Special Olympics Virginia (SOVA) fa parte del movimento globale Special Olympics e offre tutto l'anno allenamenti sportivi, competizioni e coinvolgimento della comunità per atleti con disabilità intellettive. Gli eventi dell'organizzazione spaziano da campionati statali ad alta intensità a esperienze di raccolta fondi organizzate dalla comunità, tutti pensati per celebrare le capacità e i successi dei suoi atleti, unendo al contempo le persone a sostegno della sua missione.
Come spiega Casey Joyce, Direttrice Fitness ed Eventi di SOVA, l'organizzazione ospita numerosi eventi ogni anno, con migliaia di partecipanti e spettatori. "Il numero minimo di persone che ospitiamo a questi eventi è di almeno 1,000 persone, in genere tra le 4,000 e le 5,000, a seconda dell'evento, della sede e della sede", afferma.
Gli eventi di SOVA spaziano dalla programmazione alla raccolta fondi. Casey sottolinea l'approccio unico dell'organizzazione: "Abbiamo utilizzato OnePlan sia per gli eventi di raccolta fondi che per quelli di competizione, è davvero divertente e piuttosto raro in un'organizzazione non-profit che entrambe le parti traggano vantaggio da un unico software o da un unico processo e protocollo".
Due eventi illustrano questa portata: i Giochi Estivi, i campionati statali della SOVA e il Polar Bear Plunge, un evento di raccolta fondi in cui i partecipanti si tuffano nelle gelide acque dell'Atlantico. Casey osserva: "Vediamo circa 5 persone che corrono nell'Oceano Atlantico! Circa il 25%, credo un po' di più, delle nostre spese operative deriva da quell'unico evento".
Nonostante queste operazioni su larga scala, SOVA si affida a un piccolo team interno e a una rete di volontari. "In realtà abbiamo un team di pianificazione piuttosto piccolo, ma facciamo molto affidamento sui volontari", aggiunge Casey, sottolineando la natura di base dell'organizzazione.
Punti dolenti prima OnePlan
Prima dell'adozione OnePlan, la pianificazione degli eventi presso SOVA era frammentata e dispendiosa in termini di tempo. I diversi reparti lavoravano in compartimenti stagni, utilizzando strumenti separati per la mappatura e la logistica. Casey ricorda: "Lavoravamo in compartimenti stagni e c'era scarsa visibilità tra reparti, team o aree di responsabilità, e usavamo tutti strumenti diversi: Photoshop, Illustrator, InDesign".
Questa mancanza di integrazione creava confusione, duplicazione degli sforzi e inefficienze. Le aree di accettazione dei volontari, ad esempio, spesso comprendevano sia responsabilità sportive che non sportive, comparendo su più mappe.
L'utilizzo di più strumenti ha reso complicata anche la condivisione dei piani con fornitori e volontari. I fornitori di tende, responsabili di decine di tende in grandi campus, in precedenza ricevevano mappe compilate da più fonti. "Ho iniziato a notare che, per quanto riguardava l'installazione delle tende, le cose potevano diventare confuse. Avevamo informazioni sovrapposte e la visibilità reciproca sul lavoro era limitata", osserva Casey.
Eventi all'aperto e su larga scala come i Giochi estivi richiedevano misurazioni precise per tende, palchi e aree per i volontari. Casey descrive il meticoloso processo: "Portavo un metro al campus, mi mandavo i numeri via SMS e, al ritorno, non ricordavo più quale area fosse di 50 metri e quale di 54 metri".
Nel complesso, il processo di pianificazione è stato laborioso, stressante e soggetto a errori. Come afferma Casey, "Le mappe dovrebbero lavorare per noi, non noi per i dati".
Trovare un modo migliore per pianificare
Frustrati dai processi attuali, Special Olympics Virginia ha iniziato a esplorare soluzioni per unificare il lavoro tra i reparti. Casey ricorda come tutto è iniziato: "Ho ricevuto un'e-mail su OnePlan e ho pensato: "Perché no?". Ho partecipato a una demo con il team per vedere di cosa si trattava."
Dopo la dimostrazione, Casey si è collegato con un altro team Special Olympics che già utilizzava OnePlan"Ho incontrato un referente della squadra Special Olympics di un altro stato: lo usavano solo per la loro segnaletica, ma ne erano entusiasti. Questo mi ha fatto pensare che, se funziona per loro, potrebbe funzionare anche per noi su scala molto più ampia."
Il team ha rapidamente riconosciuto il potenziale di riunire sia la parte programmatica che quella di sviluppo in un unico sistema flessibile. Casey spiega: "Spesso nelle organizzazioni non profit, la parte dedicata alla mission e quella dedicata allo sviluppo non parlano la stessa lingua o non operano in modo simile. OnePlan È stato davvero interessante vedere come funziona sia per la raccolta fondi che per gli eventi competitivi."
Anche le considerazioni sui costi erano importanti. Come osserva Casey, "Siamo un'organizzazione non profit, quindi il ROI è importante. O l'intero team aderisce, o non possiamo farcela. Se aveva senso per lo sviluppo utilizzarlo per le raccolte fondi e per la programmazione per i concorsi, allora ne valeva la pena".
Dall'adozione OnePlanLa piattaforma è stata utilizzata per numerosi eventi su larga scala. Casey ne sottolinea la facilità di adozione e la versatilità: "È raro nel mondo del non-profit trovare un sistema che si adatti così bene a più team".
Il lavoro di squadra reso più semplice
La pianificazione di Special Olympics Virginia coinvolge molteplici parti interessate: responsabili del programma, team di sviluppo, volontari e fornitori. Con OnePlan, tutti possono accedere a mappe visive in scala dei layout degli eventi, creando una comprensione condivisa della logistica ed eliminando la confusione.
