Per USA Triathlon (USAT), l'organismo nazionale di governo del triathlon negli Stati Uniti, ogni evento è un vero e proprio puzzle logistico. A differenza degli sport che si svolgono negli stadi, il triathlon non ha una sede fissa. Ogni weekend di gara richiede la costruzione di un intero campo da gioco da zero, che comprende strade, sentieri e specchi d'acqua.
I loro eventi di punta, come gli USA Triathlon Nationals di Milwaukee, accolgono oltre 7,000 atleti e presentano diversi formati di gara che si svolgono in parallelo, dalle categorie giovanili e juniores alle competizioni d'élite e discipline aggiuntive come l'aquabike o le corse da 5 km. Ogni formato richiede una propria impronta dedicata, distribuita in diverse aree della città ospitante.
Come ha affermato Brad, Event Manager di USAT: "Non ci limitiamo a visitare una location iconica. La creiamo noi stessi. Con il triathlon, si costruisce il campo di gioco da zero, su strade, sentieri e corsi d'acqua, e questo richiede molti dettagli".
La sfida della pianificazione multi-sito e multi-gara
Organizzare eventi di questa portata richiede una pianificazione meticolosa con anni di anticipo. L'USAT deve valutare le potenziali città ospitanti, considerare l'impatto sulla comunità e progettare percorsi multipli che possano svolgersi contemporaneamente senza conflitti. Zone di transizione, uscite per il nuoto, aree di sosta e spazi espositivi devono integrarsi perfettamente, lasciando comunque spazio per un flusso pedonale sicuro e per l'accesso in caso di emergenza.
Ogni decisione ha un peso: se un sentiero può resistere a migliaia di runner, come un percorso ciclabile di 25 chilometri influenzerà i flussi di traffico o dove posizionare le infrastrutture chiave per ridurre i disagi per i residenti locali. Con una posta in gioco così alta, USAT aveva bisogno di una piattaforma di pianificazione in grado di gestire non una sola sede, ma molte, e di assemblare ogni elemento in movimento con precisione.
Perché OnePlan Diventato essenziale
OnePlan ha offerto a USAT esattamente ciò che mancava: un modo per progettare e confrontare più potenziali sedi con la massima precisione. Quando vengono proposte nuove città come sedi, il team può caricare l'area in OnePlan e testare immediatamente diverse configurazioni. Le partenze, le zone di transizione, le aree di registrazione e i punti di accesso possono essere visualizzati sullo schermo, dando al team un'idea realistica della funzionalità di un sito, prima ancora di mettervi piede.
Questa accuratezza continua una volta scelta la sede. Come ha spiegato Margie, coordinatrice degli eventi USAT, "Quando un sito viene consigliato, lo carichiamo in OnePlan per vedere dove potrebbero essere posizionati la registrazione, le transizioni o i punti di accesso. Ci dà una panoramica completa prima ancora di visitarlo."
"Piazzo tutte le nostre tende, etichetto ogni cosa e calcolo quanti metri di recinzione o barriere ci servono. OnePlan mi fornisce numeri reali, non solo stime. Questo ci ha fatto risparmiare tempo e denaro."
Margie Gronke
Coordinatore eventi, USAT
Dalla selezione della città all'esecuzione in loco
La flessibilità di OnePlan Ciò significa che USAT può preparare ogni aspetto di un campionato molto prima che venga posta la prima barriera. Diversi formati di gara sono progettati parallelamente, con layout adattati alle esigenze specifiche degli atleti d'élite, delle categorie giovanili e dei concorrenti di ogni fascia d'età. Aree di transizione, lounge per gli atleti e persino rampe di uscita per il nuoto sono progettate nei minimi dettagli, garantendo un flusso fluido tra le diverse sedi.
L'infrastruttura è un altro elemento cruciale. Margie si affida a OnePlan per calcolare le quantità esatte di recinzioni, rastrelliere per biciclette, tende e barriere necessarie. "Piazzo tutte le nostre tende, etichetto tutto e calcolo quanti metri di recinzione ci servono", ha detto.OnePlan "Mi fornisce numeri reali, non stime. Questo ci ha fatto risparmiare tempo e denaro."
Quando esploriamo una posizione e poi torniamo per pianificare OnePlanLa mappatura è aggiornata, dettagliata e riflette ciò che abbiamo effettivamente visto sul posto. Questo ci fa risparmiare un sacco di tempo.
