Von Paul Foster | Gründer & CEO OnePlan
Paul Foster ist Gründer und CEO von OnePlan und war offizieller Unterstützer von GIS-Kartierung und Digital-Twin-Software für Paris 2024. Er hat an neun Olympischen und Paralympischen Spielen teilgenommen.
Steht man während einer Großveranstaltung vor einem beliebigen Veranstaltungsort, sieht man das Ergebnis monatelanger, manchmal jahrelanger, akribischer Planung. Was man nicht sieht, sind die Reibungen, die die Veranstaltung beinahe zum Scheitern gebracht hätten.
Hier in Mailand anlässlich der Olympischen Winterspiele 2026, während ich die Entstehung der Spiele an verschiedenen Austragungsorten beobachte, komme ich immer wieder auf eine trügerisch einfache Frage zurück: Was passiert, wenn jeder Funktionsbereich genau das tut, was er tun soll, und das Ergebnis trotzdem ein Problem ist?
Dies ist die zentrale Herausforderung bei der Organisation von Großveranstaltungen, und die meisten Planungsrahmen gehen noch immer nicht ausreichend darauf ein.
Das Problem der Absperrung für Menschenmengen
Lassen Sie mich Ihnen ein konkretes Beispiel geben. Branding auf Absperrgittern sieht fantastisch aus. Auffällig, farbenfroh, gut sichtbar – genau das, was sich ein Sponsoring- oder Marketingteam wünscht. Die Gitter werden zur Werbefläche.
Das Problem liegt in der Physik. Herkömmliche Absperrgitter sind deutlich leichter, als die meisten annehmen. Eine darüber gespannte Werbefläche wirkt wie ein Segel. Bei Wind oder unter dem Druck einer Menschenmenge wird ein solches Gitter zu einem Sicherheitsrisiko.
Das Marketingteam hat Recht, wenn es die Markenbekanntheit steigern will. Das Sicherheitsteam hat Recht, wenn es an bestimmten Stellen Absperrungen vorschreibt. Das Betriebsteam hat Recht, wenn es die Platzierung der Absperrungen genehmigt. Alle haben ihre Aufgaben korrekt erfüllt. Doch ohne ein gemeinsames Verständnis der Wechselwirkungen dieser Entscheidungen entsteht ein Konflikt, der erst vor Ort sichtbar wird – genau dann, wenn er am schwierigsten zu lösen ist.
Dies ist kein hypothetisches Beispiel. Es steht stellvertretend für Dutzende von funktionsübergreifenden Konflikten, die bei wichtigen Ereignissen in jedem Zyklus auftreten.
Milano Cortina hat es richtig gemacht
Was mir diese Woche in der Milano Santagiulia Eishockeyarena besonders auffiel, war ein kleines, aber aussagekräftiges Detail im Warteschlangenmanagementsystem. Anstatt die Absperrgitter komplett mit Werbebannern zu verkleiden, setzt das Team sogenannte „Barrier Jackets“ ein – Teilabdeckungen, die in gezielten Abständen an ausgewählten Absperrgittern angebracht sind, um eine visuelle Wirkung zu erzielen, ohne die Stabilität zu beeinträchtigen.
Es ist eine elegante Lösung, aber was ich daran am meisten schätze, ist nicht das Design selbst, sondern das, was es über den zugrundeliegenden Prozess aussagt. Jemand – oder wahrscheinlicher ein System – hat es den Teams aus Marketing, Sicherheit und Betrieb ermöglicht, den Konflikt frühzeitig zu erkennen und ihn kreativ statt reaktiv zu lösen.
Das ist der Unterschied zwischen guter und hervorragender Planung.
Warum funktionale Silos die Standardeinstellung sind und welches Problem damit verbunden ist
Ein Olympisches Organisationskomitee kann Dutzende von Funktionsbereichen umfassen: Transport, Sicherheit, Akkreditierung, Rundfunk, medizinische Versorgung, Catering, Sponsoring, Ticketing, Protokoll und vieles mehr. Jeder dieser Bereiche hat seine eigene Führung, seine eigenen Ziele und seine eigene Arbeitsweise.
