Essendo uno dei club fondatori della Major League Soccer, il Columbus Crew non è estraneo all'organizzazione di eventi su larga scala. Organizzando eventi al Lower.com Field e allo Historic Crew Stadium di Columbus, Ohio, la squadra ospita un calendario variegato di eventi sportivi, musicali e comunitari durante tutto l'anno, dalle partite e concerti della MLS alle corse comunitarie, agli incontri religiosi e alle cene aziendali.
Per gestire questa varietà, i team operativi e di guest experience di Crew avevano bisogno di un modo per centralizzare la pianificazione degli eventi, migliorare la collaborazione e risparmiare tempo tra reparti e partner. Hanno trovato questa soluzione in OnePlan.
"Volevamo superare le vecchie mappe, la mancanza di collaborazione e la difficoltà di avere dati in troppi posti", spiega Michael Beirne, Direttore dell'esperienza degli ospiti presso Columbus Crew. "Con OnePlan, abbiamo riunito tutto in un unico sistema."
Un'unica piattaforma per ogni tipo di evento
L'equipaggio utilizza il proprio account di squadra in OnePlan per pianificare gli spazi interni ed esterni attorno ai due impianti, Lower.com Field e lo Historic Crew Stadium. Per la pianificazione degli spazi interni, le planimetrie esistenti vengono importate in OnePlan; per il distretto circostante, il team crea layout per infrastrutture temporanee, percorsi di traffico, parcheggi e gestione della folla.
Dall'adozione OnePlan, la Crew ha creato oltre 65 piani per eventi che coprono una gamma notevolmente ampia di eventi, tra cui:
- Gli sport: Partite casalinghe della MLS, partite All Star e MLS CUP, eventi calcistici internazionali, partite di calcio universitario, campionati di calcio e football delle scuole superiori, evento di sport motoristici All Out War
- Concerti e festival musicali: Hozier, Kenny Chesney, Night Nation Run, Breakaway Music Festival, Sonic Temple, Bands of America e altri
- Eventi di partecipazione della comunità: Evento di preghiera della comunità, Salita delle scale dell'11 settembre, Evento vaccinale della Humane Society, Corri come una ragazza
- Eventi aziendali: cene sedute e attivazioni private
Migliore collaborazione tra tutte le parti interessate
Dal personale operativo ai partner esterni, il processo di pianificazione di Crew ora collega più gruppi di stakeholder in un unico spazio di lavoro condiviso.
"Utilizziamo OnePlan "Con i membri del team, gli appaltatori, i soccorritori, il personale operativo e i team interni", afferma Michael. "Ognuno può aggiungere il proprio livello, che si tratti di personale, attrezzature o modifiche al layout. Possiamo creare un piano direttamente durante una riunione e mostrare immediatamente a tutti a che punto siamo".
Questa collaborazione si estende a partner critici come polizia, vigili del fuoco e personale medico, garantendo chiarezza nella pianificazione delle emergenze e nella gestione dei rischi. Beirne sottolinea come lo strumento aiuti a identificare e correggere i problemi in tempo reale, ad esempio controllando le distanze a piedi tra le sedi e i parcheggi o verificando percorsi di accesso sicuri per veicoli e tifosi.
"Possiamo pianificare più velocemente, collaborare meglio e prendere decisioni nella stessa riunione. È semplicemente molto più efficiente"
Michael Beirne
Direttore dell'esperienza degli ospiti, Columbus Crew
Risparmio del 40% di tempo e operazioni più chiare e sicure
Da quando è passato dalle mappe statiche ai disegni manuali, il team Columbus Crew ha registrato una riduzione del 40% dei tempi di pianificazione rispetto ai metodi precedenti.
"Mi fa risparmiare tempo nella pianificazione della location, circa il 40% in meno", spiega Michael. "Possiamo pianificare più velocemente, collaborare meglio e prendere decisioni nella stessa riunione. È semplicemente molto più efficiente".
Per i team addetti agli eventi e alle operazioni della Crew, questa efficienza si traduce direttamente in migliori esperienze per i tifosi e lo staff. Il parcheggio per le partite, i piani di assunzione del personale e persino le mappe di orientamento per i nuovi assunti sono ora tutti gestiti in modo centralizzato. OnePlan — consentendo al team di pianificare ogni dettaglio in scala reale, con livelli che possono essere attivati e disattivati a seconda delle necessità.
"Mi piace poter vedere la disposizione effettiva dell'edificio e integrarla dall'inizio alla fine con strade, percorsi e segnaletica", aggiunge Michael. "Ci permette di vedere con cosa stiamo realmente operando, tutto in un unico posto."
Pianificare il futuro degli eventi a Columbus
Grazie a un'unica fonte di informazioni condivisa per ogni tipo di evento, i team Guest Experience e Operations di Columbus Crew ora pianificano in modo più collaborativo e sicuro che mai.
Che si tratti di una partita MLS esaurita, di un festival comunitario o di un concerto allo stadio, ogni evento al Lower.com Field e allo Historic Crew Stadium inizia ora allo stesso modo: con un piano chiaro e collaborativo in OnePlan.
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