Brad Hildebrant
Responsabile eventi, USAT
Questa precisione si estende ai fornitori e agli appaltatori che realizzano questi piani. Invece di scambiarsi screenshot o layout PDF, USAT ora condivide l'accesso in tempo reale e in sola visualizzazione ai suoi OnePlan Mappe. I venditori possono accedere, ingrandire la propria area specifica e vedere esattamente quale dimensione di tenda o lunghezza di recinzione è necessaria e dove posizionarla. "È una cosa che apprezzano molto", ha osservato Margie. "Possono guardarla mentre montano e seguire esattamente i percorsi."
Quando la squadra arriva sul posto una settimana prima del giorno della gara, il piano è già così preciso che non c'è bisogno di spostare nulla. Anche il posizionamento dei camion nel complesso è pre-dimensionato. OnePlan"Siamo stati davvero in grado di eliminare i punti di contatto", ha spiegato Brad. "Con OnePlanGrazie alla precisione di 's, spostiamo meno cose in loco. Risparmia tempo, riduce lo sforzo fisico e, in definitiva, ci aiuta a realizzare un evento migliore."
Collaborazione semplificata
Per eventi di questa portata, una comunicazione chiara con gli stakeholder è importante tanto quanto la disposizione stessa del sito. USA Triathlon collabora con decine di partner esterni – fornitori, appaltatori e organi di governo internazionali – ognuno con le proprie esigenze. OnePlanLe funzionalità di condivisione hanno trasformato il modo in cui questi gruppi collaborano.
Invece di inviare infiniti screenshot o PDF avanti e indietro, USAT ora offre ai partner l'accesso in sola visualizzazione ai loro piani per eventi live. I fornitori possono accedere e vedere esattamente le dimensioni della tenda che devono installare, dove dovrebbe essere posizionata e come si integra con l'infrastruttura circostante. "Invece di inviare screenshot o PDF, offro ai fornitori l'accesso in sola visualizzazione", ha spiegato Margie. "Possono vedere esattamente dove posizionare la tenda, le sue dimensioni e seguire il piano durante l'allestimento".
La stessa chiarezza si estende a partner globali come World Triathlon, che applicano rigidi standard di layout agli eventi d'élite. "Erano molto attenti alla spaziatura dei portabici", ha ricordato Brad. "Utilizzando OnePlanGrazie all'icona del portabiciclette, potremmo posizionare tutto esattamente e consegnarlo alla persona che gestisce la transizione."
Questa collaborazione in tempo reale non solo ha eliminato ogni confusione, ma ha anche rafforzato la fiducia tra le parti interessate sul fatto che ogni dettaglio fosse accurato e coerente. Che si trattasse di un appaltatore di recinzioni, di un fornitore di tende o di un partner internazionale, tutti lavoravano seguendo lo stesso piano preciso.
Impatto a livello di organizzazione
Il successo dei OnePlan all'interno del team eventi ha rapidamente catturato l'attenzione di altri dipartimenti di USA Triathlon. Il team Partnership ha iniziato a utilizzarlo per mappare le zone espositive e le attività, e i grafici si sono affidati ai piani per creare mappe dei percorsi estremamente dettagliate. Persino i direttori di gara esterni ai campionati nazionali hanno iniziato a sperimentare nuovi formati direttamente in OnePlan, utilizzandolo per visualizzare e modificare i layout con facilità.
Ciò che è iniziato come uno strumento operativo è cresciuto fino a diventare una piattaforma condivisa per l'intera organizzazione, che migliora la collaborazione, aumenta la precisione e, in definitiva, aumenta la qualità di ogni evento offerto da USAT.
Uno strumento strategico per la pianificazione multi-sito
Per il triathlon degli Stati Uniti, OnePlan è diventato molto più di un semplice strumento di mappatura. È un facilitatore strategico che consente di valutare con sicurezza nuove città ospitanti, progettare in armonia diversi formati di gara e coordinare settimane di logistica complessa con precisione e semplicità.
Come ha concluso Brad, "Con meno punti di contatto, più precisione e un migliore coordinamento, OnePlan è diventato essenziale per il modo in cui pianifichiamo e realizziamo i campionati nazionali di triathlon."
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