Diese Struktur ist sinnvoll. Spezialisierung ist der Schlüssel zur Bewältigung von Komplexität in großem Umfang. Doch sie erzeugt eine grundlegende Spannung: Die Entscheidungen innerhalb der einzelnen Funktionsbereiche werden nicht isoliert getroffen. Sie finden in einem gemeinsamen physischen und operativen Raum statt und interagieren, oft auf Weisen, die kein einzelnes Team vollständig vorhersehen kann.
Das Sponsoring-Team platziert eine Konstruktion in der Nähe eines Notausgangs. Das Catering-Team positioniert seine Ausrüstung in einem Versorgungskorridor. Das Transportteam plant die Fahrt der Logistikfahrzeuge so, dass sie mit dem größten Zuschauerandrang zusammenfällt. Keine dieser Entscheidungen ist für sich genommen unvernünftig. Zusammengenommen führen sie jedoch zu einem Engpass, einer Gefahrenquelle oder einer Verzögerung.
Meine Erfahrung aus neun Olympischen und Paralympischen Spielen zeigt, dass die reibungslosesten Wettkämpfe nicht diejenigen sind, bei denen jedes Team isoliert am härtesten gearbeitet hat. Es sind die Wettkämpfe, bei denen jedes Team Einblick in die Arbeit der anderen hatte.
Das Prinzip der einzigen Quelle der Wahrheit
Eine „zentrale Datenquelle“ klingt nach einem Technologiekonzept, und das ist sie auch. Im Kern ist sie aber auch eine Planungsphilosophie.
Das Prinzip ist einfach: Jedes Team, auf jeder Ebene, sollte mit demselben grundlegenden Bild des Veranstaltungsortes, der Abläufe und der Rahmenbedingungen arbeiten. Nicht mit einer Teilabbildung. Sondern mit dem Gesamtbild.
Wenn das gegeben ist, verschwinden funktionsübergreifende Konflikte zwar nicht, aber sie treten frühzeitig zutage, solange noch Lösungen möglich sind. Die Barriere in Mailand ist keine Notlösung, sondern das Ergebnis eines Planungsprozesses, der den Konflikt erkannte, bevor er zu einem Hindernis wurde.
Wenn das nicht der Fall ist, kommt es zu dem Szenario, das jeder erfahrene Veranstaltungsprofi kennt: eine Kaskade einzeln rationaler Entscheidungen, die gemeinsam ein operatives Problem erzeugen, das vor Ort entdeckt, unter Druck gelöst und mit erheblichen Kosten verbunden wird.
Was hat sich verändert, und was nicht?
Die Werkzeuge für Veranstaltungsplaner haben sich erheblich weiterentwickelt. Dank der digitalen Zwillingstechnologie können Organisationsteams Veranstaltungsorte vollständig modellieren, bevor auch nur eine Absperrung aufgestellt oder ein Kabel verlegt wird. Jeder Funktionsbereich kann innerhalb desselben räumlichen Modells arbeiten, und Konflikte zwischen den einzelnen Planungen werden sichtbar, bevor sie physisch umgesetzt werden.
At OnePlanDarauf haben wir über mehrere Olympiazyklen hinweg hingearbeitet. Die Plattform, die wir als offizieller Digital-Twin-Lieferant des IOC entwickelt haben, ist nicht primär technologieorientiert. Es geht darum, jedem Team eine gemeinsame operative Realität für die Planung zu bieten – denselben Grundriss, dieselben Rahmenbedingungen, dasselbe Bild davon, was alle anderen tun.
Unverändert bleibt die grundlegende Herausforderung. Veranstaltungen bringen Menschen mit unterschiedlichen Zielen, Prioritäten und Erfolgsdefinitionen zusammen. Ihre effektive Koordination erforderte schon immer mehr als gute Absichten und regelmäßige Treffen – sie braucht eine gemeinsame Basis.
Eine Frage, die es wert ist, gestellt zu werden
Wenn Sie an der Planung einer Großveranstaltung beteiligt sind, egal in welchem Umfang, ist die nützlichste Frage, die Sie stellen können, nicht: „Erfüllt jedes Team seine Aufgaben?“, sondern: „Kann jedes Team sehen, was die anderen tun?“
Die Absperrjacke in Mailand ist eine Kleinigkeit. Aber gerade kleine Dinge, wenn sie gut gemacht sind, machen große Ereignisse aus, und sie gelingen nur, wenn alle am selben Strang ziehen.
