La Canadian Football League (CFL) è un campionato di football professionistico unico nel suo genere, noto per il suo gameplay aperto, veloce e coinvolgente. La lega ospita eventi multi-sede in tutto il paese, tra cui la Grey Cup, il più grande evento sportivo annuale della durata di un solo giorno in Canada.
Abbiamo parlato con Courtney Clace, Senior Manager, Grey Cup & Events, e Bryden Boutilier, Senior Manager of Stadium & Game Operations, su come la squadra CFL ha trasformato il suo processo di pianificazione di eventi e sedi multi-sito utilizzando OnePlan.
Prima: utilizzo di Excel e CAD per la pianificazione di eventi
Sia Courtney che Bryden provengono dal mondo degli eventi sportivi. Quando sono entrati a far parte della CFL, si sono trovati di fronte alla sfida di organizzare eventi su larga scala in diverse sedi in tutto il Canada, comprese alcune sedi "neutrali" prive degli stadi di dimensioni standard della CFL, che dovevano essere trasformate per ospitare alcune delle partite più importanti del campionato. I loro precedenti metodi di pianificazione prevedevano un mix di strumenti come Microsoft Publisher, Excel e disegni CAD, che risultavano dispendiosi in termini di tempo e imprecisi.
Un grosso problema era dover realizzare versioni diverse di un piano di evento adatto a parti interessate specifiche. Ad esempio, il team di sicurezza potrebbe aver bisogno di conoscere l'ubicazione delle uscite di emergenza e delle aree di sicurezza, mentre i venditori e i fornitori devono sapere dove posizionarsi. Con i loro vecchi metodi di pianificazione, dovevano fare piani separati per ciascun gruppo, il che richiedeva molto tempo.
Tutto veniva eseguito manualmente e non in tempo reale, rendendo difficile e dispendioso in termini di tempo collaborare e apportare modifiche rapide.
Crediti immagine: Kevin Sousa
Una migliore pianificazione di eventi e sedi in OnePlan
Courtney si avvicinò OnePlan quando vide Stadio del Commonwealth L'aveva utilizzato per la convalida di un sito FIFA. Ne aveva visto il valore aggiunto nell'organizzazione di partite multi-sede, in cui avrebbero modificato uno stadio per aumentarne la capienza e aggiungere una serie di strutture. Courtney aveva bisogno di uno strumento che aiutasse a visualizzare e pianificare l'intera organizzazione da zero.
OnePlanLe caratteristiche principali, tra cui il ridimensionamento accurato, le ottime opzioni di mappatura e la collaborazione in tempo reale tra team, hanno fornito la soluzione.
Una volta che le squadre della CFL hanno iniziato a utilizzare OnePlan Hanno subito notato gli enormi vantaggi offerti dal software. "Ha ridotto notevolmente il numero di programmi. Possiamo avere tutto in un unico sistema", afferma Bryden.
Ecco come OnePlan è stato messo in atto e cosa apprezzano della piattaforma:
1. Precisione e scalabilità:
OnePlanLa capacità di posizionare gli oggetti in scala sulle mappe HD consente un utilizzo e una pianificazione precisi dello spazio, anche per luoghi e allestimenti complessi. La capacità di mappare accuratamente ogni dettaglio, dagli stand e tende all’esatto posizionamento delle recinzioni, è fondamentale. Ciò garantisce che ogni elemento possa essere posizionato correttamente, evitando potenziali problemi logistici durante l'evento vero e proprio.
“Posso effettuare misurazioni reali OnePlan"Sono sicura di me stessa quando presento qualcosa ai dirigenti senior: quando mi chiedono: "Questo può andare qui?", rispondo di sì. Ci sta. Ha sicuramente reso il nostro lavoro più fluido", afferma Courtney.
2. Collaborazione migliorata tra i team:
OnePlan ha una collaborazione istantanea in cui è possibile apportare modifiche e condividerle immediatamente con il team e le parti interessate, migliorando i processi decisionali e di risoluzione dei problemi
“Ho usato OnePlan "Nelle sale riunioni e nelle visite in loco. Lo mostriamo su un televisore e spostiamo le cose in tempo reale", afferma Bryden.
