Für die meisten großen Outdoor-Veranstaltungen sind Zelte erforderlich. Sie sind nützlich, um die Veranstaltung in Abschnitte zu unterteilen, Anbieter unterzubringen, den Raum für das Personal abzuteilen, Schatten und Schutz bei Regen zu bieten und vieles mehr. Leider stellen Zelte, wie die meisten Elemente bei der Planung einer Großveranstaltung, auch einige große Herausforderungen dar. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, im Umgang mit Zelten erfolgreich zu sein. Hier sind vier große Herausforderungen im Umgang mit Zelten bei der Planung einer Veranstaltung und einige Tipps, wie Sie diese meistern können.
1. Benutzerdefinierte Größenanpassung und Kartenplatzierung
Zelte gibt es in unzähligen Formen und Größen. Sie können sogar Zelte nach Maß für Ihre Veranstaltung anfertigen lassen. Das ist im Allgemeinen eine tolle Sache, da Veranstaltungsplaner das richtige Zelt für ihre Bedürfnisse finden können – sei es für Anbieter, Aufführungen, medizinische Stationen oder Veranstaltungspersonal. Der schwierige Teil der benutzerdefinierten Größenanpassung besteht darin, dass Sie in der Lage sein müssen, die einzigartige Größe Ihres Zeltes in Ihrer Sitemap zu berücksichtigen. Das Platzieren einer Standardzeltgröße reicht nicht immer aus und kann zu Inkonsistenzen zwischen Ihrer Karte und Ihrem Standort führen.
Zum Glück OnePlan ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Zeltgrößen zu modellieren und so sicherzustellen, dass Ihre Standortkarte sowohl hinsichtlich der Position als auch des Maßstabs auf den Zentimeter genau ist. Es reicht nicht aus, eine allgemeine Vorstellung davon zu haben, wo alle Ihre Elemente (insbesondere Zelte) auf dem Festivalgelände aufgestellt werden. Schon eine Fehleinschätzung um ein paar Zentimeter kann dazu führen, dass ein Ausgang blockiert wird oder es zu einer Überfüllung kommt. Jeder Zentimeter zählt! In OnePlanSie können präzise sein. Geben Sie genaue Maßeinheiten (imperial oder metrisch) für alle Ereigniselemente ein in OnePlan.
2. Zusammenarbeit mit Anbietern
Anbieter, Anbieter und noch mehr Anbieter. Eine der großen Herausforderungen bei der Veranstaltungsplanung besteht darin, die große Anzahl an Anbietern zu verwalten, die für die Durchführung einer Großveranstaltung erforderlich sind. Von Lichttechnikern und Sicherheitspersonal bis hin zu Sanitätern, Lebensmittelverkäufern und ja – Zeltlieferanten!
Wenn Sie sich bei der Gestaltung Ihres Festivalgeländes immer noch auf PowerPoint oder ein ähnliches Tool verlassen, wissen Sie, wie schwierig die Zusammenarbeit mit Anbietern sein kann. OnePlan macht dies alles mit seinen Kollaborationsfunktionen viel einfacher. Die Möglichkeit, Ihre Arbeit mit anderen Mitgliedern Ihres Teams sowie mit Anbietern zu teilen, die Ihre Sitemap sehen und verstehen müssen, ist ein leistungsstarkes Tool. Behalten Sie den Überblick über den gesamten betrieblichen Standortplan und teilen Sie ihn (mit Nur-Ansicht- oder Bearbeitungsfunktionen) mit Ihrem Zeltverkäufer, um den Planungsprozess zu vereinfachen.
OnePlan ist für die Lieferantenverwaltung eingerichtet. Jeder Eintrag auf Ihrer Karte verfügt über einen Notizbereich für Ihre Lieferantenverwaltung, in dem Sie Informationen wie Lieferantenname, Kosten, Ein- und Austrittsdatum sowie Verfügbarkeitsstatus erfassen können. Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Lieferanten in OnePlan.
OnePlan CSV exportieren Dieses Tool ist auch bei der Lieferantenverwaltung und der Bestandsverwaltung sehr hilfreich. Alle Elemente, die Sie im Lageplan platzieren, werden automatisch in den CSV-Export übernommen, sodass Sie alle benötigten Infrastrukturen und Artikel auf einen Blick sehen. Über die Schaltfläche „Exportieren“ im oberen Menü können Sie eine detaillierte Mengenliste als CSV-Datei exportieren.
3. Örtliche Vorschriften für die Veranstaltungsplanung
Die wichtige Aufgabe, sich an die örtlichen Vorschriften zu halten, Genehmigungen zu beantragen und sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung nicht durch unzufriedene Behörden unterbrochen wird, ist eine anstrengende Aufgabe. Zelte sind ein weiteres Element, das diese Art von Überlegung erfordert und fast immer eine Genehmigung erfordert.
Einer der schlimmsten Fehler, den Sie machen können, besteht darin, die Beantragung der erforderlichen Genehmigungen für Ihre Veranstaltung zu verzögern. In den meisten Fällen müssen Sie bei der Planung einer öffentlichen Veranstaltung zunächst Ihrer Kommunalverwaltung einen detaillierten Veranstaltungsplan, Risikobewertungen und den Nachweis einer Haftpflichtversicherung vorlegen. Planen Sie ausreichend Zeit für die Bearbeitung ein (wir empfehlen, diese mehrere Monate vor der Veranstaltung einzureichen). Wenden Sie sich an Ihren Veranstaltungsort und die lokale Regierung, um sicherzustellen, dass alle Kästchen angekreuzt sind.
Um große Zelte aufzustellen, benötigen Sie wahrscheinlich bestimmte Genehmigungen und Lizenzen. Erkundigen Sie sich daher unbedingt bei Ihrer örtlichen Behörde. Ihr einfach zu teilen OnePlan Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Zelte und der Veranstaltungsplan den Vorschriften entsprechen, ist ein Lageplan hilfreich. Eine vollständige Genehmigungs- und Lizenzierungs-Checkliste finden Sie im kostenlosen OnePlan Formular für Veranstaltungsmanagement.
4. Beleuchtung und Strom in Zelten bei Ihrer Veranstaltung
Wenn Ihre Veranstaltung bis in den Abend hinein dauert oder Sie Anbieter oder Aktivitäten haben, die Strom in Ihren Zelten benötigen, müssen Sie dies berücksichtigen und sicherstellen, dass Sie geplant haben, wo Sie Energie beziehen. Dies ist eine häufige Herausforderung im Umgang mit Zelten bei Großveranstaltungen, auf die Sie sich im Vorfeld vorbereiten müssen.
Sie müssen dies alles in Ihrer Sitemap markieren, falls zusätzliche Elemente, wie z. B. Generatoren, benötigt werden. Im Abschnitt zur Lieferantenverwaltung eines beliebigen Artikels auf Ihrem OnePlan Auf der Sitemap können Sie Stromdetails und Informationen zu WLAN/Internet hinzufügen, um einen reibungslosen – und richtig beleuchteten – Event zu gewährleisten.
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