Shalford ha un pedigree storico quando si tratta di ospitare fiere. Il pittoresco villaggio, situato appena fuori Guildford nel Regno Unito, ricevette uno statuto da Re Giovanni (1199 – 1216) oltre 800 anni fa e ancora oggi ospita la Grande Fiera di Shalford della comunità locale.
La fiera ha ora avuto una nuova prospettiva di vita da Frank Ago, proprietario del famoso caffè Snooty Fox. Frank è un dilettante dichiarato quando si tratta di pianificazione di eventi ed è stato in grado di risparmiare tempo e gestire i suoi oltre 60 fornitori in modo efficiente grazie a OnePlan. La Grande Fiera di Shalford è composta da tre palchi con musica dal vivo, un luna park con ruota panoramica, esposizione canina, mercato degli agricoltori, auto d'epoca, nonché un'ampia area di cibi e bevande con numerosi bar di birra e gin.
Frank dice: “OnePlan mi trasforma in un organizzatore di eventi professionale. Se mi presento con il mio portatile, lo apro con OnePlan installato e funzionante. Possono comprendere il mio piano e vedere la mia visione di creare una mappa facile da leggere, semplice e comprensibile in pochissimo tempo”.
Guarda come Frank ha creato la Grande Fiera di Shalford nel OnePlan qui:
I semplici passaggi che Frank compie per pianificare un evento in poche ore
OnePlan aiuta l'organizzatore di eventi Frank a semplificare il complesso lavoro di pianificazione di un evento importante per migliaia di persone. La Grande Fiera è in lavorazione da sei mesi e coinvolge un'ampia gamma di parti interessate, tra cui le autorità locali, la sicurezza, i venditori e gli enti di beneficenza locali che trarranno vantaggio da un evento redditizio e di successo.
"OnePlan ha reso la mia pianificazione di questa Fiera così veloce. Ho dedicato due serate a questo e ho già preparato un piano completo, che posso scaricare e condividere con chi ne ho bisogno", afferma Frank.
“Prima di tutto ho delineato la fiera sulla mappa, mostrando le diverse zone, i percorsi, i tendoni e i palchi. La seconda versione prevedeva di dettagliare tutte le aree: modellare le linee, aggiungere informazioni sul fornitore, controllare le misurazioni. È stato così facile."
È stato "un enorme risparmio di denaro"
Frank ha condiviso il piano dell'evento con la sua vasta gamma di partner, venditori e fornitori, cosa che si è rivelata particolarmente efficace per lui. "Condividere il piano con i nostri generatori AV è stato un enorme risparmio di denaro, perché dice loro immediatamente cosa è necessario e dove, e dà loro fiducia in me come organizzatore", continua.
Frank ascolta il feedback dei vari stakeholder e adatta il suo piano OnePlan di conseguenza. I suoi partner possono esaminarlo in tempo reale, rendendolo un processo semplice per tutti i soggetti coinvolti. Uno dei soggetti interessati di Frank sono i vigili del fuoco locali. “Ho condiviso il mio OnePlan con la caserma dei vigili del fuoco e mi sono trovato immediatamente al giusto livello con loro. Mi hanno trattato come un organizzatore professionista”.
"OnePlan mi aiuta a trasformarmi in un organizzatore di eventi professionale. Posso pianificare la mia visione per il mio evento e creare una mappa facile da leggere."
Franco Ago
Organizzatore di eventi, Grande Fiera di Shalford
Beneficiando dei due lati del OnePlan: un piano visivo e dati accurati
Con oltre 60 venditori da gestire, ci sono molte sensibilità che Frank deve tenere in considerazione nella sua pianificazione quando si tratta di decidere dove verrà posizionata la tenda di ciascun venditore. Questi includono il posizionamento dei fornitori concorrenti, nonché la presa in considerazione del sole e dell’ombra nelle diverse ore del giorno.
Per Frank, OnePlan fornisce un modo visivo di pianificare con una gamma di mappe tra cui scegliere, insieme alla certezza che tutto ciò che posiziona è geo-accurato. Può aggiungere nomi, note e dati di supporto su ciascun fornitore nella sezione Gestione fornitori di ciascun oggetto che inserisce e scaricare tali dati quando vuole.
Dice: “Non sono uno specialista di computer ed è difficile pianificare un evento solo con i fogli di calcolo. io amo OnePlan perché mi rende così facile pianificare visivamente su una mappa e avere comunque i dati."
Trasformare il piano dell'evento in una mappa rivolta al pubblico
Una volta creato il piano dell'evento, Frank è stato in grado di creare una mappa rivolta al pubblico da utilizzare nel marketing pre-evento e stampata come una grande guida alla fiera stessa. Per fare questo, ha usato OnePlanLa mappa pubblica di opzione che ha convertito facilmente il suo piano dell'evento in una mappa esterna per i partecipanti.
Frank dice: “OnePlan mi ha presentato ad Alice, OnePlandi Public Maps, per creare una mappa che sia semplicemente comprensibile per tutti."
“È molto importante avere una mappa chiara affinché tutti coloro che vengono alla fiera sappiano dove sono i palchi, dove si trova il gin bar e così via. Ha senso farlo OnePlan una volta creato il piano dell’evento.”
"La mia comunicazione tra i fornitori è molto più semplice con OnePlan. Senza di essa, avrei impiegato 4 volte più tempo per pianificare."
Franco Ago
Organizzatore di eventi, Grande Fiera di Shalford
Visita del Cancelliere dello Scacchiere
La Grande Fiera di Shalford ha più di 800 anni ed è ancora fiorente grazie alla passione e all'impegno di Frank e del suo piccolo team. Il denaro ricavato dalla Fiera viene donato a enti di beneficenza locali, tra cui lo Shooting Star Children's Hospices, a sottolineare l'importanza di eventi comunitari come questo e l'impatto estremamente positivo che gli organizzatori di eventi amatoriali come Frank possono avere.
A una settimana dalla fiera, Frank ha avuto anche una visita a sorpresa: il Cancelliere dello Scacchiere Jeremy Hunt, secondo solo al Primo Ministro per anzianità nel governo britannico. In qualità di deputato locale, il signor Hunt era nella comunità e incoraggiava le persone a partecipare alla Grande Fiera.
OnePlan è utilizzato da oltre 50,000 eventi e sedi in tutto il mondo. Che tu sia un organizzatore di eventi professionista o un principiante amatoriale, OnePlan viene utilizzato sia per eventi piccoli che grandi, rendendo la pianificazione degli eventi molto più semplice. Iscriviti oggi qui.