"Il mese scorso, sei persone in diverse aree hanno voluto vedere la mappa del layout in OnePlan, quindi invio loro il collegamento di sola visualizzazione e ora lo hanno per il futuro. Hanno il collegamento, quindi ogni volta che le cose vengono modificate o aggiornate, possono andare a vederlo da soli e non devo inviare una versione aggiornata."
3. Condivisione di informazioni a più livelli:
OnePlanLa capacità di creare diversi livelli ha rappresentato un punto di svolta per la comunicazione con diversi dipartimenti e partner esterni. I team di sicurezza potevano accedere facilmente ai percorsi e alle uscite di emergenza senza essere ingombrati da dettagli irrilevanti come l'ubicazione dei venditori. Ciò ha semplificato il processo di condivisione delle informazioni, rendendolo più efficiente e pertinente alle esigenze di ciascuna parte interessata.
"Semplifica la condivisione solo delle informazioni vitali di cui ciascun gruppo ha bisogno", ha affermato Courtney. "Il fatto di poter attivare e disattivare le sezioni rapidamente e di non dover creare otto mappe diverse fa risparmiare così tanto tempo."
4. Minore dipendenza dalle visite fisiche in loco:
OnePlan Non ha eliminato la necessità di visite in loco, ma ha migliorato significativamente la produttività. "Ho più fiducia nell'aspetto dell'area, anziché cercare di ricordare ciò che ho visto durante una visita in loco. Ci permette anche di prepararci meglio per le visite in loco e, di conseguenza, di essere più preparati per l'evento vero e proprio."
Il team può prepararsi meglio prima di ogni visita esaminando il programma dell'evento OnePlan, garantendo che il tempo trascorso sul posto venga utilizzato in modo più efficace, il che è particolarmente importante perché molti degli eventi sono distribuiti in tutto il Canada.
5. Importazione di planimetrie e layout per la pianificazione di eventi interni:
OnePlan consente di importa il tuo f esistenteplanimetrie e layout dei pavimenti sul tuo piano dell'evento e pianifica di conseguenza.
Courtney afferma: "L'importazione del layout è una delle mie funzionalità preferite. Riunisce tutta la pianificazione in un unico posto". Prima OnePlan, hanno utilizzato un software CAD, ma con delle limitazioni, necessitando di screenshot per maggiori dettagli perché la modifica richiede competenze specialistiche o un CAD freelance.
Con OnePlan, integrando i layout e i file .png delle planimetrie direttamente nella pianificazione, è possibile ottenere una visione dettagliata degli spazi per eventi. Ciò non solo ha migliorato la precisione della pianificazione, ma ha anche semplificato la comunicazione, riducendo la necessità di aggiornamenti e controlli costanti. "Ora non ho bisogno di inviare costantemente messaggi sugli aggiornamenti della pianificazione. Posso invece accedere rapidamente a OnePlan, clicca e aggiornalo: sarà perfetto. Il team lo vede subito", aggiunge.
6. Fiducia nella pianificazione:
Forse soprattutto, OnePlan Offre ai team addetti agli eventi e alle operazioni della Canadian Football League una rinnovata fiducia nella pianificazione e nella disposizione degli eventi multi-sede. Possono garantire alle parti interessate, dai dirigenti senior ai partner esterni, che ogni evento è studiato nei minimi dettagli e ottimizzato per lo spazio disponibile.
Anche, OnePlanGli strumenti di pianificazione completi e di scalabilità accurata consentono al team di anticipare e affrontare qualsiasi potenziale problema.
"Ci aiuta a segnalare in anticipo i problemi e a individuare quelli che potrebbero rivelarsi problematici in futuro. È utile poter dialogare con i diversi team prima ancora di iniziare", afferma Courtney.
“Posso effettuare misurazioni reali OnePlan. Sono fiducioso quando presento ai dirigenti senior: quando chiedono, può andare qui? So che andrà bene. Ha sicuramente reso il nostro lavoro più agevole."
Courtney Clace
Senior Manager, Grey Cup ed eventi
Pianificazione del team più efficiente
Adozione della Canadian Football League OnePlan per la sua scalabilità e versatilità nell'organizzazione di eventi a livello di campionato. OnePlan ha rivoluzionato le operazioni del dipartimento eventi della CFL, facilitando un approccio più integrato, efficiente e collaborativo alla pianificazione tra varie sedi e squadre all'interno della lega.
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