Di Paul Foster | Fondatore e CEO, OnePlan
Paul Foster è il fondatore e CEO di OnePlane è stato il sostenitore ufficiale del software GIS Mapping & Digital Twin per Parigi 2024Ha preso parte a nove Giochi Olimpici e Paralimpici.
Sono una pianificatrice per natura, il che non sorprende, visto che il mio lavoro è aiutare i più grandi eventi del mondo a organizzarsi in modo più intelligente. Di solito, sono il tipo di persona che prenota voli, hotel e biglietti con largo anticipo, senza lasciare nulla al caso.
Ma per Milano Cortina ho deciso di fare qualcosa di diverso. Avevo intenzione di non pianificare. E si è rivelata la scelta giusta.
Perché i Giochi invernali sono diversi
I Giochi invernali sono un evento importante molto particolare e capire cosa li rende diversi è ciò che ha fatto sì che l'approccio tardivo funzionasse.
Le sedi sono spesso più disperse rispetto ai Giochi estivi, a volte in remote regioni montuose che richiedono un'attenta pianificazione anche solo per essere raggiunte.
La combinazione di fattori quali il periodo, i viaggi invernali, i periodi scolastici, il minor numero di turisti e la posizione geografica fa sì che i biglietti non siano sempre sottoposti alla stessa pressione immediata che si verifica per i Giochi estivi in una capitale.
Ci sono anche realtà logistiche che si svolgono dietro le quinte e che la maggior parte degli spettatori non vede. Spesso, la capienza definitiva delle strutture temporanee non viene confermata fino a una fase avanzata di costruzione, semplicemente perché i posti a sedere e la disposizione operativa non possono essere definitivi finché la costruzione non è sufficientemente avanzata.
I comitati organizzatori rispondono a questa situazione tenendo i biglietti in attesa finché non sono certi dei numeri, il che significa che la disponibilità spesso aumenta significativamente nelle ultime settimane prima dell'inizio della competizione.
La stessa dinamica si applica agli alloggi. Gli organizzatori prenotano in anticipo grandi quantità di camere per atleti, partner commerciali, media e funzionari, ragionevolmente, data la complessità operativa. Ma una volta confermato il numero definitivo delle delegazioni, molte di queste camere vengono rimesse sul mercato, spesso solo poche settimane prima dell'inizio dei Giochi.
Lo abbiamo visto accadere chiaramente a Parigi: le tariffe alberghiere sono crollate drasticamente nelle ultime settimane prima della cerimonia di apertura, con il rilascio dei blocchi e l'adeguamento del mercato. Chiunque abbia aspettato è stato ricompensato per la sua pazienza.
Un percorso diverso e un'esperienza migliore
L'approccio si è esteso al viaggio stesso. Invece di atterrare in uno degli aeroporti più trafficati di Milano e dirigermi a sud per poi tornare a nord, verso le montagne, ho preso un volo da Londra a Innsbruck. Si è rivelata una decisione geniale.
Il viaggio da Innsbruck a Livigno dura circa due ore e venticinque minuti, attraversando l'Austria, la Svizzera e poi l'Italia. È uno dei tratti di strada più belli delle Alpi, tranquillo, senza fretta, con quel tipo di paesaggio che ricorda perché le persone attraversano queste montagne da secoli. Livigno si trova a pochi chilometri dal confine svizzero, e arrivare da lì anziché da Milano è stata la giusta introduzione a un luogo che funziona secondo i propri criteri.
I voli last minute per Innsbruck erano facilmente reperibili e a prezzi molto ragionevoli. Il contrasto con la frenesia delle prenotazioni anticipate che solitamente caratterizzano i grandi eventi era sorprendente.
Ciò che l'attesa ha effettivamente prodotto
Due settimane prima della partenza, ho ottenuto uno sconto di gruppo del 25% sui biglietti per gli eventi a Livigno. Trovare un alloggio non ha presentato difficoltà, c'erano ancora buone opzioni disponibili a prezzi ragionevoli, senza la sensazione di dover correre all'ultimo minuto che la mentalità comune prevedeva in merito ai grandi eventi.
Questo cambiamento non è solo una constatazione personale. Ci sono sempre più prove che un numero sempre maggiore di fan stia abbandonando i propri acquisti più tardi, e questo trend si sta diffondendo anche oltre il settore degli eventi.
Un recente articolo di Reuters ha evidenziato come la domanda di biglietti per Milano Cortina sia aumentata considerevolmente in prossimità dei Giochi, riflettendo quella che l'articolo descriveva come una tendenza più ampia all'acquisto tardivo dei biglietti da parte degli spettatori. Il mercato si sta adattando a un mondo in cui la flessibilità è diventata una strategia legittima, piuttosto che un segno di indecisione.
In un certo senso, rispecchia qualcosa che abbiamo visto in altri ambiti del comportamento dei consumatori. Il viaggiatore che prenota all'ultimo minuto non è più necessariamente quello che non ha saputo pianificare. Sempre più spesso, è quello che ha capito il mercato abbastanza bene da sapere che aspettare era la mossa migliore.
La flessibilità non è l'opposto della pianificazione
At OnePlan, costruiamo gemelli digitali che aiutano i comitati organizzativi ad adattarsi con sicurezza in tempo reale, perché nessun piano, per quanto attentamente elaborato, sopravvive immutato al contatto con la realtà. Il valore di un quadro operativo condiviso e in tempo reale non sta nel prevenire il cambiamento, ma nel consentire di rispondere al cambiamento senza perdere il controllo del quadro generale.
Questo viaggio mi ha ricordato, a livello personale, lo stesso principio. Avere un piano per non pianificare non significa essere privi di strategia. È una strategia che riconosce l'incertezza e integra la flessibilità nell'approccio fin dall'inizio. A volte, soprattutto in un mondo in continua evoluzione, questo è il piano più intelligente di tutti.
