Der Herbst ist eine aufregende Jahreszeit voller Neuanfänge. Die Kinder gehen wieder zur Schule, die Familien nehmen ihren Alltag wieder auf und wir alle beginnen, uns auf eine weitere Ferienzeit vorzubereiten.
In den gesamten Vereinigten Staaten feiern Schulen, Gemeinden und Kirchen diese Jahreszeit mit Herbstfesten, auch Erntedankfeste genannt. Traditionell werden diese Feste abgehalten, um die Ernte zu würdigen und sich eine gute Ernte im kommenden Jahr zu wünschen. Für Schulen und Gemeindezentren sind Herbstfeste eine Möglichkeit, die neue Jahreszeit einzuläuten und Traditionen wie Heuwagenfahrten, Maislabyrinthe und Apfelwein zu genießen.
Erntedankfeste sind ein Vergnügen für die ganze Familie, doch aufwendige Traditionen bringen auch Herausforderungen mit sich. Hier finden Sie Tipps, wie Sie alles gut organisieren, häufige Fehler vermeiden und ein gelungenes Herbstfest veranstalten können.
Hier sind 9 Schritte zur Planung des perfekten Herbstfestivals
Basierend auf den Ideen unserer Benutzer haben wir diese 9 Schritte erstellt, die Ihnen bei der Planung Ihres Herbstfestivals helfen sollen.
1. Erstellen Sie eine Sitemap, die alles zeigt, was Sie brauchen
Die Planung einer Veranstaltung ist für jeden eine Projektmanagementleistung. Wenn Ihr Budget knapp ist, ist die Beauftragung eines professionellen Veranstaltungsplaners möglicherweise unerreichbar. In den meisten Fällen werden Herbstfeste von Lehrern, Kirchenmitarbeitern oder Freiwilligen geplant.
Wenn die Planung einer Großveranstaltung für Sie neu ist, ist es besonders wichtig, einen detaillierten Lageplan zu haben, der Ihnen hilft, organisiert zu bleiben. In OnePlankönnen Sie ganz einfach eine Sitemap erstellen und alle Elemente platzieren (Zelte, Lebensmittelverkäufer, Maislabyrinthe, Schilder, Toiletten usw.) auf die Karte.
Nutzen Sie Ihre Karte, um Ihren Plan den örtlichen Behörden bei der Beantragung von Genehmigungen zu veranschaulichen, oder teilen Sie sie mit Freiwilligen, damit diese wissen, wo sie stationiert sind. OnePlan erstellt automatisch einen Bestandsverwaltungsbericht, sodass Sie leicht erkennen können, wie viel Sie von allem benötigen. Es kann Ihnen auch bei der Personalverwaltung helfen.
OnePlan hat alles, was Sie brauchen, um organisiert zu bleiben und Ihr Erntedankfest auf die nächste Stufe zu bringen.
2. Richten Sie einen Planungsausschuss ein
Bei so vielen wichtigen Elementen wie Essen, Aktivitäten, Freiwilligenmanagement und Marketing ist es großartig, ein Planungskomitee für Ihr Herbstfest einzurichten. Mit einer kleinen Gruppe engagierter Freiwilliger, von denen jeder sich um sein eigenes Element kümmert, kann die Planung eines Festivals viel einfacher gestaltet werden.
Mit OnePlan, kann jedes Ausschussmitglied die Sitemap bearbeiten, damit der gesamte Ausschuss sie sehen kann. Die Karte ist Ihre einzige Quelle der Wahrheit und immer auf dem neuesten Stand, sodass Sie über den Fortschritt des Planungsausschusses bei allen Elementen des Festivals informiert sind.
Um Ihren Plan mit Ihrem Team oder Ihren Stakeholdern zu teilen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Teilen“ in der oberen rechten Ecke Ihres Veranstaltungsplans.
Fügen Sie dann die E-Mail-Adresse der Person hinzu, mit der Sie Ihren Veranstaltungsplan teilen möchten, und gewähren Sie ihr entweder Lese- oder Bearbeitungszugriff. Erledigt! Ihr Plan ist jetzt geteilt.
3. Beantragen Sie Genehmigungen
Die Einhaltung der örtlichen Vorschriften, die Beantragung von Genehmigungen und die Sicherstellung, dass Ihre Veranstaltung nicht von unzufriedenen Behörden unterbrochen wird, ist eine Ihrer wichtigsten – und mühsamsten – Aufgaben auf Ihrer Liste. Je nachdem, wo Sie das Festival veranstalten, gibt es vorübergehende Genehmigungen für Veranstaltungen, Genehmigungen für Lebensmittelverkäufer und vieles mehr.
