Il Jockey Club è la più grande organizzazione di corse di cavalli del Regno Unito e possiede 15 famosi ippodromi, tra cui Cheltenham, Newmarket, Aintree, sede del Grand National, e l'Epsom Derby, sede del Derby.
I team di eventi e operazioni dell'ippodromo di Epsom Downs utilizzano OnePlan per pianificare numerosi eventi nel corso dell'anno e ora è in fase di pianificazione per il Betfred Derby Festival 2025.
Il Derby è uno dei grandi eventi sportivi nazionali della Gran Bretagna che vede oltre 100,000 persone scendere a Epsom Downs per l'evento di due giorni, con milioni di altri che guardano in TV in tutto il mondo. Abbiamo parlato con Heidi Truman, Abby Pettit e Hannah Carter per scoprire come pianificano i festival di corse su larga scala in modo più efficiente grazie a OnePlansoftware di pianificazione del sito per eventi.
Da settimane di pianificazione a pochi giorni
Il Betfred Derby Festival 2025 è l'evento clou che si terrà a Epsom Downs nel corso del prossimo anno. Un evento di questa portata richiede una piattaforma di pianificazione visiva precisa e facile da usare, in grado di garantire che tutti i team lavorino a partire da un'unica fonte di riferimento. "Prima pianificavamo gli eventi con immagini e screenshot che inserivamo in PowerPoint, aggiungendo linee rosse e bianche. Prendevamo foto aeree dell'anno precedente e poi ci sovrapponevamo gli elementi. Era un metodo molto rudimentale", afferma Abby, Event Manager del Jockey Club.
"Non sapremmo mai la scala effettiva del sito, e faremmo solo delle supposizioni in base alle misurazioni. Ci vorrebbero settimane, persino mesi, per farlo in questo modo", continua.
L'Epsom Derby si tiene ogni anno a giugno e la pianificazione inizia a settembre per l'evento dell'anno successivo. L'Event Manager Hannah Carter afferma OnePlan ha trasformato il modo in cui il loro team pianifica l'evento: "Il vecchio metodo richiedeva settimane e settimane di pianificazione per cercare di mettere insieme tutto, mandando avanti e indietro tutto, apportando modifiche e dovendo ricominciare da capo.
"In OnePlan è così facile per il nostro team apportare modifiche. Ora possiamo produrre un piano per l'evento in pochi giorni con OnePlan e fare aggiornamenti continui man mano che la pianificazione procede", afferma. Rispetto alle settimane o ai mesi precedenti che potevano essere necessari in passato, si tratta di un notevole risparmio di tempo che il Jockey Club ottiene utilizzando OnePlan.
Un masterplan in tempo reale per 6,000 appaltatori
Un elemento chiave nel processo di pianificazione è la collaborazione, sia interna che esterna, per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Il team Eventi condivide il suo piano con altri team operativi del Jockey Club per ottenere feedback, prima di condividerlo con i contractor per garantire che l'accuratezza del piano venga rispettata per la costruzione dell'evento.
Heidi Truman, Project Manager presso il Jockey Club, afferma che è importante per gli appaltatori vedere il piano dal vivo per aiutare a pianificare la costruzione: "Tra la costruzione, l'evento dal vivo e lo smantellamento, abbiamo circa 6,000 persone di 80 appaltatori che lavorano al Derby. Pianificazione in OnePlan riduce i nostri rischi sapendo che tutti gli appaltatori lavorano secondo lo stesso piano."
"Si tratta di un unico piano generale in tempo reale: lo trattiamo come il vangelo della verità", aggiunge.
Abby continua: "Condividere il link di sola visualizzazione del nostro piano è un ottimo modo per far sì che appaltatori e fornitori vi abbiano accesso. Possiamo contattarli, esaminare eventuali modifiche rispetto all'anno precedente e assicurarci che siano incluse nei loro programmi di costruzione dettagliati".
