Gli International Island Games sono un evento multisportivo biennale che riunisce atleti provenienti da nazioni e territori insulari di tutto il mondo, spesso descritti come una "mini Olimpiade" per le comunità insulari.
Nel 2025, le Orcadi sono diventate per la prima volta l'orgogliosa sede dei Giochi, accogliendo concorrenti provenienti da oltre 20 isole per cimentarsi in 12 sport diversi. Per la comunità locale, si è trattato di un'occasione irripetibile per presentare la cultura e l'ospitalità delle Orcadi sulla scena mondiale.
Fin dal momento in cui i Giochi furono annunciati, fu chiaro che si sarebbe trattato dell'evento più ambizioso mai realizzato nelle isole. Distribuiti in più sedi e caratterizzati da cerimonie di apertura e chiusura su larga scala, gli Orkney 2025 International Island Games sono stati più di una semplice festa sportiva: hanno segnato un momento decisivo nella storia delle Orcadi.
Al centro di tutto c'era la direttrice dei giochi, Kirsty Talbot , a capo di un piccolo team di sole tre persone retribuite, incaricate di realizzare un evento di straordinaria portata. "È stato il più grande evento che le Orcadi avessero mai visto", ricorda. "E con un team così piccolo, avevamo bisogno di strumenti che ci aiutassero a raggiungere un livello globale."
Before OnePlan: Pianificazione con PowerPoint
I Giochi presentavano notevoli complessità di pianificazione. È stato necessario coordinare contemporaneamente più sedi, tenere conto dei requisiti infrastrutturali per un'ampia gamma di sport e le organizzazioni partner – tra cui l'Orkney Islands Council, EventScotland e sportscotland – hanno richiesto aggiornamenti e contributi regolari durante l'intero processo di pianificazione.
A complicare ulteriormente le cose, non avevano a disposizione un software specializzato per la pianificazione di eventi. "In pratica, stavamo cercando di pianificare le dimensioni di una piccola Olimpiade invernale usando PowerPoint", afferma Kirsty. "Semplicemente non era sostenibile". La mancanza di strumenti di visualizzazione accurati ha rallentato il processo, complicato la collaborazione e reso difficile fornire alle parti interessate la chiarezza e la sicurezza di cui avevano bisogno.
La transizione verso OnePlan
Riconoscendo la necessità di un approccio più intelligente e professionale, il team di Orkney Games si è rivolto a OnePlan e il cambiamento è stato immediato. Due membri chiave dello staff sono diventati gli utenti principali, aggiornando regolarmente i piani e condividendoli tra le sedi e le organizzazioni partner. Invece di statiche diapositive di PowerPoint, il team ora disponeva di layout accurati e interattivi che potevano essere esportati come PNG o condivisi come link di sola visualizzazione, dando a tutti accesso alle stesse informazioni affidabili.
La collaborazione tra le parti interessate è diventata notevolmente più fluida. "Con il coinvolgimento di organizzazioni come Orkney Islands Council, EventScotland e Sportscotland, la possibilità di condividere piani chiari e coerenti è stata fondamentale. OnePlan "ha reso facile per tutti accedere alle informazioni di cui avevano bisogno e avere immagini accurate e professionali ha davvero fatto la differenza per i nostri stakeholder", spiega Kirsty.
Benefici pratici in azione
Durante le fasi di pianificazione e consegna, OnePlan è diventata la spina dorsale dell'operazione. I team addetti alla location e le squadre di costruzione si sono affidati ai file PNG esportati per garantire che le planimetrie del sito fossero accurate e aggiornate. La piattaforma ha anche eliminato la necessità di investire in costosi software CAD, con OnePlan assicurandosi invece che fosse facile per chiunque nel piccolo team di Kirsty pianificare in tempo reale.
Una caratteristica in particolare si è distinta. "Il calcolatore delle barriere pedonali è stato magico", afferma Kirsty. "Ha reso gli ordini molto più semplici". Quello che altrimenti sarebbe stato un compito complesso e dispendioso in termini di tempo è ora veloce, preciso ed economico, con un risparmio di denaro e stress per il team.
Per un piccolo staff che lavorava al limite delle proprie capacità, queste efficienze hanno avuto un impatto trasformativo. Kirsty ha affermato: "OnePlan "Ci ha portato moltissimi vantaggi: ci ha fatto risparmiare tempo, ha ridotto il numero di visite in loco, ha migliorato la precisione in tutte le nostre location e ha semplificato notevolmente la collaborazione con i nostri partner. Soprattutto, ci ha permesso di concentrarci sulla realizzazione di un evento indimenticabile, anziché lottare con strumenti di pianificazione inadatti allo scopo".
Quando i Giochi iniziarono, i vantaggi dell'utilizzo OnePlan erano innegabili. Non solo l'evento si è svolto senza intoppi in tutte le sedi, con una pianificazione di qualità professionale che ha mantenuto tutti allineati, ma la piattaforma ha anche portato a un notevole risparmio sui costi. Per Kirsty e il suo team, evitare di dover ricorrere a costosi software CAD o a molteplici strumenti ha significato OnePlanIl pacchetto Team di ha fornito tutto ciò di cui avevano bisogno in un'unica soluzione conveniente ed efficiente. Come dice Kirsty, "Non c'è bisogno di acquistare CAD o altri software: OnePlan ci ha dato tutto ciò di cui avevamo bisogno in un unico posto."
Il Risultato
Gli Orkney 2025 International Island Games hanno dimostrato cosa è possibile realizzare quando un potente software per la pianificazione di eventi viene messo nelle mani di un team dedicato ma con risorse limitate. OnePlan non solo ha eliminato inefficienze e costi, ma ha anche dato alle parti interessate la chiarezza e la sicurezza necessarie per realizzare un evento internazionale di notevole portata nelle diverse sedi delle Orcadi.
Come afferma la direttrice dei giochi Kirsty Talbot, i risultati parlano da soli: "Usatelo! OnePlan è un ottimo strumento. I Giochi delle Orcadi sono stati un enorme successo, accogliendo oltre 2,000 atleti e funzionari da 24 isole, e la pianificazione è stata molto più agevole grazie a OnePlan. "
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