Einer der schlimmsten Fehler, den Sie machen können, besteht darin, die Beantragung der erforderlichen Genehmigungen für Ihre Veranstaltung zu verzögern. In den meisten Fällen müssen Sie bei der Planung einer öffentlichen Veranstaltung zunächst Ihrer Kommunalverwaltung einen detaillierten Veranstaltungsplan, Risikobewertungen und den Nachweis einer Haftpflichtversicherung vorlegen. Planen Sie ausreichend Zeit für die Bearbeitung ein (wir empfehlen, diese mehrere Monate vor der Veranstaltung einzureichen). Wenden Sie sich an Ihren Veranstaltungsort und die lokale Regierung, um sicherzustellen, dass alle Kästchen angekreuzt sind.
Ihr einfach zu teilen OnePlan Eine Sitemap ist hilfreich, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Veranstaltungskarte den Vorschriften entspricht.
Eine vollständige Genehmigungs- und Lizenzierungs-Checkliste finden Sie im kostenlosen OnePlan Formular für Veranstaltungsmanagement. Um darauf innerhalb der zuzugreifen OnePlan Studio, klicken Sie im oberen Menü auf „Vorlagen“.
4. Treffen Sie kritische Entscheidungen
Es müssen viele Entscheidungen getroffen werden, bevor Sie sich wirklich an die Planung eines Herbstfestivals machen können. Hier sind einige, die Sie berücksichtigen sollten:
- Sind die Tickets all-inclusive oder zahlen die Gäste pro Aktivität?
- Wird das Essen nur gegen Bargeld ausgegeben und im Eintritt inbegriffen sein, oder benötigen Sie ein System zur Akzeptanz von Kreditkarten?
- Werden Sie Spiele mieten oder Freiwillige bitten, sie zu bauen?
- Wird die Veranstaltung von bezahltem Personal oder ausschließlich von Freiwilligen geleitet?
- Wohin fließen die Einnahmen aus der Veranstaltung?
- Werden Sie Event-Sponsoren gewinnen?
- Werden Sie Zelte und andere Elemente mieten? Wo werden Sie sie mieten?
- Welche Speisen und Getränke servieren Sie?
Treffen Sie diese Entscheidungen und teilen Sie den Stakeholdern alle Aktualisierungen so schnell wie möglich mit. Mit OnePlan Es ist ganz einfach, Ihren Veranstaltungsplan zu teilen, der Antworten auf diese vielen Fragen enthält. Es ist so einfach wie die Eingabe einer E-Mail und Stakeholder oder Kollegen können entweder Bearbeitungs- oder Nur-Anzeige-Zugriff erhalten.
5. Seien Sie dem Wetter einen Schritt voraus
Da Erntedankfeste fast immer im Freien stattfinden, ist es wichtig, die Wettervorhersage im Auge zu behalten und frühzeitig einen Regentermin festzulegen.
Wenn Sie frühzeitig einen Regentermin festlegen, können Sie Freiwillige, Mitarbeiter und Gäste auf die Möglichkeit einer Verlegung der Veranstaltung vorbereiten und sicherstellen, dass das Festival trotzdem viele Menschen anzieht.
6. Rekrutieren Sie frühzeitig Freiwillige
Herbstfeste werden in der Regel ganz oder teilweise von Freiwilligen betreut. Ganz gleich, ob Sie eine Schule, eine Kirche oder ein unabhängiger Planer sind, beginnen Sie frühzeitig mit der Rekrutierung von Freiwilligen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Freiwillige ausscheiden, weil sie nicht genügend Zeit haben, um einen Ersatz zu finden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie mehr als genug Freiwillige zur Verfügung haben, die Ihnen helfen können.
Sie möchten auch sicherstellen, dass die Freiwilligen gut verwaltet werden. Wenn sie das Gefühl haben, dass Sie unorganisiert sind, werden sie im nächsten Jahr möglicherweise nicht wieder ehrenamtlich tätig sein! OnePlan Punktplanung Die Funktionalität kann Ihnen dabei helfen, einen umfassenden Plan zu erstellen, um jeden zu betreuen, vom Freiwilligen bis zum Anbieter. Jedem „Punkt“ kann ein Code zugewiesen und Notizen zu seinem Profil für seine Rolle, Ausrüstung, Schichtzeiten und mehr hinzugefügt werden. Der Bericht kann exportiert werden, um Anmeldeblätter und Gesundheits- und Sicherheitsdokumente zu erstellen.