Tracciare zone, migliaia di oggetti e ottenere l'approvazione
Il piano del Jockey Club per il Betfred Derby Festival 2025 è incredibilmente completo, con oltre 1,200 oggetti posizionati in OnePlan. Andando avanti, saranno in grado di usare la funzionalità Cartelle per categorizzare e gestire questi oggetti in base alle diverse zone della loro sede. Il team degli eventi differenzia ogni zona della mappa con colori diversi, che li aiutano poi a pianificare aree specifiche al loro interno, come Tattenham Enclosure, Lonsdale Enclosure e Derby Family Festival.
Hannah afferma: "Le zone sono davvero utili per pianificare la sicurezza, la salute e la protezione, poiché abbiamo oltre 100,000 persone in loco all'interno dei recinti e fuori su The Hill. Aiuta i team di sicurezza a capire dove sono basati e il mandato di ogni zona, e ci aiuta a definire ciò di cui abbiamo bisogno in ogni area. Assicurandoci che la St John's Ambulance abbia una cabina per il benessere del personale, energia elettrica e servizi igienici, ad esempio. I team di sicurezza, salute e protezione possono quindi dire se qualcosa non sembra giusto sul piano e sono in grado di firmarlo".
Il team è in grado di "nascondere" facilmente i dati sul proprio piano a seconda di chi condivide il collegamento di sola visualizzazione. Abby spiega: "Esistono essenzialmente due diverse versioni del piano: il piano Build per istruire i contractor su dove andare, consegnare, depositare e così via, e il piano Live event che riguarda prevalentemente percorsi pedonali, planimetrie a punti, strutture temporanee, ingressi e uscite, branding e segnaletica e altro ancora. Cerchiamo di sovrapporre tutto in un unico piano".
Ciò include un elevato numero di telecamere a circuito chiuso, servizi igienici, barriere, generatori, altoparlanti PA e altro ancora, tutti posizionati con precisione sulla planimetria.
Ottimizzazione dei piani per eventi futuri
Pianificando più eventi in OnePlan, il team è in grado di ottimizzare i propri piani di anno in anno. Hannah afferma: "Ci rende già più efficienti come team e continuiamo a imparare per massimizzarne il pieno potenziale.
"Riceviamo feedback dai nostri team interni ed esterni, che ci aiutano a valutare cosa dobbiamo cambiare per la prossima volta. Per il Derby, abbiamo ricevuto feedback dopo l'evento del 2024, ad esempio sull'affollamento dei bagni, e questo ci aiuterà a pianificare l'evento del 2025."
Heidi aggiunge: "Un passaggio importante dopo l'evento è registrare i dati effettivi e confrontarli con il piano, in modo da poter ottimizzare ogni volta".
Al di fuori dei giorni di gara, il Jockey Club utilizza OnePlan per pianificare altri eventi, tra cui la pista di pattinaggio natalizia "Epsom on Ice". Heidi e il team possono pianificare con precisione, ridimensionando la pista in un perimetro definito e poi elaborando cos'altro può essere inserito nello spazio per il divertimento delle famiglie.
"Ora possiamo tracciare il percorso del cliente attraverso l'intero spazio, incluso dove posizionare i venditori di cibo e bevande. Se i nostri fornitori hanno file CAD, possiamo caricarli in OnePlan quindi tutto è perfettamente a posto e preciso", afferma.
In corso la costruzione della pista di pattinaggio "Epsom on Ice"
"E aiuta a tracciare la segnaletica attorno al parcheggio. La pista è qui per oltre un mese e alcune sere ospiteremo anche feste di Natale, il che significa che dobbiamo attivare una segnaletica diversa e condividerla con i nostri team di gestione del traffico. Possiamo fare tutto questo in OnePlane pianificare le diverse configurazioni necessarie durante l'intero periodo."
Attraverso i loro eventi e con i piani già in corso per il Betfred Derby Festival 2025, il team Jockey Club beneficia di OnePlan fornendo un'unica fonte di verità per i loro eventi su cui possono garantire che tutti gli stakeholder interni ed esterni siano allineati. Come dice Abby: "OnePlan è diventata la nostra bibbia per come andiamo avanti ogni anno."
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