L'evento
L'Edinburgh Climate Festival è una giornata dedicata all'azione per il clima che si tiene nel famoso Meadows Park della città e attira migliaia di partecipanti ogni anno. Ricco di musica, creatività e allegria, riunisce iniziative climatiche di ogni dimensione, dai gruppi comunitari informali alle organizzazioni con centinaia di dipendenti, per connettere, ispirare e mostrare ciò che sta accadendo in tutta la città.
La sfida
Il festival è gestito da un team centrale di sole cinque persone, supportato da volontari. Non c'era spazio per sistemi di pianificazione complicati e controintuitivi. Il team doveva far entrare 50 bancarelle, tendoni e aree per le attività in una piccola sezione del parco, mantenere una distanza di almeno 30 metri dalla linea degli alberi per rispettare la zona di tutela degli alberi prevista dal piano di gestione dell'evento e coordinare l'arrivo di appaltatori e bancarelle in una giornata di festa molto serrata.
La soluzione: un piano concreto e scalabile.
Design del sito flessibile e visivamente accattivante. On OnePlanGrazie alla mappa interattiva, il team ha creato la planimetria del sito e l'ha modificata più volte in base alle nuove informazioni e ai requisiti dei fornitori. Gli oggetti strutturali, ridimensionabili tramite trascinamento, hanno semplificato la visualizzazione e la pianificazione della disposizione di ogni elemento.
Misurazione accurata per la conformità. OnePlanGli strumenti di misurazione hanno permesso al team di verificare la distanza dalla linea degli alberi al centro del festival, confermando la zona di protezione degli alberi di 30 metri, e di calcolare la distanza tra tendoni, bancarelle e attività. Queste misurazioni si sono tradotte direttamente in una segnaletica a terra precisa, realizzata il giorno prima dell'evento.
Una planimetria chiara del sito da condividere con gli appaltatori. Ogni appaltatore avrebbe potuto visualizzare i punti di accesso al festival e la propria postazione designata prima ancora di arrivare sul posto, consentendo un allestimento più rapido il giorno dell'evento.
Un unico strumento anziché molti. Grazie a un'interfaccia intuitiva e di facile utilizzo, il team ha sostituito una serie di strumenti diversi con un'unica piattaforma, risparmiando tempo prezioso internamente man mano che i requisiti cambiavano e si rendeva necessario gestire molteplici interlocutori.
I risultati
Costruzione più rapida e senza intoppi. Gli appaltatori hanno ricevuto il progetto in anticipo, quindi conoscevano i punti di accesso e le aree designate prima di arrivare alle 8:00. Tutte le strutture principali sono state costruite e sistemate entro le 10:00, due ore prima dell'inizio previsto per mezzogiorno.
Nessun ingorgo stradale il giorno dell'evento. Grazie alla presenza delle strutture fin dalle prime fasi, gli espositori hanno avuto il tempo e lo spazio necessari per allestire i propri stand, evitando arrivi simultanei e congestione nella piccola area fieristica.
Conformità confermata direttamente dalla scrivania. Le distanze di protezione degli alberi e la spaziatura tra le piante sono state validate sulla mappa, senza necessità di sopralluoghi.
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