Es ist auch eine tolle Idee, etwas Schönes für Ihre Freiwilligen zu planen. Erlauben Sie ihnen, ihre Familie kostenlos zum Festival mitzubringen, oder bieten Sie ihnen am Ende ihrer Schicht eine Tüte Herbstleckereien an. Zufriedene Freiwillige werden diese Energie in ihre Rolle beim Festival einbringen, und sie werden wahrscheinlich in den kommenden Jahren noch einmal dabei sein.
7. Sicherheitsmaßnahmen festlegen
Herbstfeste sind in der Regel auf Kinder ausgerichtet, daher müssen Sie bei der Planung deren Gesundheit und Sicherheit berücksichtigen. Es ist wichtig, genügend Freiwillige/Mitarbeiter einzuplanen, die ein Auge auf die Kinder haben. Auch wenn die Eltern anwesend sind, kommt es häufig vor, dass ein Kind wegläuft oder sich im Maislabyrinth verirrt. Schulen Sie die Freiwilligen im Vorgehen bei einem verlorenen Kind. Es ist außerdem unerlässlich, Erste-Hilfe-Ausrüstung vor Ort zu haben, die Telefonnummern der örtlichen Rettungsdienste griffbereit zu haben und sicherzustellen, dass die Freiwilligen wissen, was im Notfall zu tun ist.
Um die Sicherheit aller Gäste, insbesondere der Kinder, zu gewährleisten, ist ein Besuchermanagementplan unerlässlich. Ein gutes Besuchermanagement sorgt dafür, dass ausreichend Platz zum Bewegen, Anstehen und Ausruhen vorhanden ist und dass das Veranstaltungspersonal für das Wohlbefinden und die Sicherheit der Besucher sorgt. Das Ergebnis ist ein reibungsloser, angenehmer Veranstaltungsort mit kompetentem und hilfsbereitem Personal.
OnePlan ermöglicht Ihnen die vollständige Planung Ihres Veranstaltungsortes in nur wenigen Minuten kostenlos registrieren. Sie können verschiedene Veranstaltungslayouts und Raumkonfigurationen testen, um sicherzustellen, dass Sie über ausreichend Platz und die bestmögliche Aufteilung für ein reibungsloses und funktionelles Crowd-Management verfügen. OnePlanZu den Crowd-Management-Funktionen von gehören Kapazitätsrechner, mit denen Sie einen genauen Bereich kartieren oder kartieren können und der die zulässige Kapazität berechnet. Sie können sogar die Dichte ändern, von 1 Person pro Quadratmeter auf 5.
Mit vielen Leuten geht auch viel Verkehr einher, also vergessen Sie nicht a Verkehrsmanagementplan entweder. In OnePlankönnen Sie einen Verkehrsmanagementplan erstellen, der die genaue Position von Beschilderungen, Stewardessen, temporären Verkehrssignalen, Straßensperrungen, Gegenverkehrsstraßen und Umleitungsrouten festlegt.
8. Entwickeln Sie einen Marketingplan
Nur durch die Vermarktung Ihrer Veranstaltung können Sie sicherstellen, dass Ihre Bemühungen nicht umsonst sind. Es muss nicht kompliziert sein, aber überlegen Sie sich alle Möglichkeiten, wie Sie Ihre Veranstaltung vermarkten können, und nutzen Sie so viele Möglichkeiten wie möglich. Posten Sie in sozialen Medien, hängen Sie Flyer in der Gemeinde auf, verschicken Sie Flyer per Post und ermutigen Sie Freiwillige und andere Interessengruppen, die Nachricht zu verbreiten.
9. Bitten Sie um Sponsoring
Kompensieren Sie die Kosten des Erntedankfestes (und maximieren Sie den Gewinn), indem Sie Sponsoren identifizieren. Lokale Unternehmen suchen häufig nach Möglichkeiten, bei Gemeinschaftsveranstaltungen auf sich aufmerksam zu machen. Mit einem Sponsoringprogramm können Sie Unternehmen gegen Bargeld oder kostenlose Produkte eine Beschilderung mit ihrem Logo oder einen Stand anbieten, an dem sie Waren verteilen und mit Community-Mitgliedern sprechen können. Es ist eine Win-Win-Situation!
OnePlanDie preisgekrönte Software von macht die Planung von Herbstfesten so viel einfacher. Kontakt Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie mit unserem Team Veranstaltungen planen können, wenden Sie sich an uns OnePlan!