Casey sottolinea l'impatto sul coordinamento dei fornitori: "Inviamo link di sola visualizzazione alla nostra azienda produttrice di tende per tutte le nostre tende, tavoli e sedie. Con oltre 30 tende di diverse dimensioni, è incredibilmente utile. Tutti hanno le idee chiare sul posizionamento, riducendo gli errori di installazione".
La flessibilità della piattaforma semplifica inoltre la gestione delle transizioni tra le diverse fasi di un evento. Durante i Giochi estivi, la cerimonia di apertura richiede un allestimento scenico che viene poi rimosso per le gare in pista. OnePlanLa funzionalità di stratificazione consente a Casey di mostrare solo la configurazione rilevante al team di installazione, fornendo al contempo il piano completo al personale universitario quando necessario.
Casey spiega: "La funzione "nascondi" è stata di grande aiuto. Ho una cartella "Cerimonia di apertura" e posso nasconderla quando condivido le istruzioni di configurazione per la competizione. È semplice ed efficiente."
Fornendo un'unica fonte di verità per tutte le parti interessate, OnePlan ha semplificato la collaborazione, migliorato la chiarezza e garantito il corretto svolgimento degli eventi, dall'impostazione all'esecuzione.
Come OnePlan Rende la vita più facile
OnePlan ha trasformato il modo in cui Special Olympics Virginia affronta la pianificazione degli eventi, con funzionalità che fanno risparmiare tempo, riducono gli errori e migliorano il coordinamento.
Gli strumenti di mappatura in scala e di posizionamento degli oggetti eliminano le noiose misurazioni manuali, rendendo facile la visualizzazione di ogni posizionamento di tende, sedie e venditori. "Tutto è preciso e facile da visualizzare: non devo più misurare a mano o indovinare le distanze", osserva Casey.
Gli aggiornamenti in tempo reale delle planimetrie hanno anche migliorato la collaborazione. Volontari, personale e fornitori possono visualizzare e aggiornare le planimetrie all'istante, garantendo che tutti siano allineati sul posto. "Poter aggiornare le mappe in tempo reale ha reso il coordinamento in loco molto più fluido. Se c'è una modifica dell'ultimo minuto, tutti la vedono immediatamente", spiega Casey.
Mappe storiche e layout salvati facilitano la pianificazione di eventi ricorrenti, applicando le lezioni apprese negli anni precedenti. Per eventi di alto profilo come i Giochi estivi, piani visivi chiari riducono i rischi, garantendo la comprensione di responsabilità e posizionamenti. "È bello non avere uno scenario 'lui ha detto, lei ha detto'. Forniamo una mappa, gli errori sono chiari e le correzioni sono immediate", aggiunge Casey.
Insieme, queste funzionalità hanno semplificato la pianificazione, ridotto al minimo gli errori e consentito al team di eseguire eventi complessi con sicurezza.
Enormi vantaggi in termini di risparmio di tempo grazie a OnePlan
Con OnePlanCasey e il suo team hanno trasformato l'organizzazione di eventi da un processo stressante e frammentato a un'operazione semplificata e collaborativa. La piattaforma fa risparmiare tempo al personale, riduce gli errori e consente al team di concentrarsi sull'offerta di esperienze eccezionali sia per gli atleti che per gli spettatori.
"Il tempo risparmiato è decuplicato. Siamo passati da giorni di misurazioni e mappature manuali a poche ore, o addirittura minuti, sulla piattaforma. Riduce lo stress e i rischi, consentendoci di concentrarci sull'esperienza dei partecipanti", riflette Casey. "Richiede più lavoro la prima volta, ma dà i suoi frutti ogni anno. I Giochi estivi di quest'anno dovrebbero essere un'esperienza piacevole, perché c'è già molto da fare".
Queste efficienze hanno prodotto un impatto misurabile: SOVA ora risparmia circa 20 ore e 1,000 dollari per evento grazie alla riduzione del tempo dedicato dal personale, al minor numero di errori di configurazione e al coordinamento semplificato dei fornitori.
Riunendo pianificazione, comunicazione e dati storici in un'unica piattaforma, SOVA dispone ora di uno strumento che cresce con i propri eventi. Casey riassume così: "Niente è meglio della riduzione di rischi, stress e tempo. Tra cinque, dieci anni, guarderemo indietro e ci chiederemo come abbiamo fatto a pianificare senza un sistema di mappatura integrato".
Emozionati per ciò che verrà
Con OnePlanSpecial Olympics Virginia ha implementato un sistema di pianificazione che non solo supporta gli eventi attuali, ma si adatta anche alla crescita futura. L'integrazione della piattaforma consente al team di acquisire le lezioni apprese, preservare i layout storici e applicarli agli eventi futuri, creando le basi per un miglioramento continuo.
Oltre all'efficienza operativa, il sistema ha migliorato la trasparenza e la responsabilità, garantendo a tutte le parti interessate, dai volontari ai fornitori esterni, chiarezza sulle proprie responsabilità.
Guardando al futuro, il team SOVA è entusiasta di continuare a pianificare con OnePlan, fiducioso che la piattaforma supporterà eventi ancora più ambiziosi e li aiuterà a offrire esperienze eccezionali sia per gli atleti che per gli spettatori. Casey riassume: "Consiglierei assolutamente OnePlan a nessuno. Ha reso la nostra pianificazione più fluida, veloce e molto meno stressante: non riesco a immaginare di tornare indietro."
Foto: Special Olympics Virginia
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