supplémentaires, car chaque fois que Rob demandait une modification, il y avait un nouveau supplément à payer. « C'était long et coûteux. Pas idéal. »
De plus, chaque version se ressemble globalement, le contrôle de version a donc toujours été un problème. Pour chaque PDF, il existe un processus pour le créer, l'étiqueter et l'envoyer par courrier électronique aux bonnes personnes pour obtenir leurs commentaires, puis recommencer le processus de mise à jour.
Une meilleure façon de planifier
Avance rapide vers le Tour de Grande-Bretagne de cette année en utilisant OnePlan: la carte est mise à jour automatiquement et tout le monde y a accès. Selon Rob, la courbe d'apprentissage était minime, ne nécessitant aucune connaissance en programmation et compensait largement les coûts d'externalisation des conceptions CAO.
"Avec OnePlan, les plans sont prêts six mois à l'avance, et ils sont « vivants » jusqu'à la veille de la course au lieu de semaines avant »
Rob Kennison
Directeur final, SweetSpot
À l'heure actuelle, huit utilisateurs de SweetSpot utilisent OnePlan pour planifier les événements et plus d'une centaine d'entrepreneurs et de fournisseurs, y compris divers fournisseurs et parties prenantes de nombreuses organisations, utilisent le plan d'événement dans leur préparation et leur installation. En plus de la facilité d'accès, plus de 150 icônes spécifiques au cyclisme par glisser-déposer garantissent une facilité d'utilisation pour le placement de :
- Tentes et bars dans la zone d'accueil ou d'expositions
- Cuisines et camions frigorifiques pour les fournisseurs
- Escrime
- Placement des podiums, barrières et mesures de sécurité
- Aménagement des expositions, des lieux de rencontre et des zones d'arrivée techniques avec unités de contrôle d'événements
- Unités mobiles comme des camping-cars pour les réunions et un espace de bien-être pour l'équipage
- Capacité de stationnement dans les espaces confinés et les zones VIP
- Zones de caméra pour la production TV
Gain de 300 heures pour planifier l'événement en plusieurs étapes
L'utilisation de OnePlan, Rob et son équipe ont non seulement économisé des coûts, mais ont également réduit de moitié leurs visites sur site et leurs déplacements, ce qui pourrait prendre sept heures aller-retour en voiture pour une seule des sept étapes.
De plus, alors que Rob passait auparavant trois jours sur les dessins pour chaque étape avant d'incorporer les modifications, il a affiné le processus à un jour et demi, économisant ainsi près de 300 heures.
OnePlan a également accru les efforts de développement durable de l'agence en leur évitant les émissions supplémentaires émises par chaque visite sur site. « Ajoutez à cela le prix du carburant et les conséquences environnementales, et cela vaut mieux que de voyager en voiture pour des réunions que je peux tout aussi bien organiser depuis chez moi tout en travaillant. OnePlan. »
« Le point positif est que je peux participer à une réunion d'équipe à distance, partager mon écran et afficher un élément sans avoir à subir de nombreuses visites simplement pour mesurer des espaces. J'ai l'article pour le podium, je sais quelle est sa taille et je peux le mettre sur le podium. OnePlan carte pour voir si elle correspond aux spécifications, ce qui change la donne », répète Rob.
Le fait de nécessiter moins de visites sur site pour le Tour de Grande-Bretagne et le Tour féminin offre un réel avantage en matière de durabilité. Rob déclare : « Nos calculs montrent qu'avec 75 % de visites sur site en moins désormais nécessaires, en utilisant OnePlan réduit également notre CO2 émissions de 2.2 tonnes par an.
"Nos calculs montrent qu'avec 75 % de visites sur site en moins désormais nécessaires, en utilisant OnePlan cela réduit également nos émissions de CO2 de 2.2 tonnes par an. »
Rob Kennison
Directeur final, SweetSpot
Lorsque le premier cycliste franchira la ligne d'arrivée du Tour de Grande-Bretagne cette année, Rob et son équipe envisageront déjà l'épreuve de l'année suivante. Il faut des milliers d'heures pour planifier un événement de cette envergure avec plusieurs étapes, des centaines de cyclistes et des milliers de participants, répartis dans tout le Royaume-Uni. C'est devenu beaucoup plus facile avec OnePlan. "C'est formidable de savoir que toutes les installations spécifiques à la course sont en place pour chaque étape, et nous pouvons également dépasser les dernières réglementations UCI."