Di Paul Foster | Fondatore e CEO, OnePlan
Paul Foster è il fondatore e CEO di OnePlane è stato il sostenitore ufficiale del software GIS Mapping & Digital Twin per Parigi 2024. Ha preso parte a nove Giochi Olimpici e Paralimpici.
Basta fermarsi all'esterno di qualsiasi grande location durante un evento su larga scala per vedere il risultato di mesi, a volte anni, di meticolosa pianificazione. Quello che non si vede è l'attrito che ha quasi fatto deragliare l'evento.
Qui a Milano per le Olimpiadi invernali del 2026, osservando i Giochi prendere forma in più sedi, continuo a tornare a una domanda apparentemente semplice: cosa succede quando ogni area funzionale fa esattamente ciò che dovrebbe fare e il risultato è comunque un problema?
Questa è la sfida centrale delle operazioni di eventi su larga scala, che la maggior parte dei quadri di pianificazione non affronta ancora pienamente.
Il problema della barriera della folla
Lasciatemi fare un esempio concreto. Il branding sulle barriere di protezione per la folla ha un aspetto fantastico. Audace, colorato, altamente visibile, esattamente ciò che un team di sponsorizzazione o marketing desidera trasmettere. Le barriere diventano una tela.
Il problema è la fisica. Le barriere standard per la folla sono significativamente più leggere di quanto si pensi. Un pannello pubblicitario teso su una di esse agisce come una vela. In caso di vento, o sotto la pressione della folla, una barriera pubblicitaria diventa un problema di sicurezza.
Il team marketing non ha torto a volere la visibilità del brand. Il team addetto alla sicurezza non ha torto a specificare barriere in determinati punti. Il team operativo non ha torto ad approvare il posizionamento delle barriere. Tutti hanno svolto correttamente il proprio lavoro. Eppure, senza una visione condivisa di come queste decisioni interagiscono, si finisce per creare un conflitto che diventa visibile solo sul posto, proprio nel momento in cui è più difficile da risolvere.
Questa non è un'ipotesi. È rappresentativa di decine di conflitti interfunzionali che emergono in occasione di eventi importanti in ogni ciclo.
Milano Cortina ha fatto centro
Ciò che mi ha colpito questa settimana al Milano Santagiulia Ice Hockey Arena è stato un piccolo ma significativo dettaglio nel sistema di gestione delle code. Invece di rivestire le transenne con pannelli completamente brandizzati, la squadra ha utilizzato delle "barrier jacket", coperture parziali posizionate su transenne selezionate a intervalli regolari per creare un impatto visivo senza comprometterne la stabilità.
È una soluzione elegante, ma ciò che più apprezzo non è il design in sé. È ciò che il design racconta del processo che lo ha generato. Qualcuno, o più probabilmente un sistema, ha permesso ai team di marketing, sicurezza e operations di individuare il conflitto con sufficiente anticipo per risolverlo in modo creativo, anziché reattivo.
Questa è la differenza tra una buona pianificazione e un'ottima pianificazione.
Perché i silos funzionali sono la soluzione predefinita e il problema
Un Comitato Organizzatore Olimpico può comprendere decine di aree funzionali: trasporti, sicurezza, accreditamento, trasmissione, assistenza medica, ristorazione, sponsorizzazioni, biglietteria, protocollo e molte altre. Ognuna ha una propria leadership, i propri obiettivi, una propria logica operativa.
Questa struttura ha senso. La specializzazione è il modo in cui si gestisce la complessità su larga scala. Ma crea una tensione fondamentale: le decisioni prese all'interno di ciascuna area funzionale non esistono in modo isolato. Esistono in uno spazio fisico e operativo condiviso e interagiscono, spesso in modi che nessun singolo team può prevedere appieno.
Il team degli sponsor posiziona una struttura vicino a un'uscita di sicurezza. Il team del catering posiziona le attrezzature in un corridoio di servizio. Il team dei trasporti programma lo spostamento dei veicoli logistici in base al picco di afflusso di spettatori. Nessuna di queste decisioni è irragionevole se presa isolatamente. Insieme, creano un collo di bottiglia, un pericolo o un ritardo.
Nella mia esperienza, maturata in nove edizioni dei Giochi Olimpici e Paralimpici, gli eventi che si svolgono più agevolmente non sono quelli in cui ogni squadra ha lavorato più duramente in modo isolato. Sono quelli in cui ogni squadra ha avuto visibilità su ciò che stavano facendo gli altri.
Il principio dell'unica fonte di verità
"Unica fonte di verità" sembra un concetto tecnologico, lo è. Ma è anche, in sostanza, una filosofia di pianificazione.
Il principio è semplice: ogni team, a ogni livello, dovrebbe lavorare partendo dalla stessa immagine di base della sede, delle operazioni e dei vincoli. Non una versione dell'immagine. L'immagine stessa.
Quando questo è in atto, i conflitti interfunzionali non scompaiono, ma emergono precocemente, quando le soluzioni sono ancora possibili. Il gilet barriera di Milano non è una soluzione alternativa, è il risultato di un processo di pianificazione che ha individuato il conflitto prima che diventasse un vincolo.
Quando non è in atto, si ottiene la versione degli eventi che ogni professionista esperto di eventi riconosce: una cascata di decisioni razionali individuali che collettivamente creano un problema operativo, scoperto sul posto, risolto sotto pressione, a costi significativi.
Cosa è cambiato e cosa no
Gli strumenti a disposizione degli organizzatori di eventi si sono evoluti notevolmente. La tecnologia dei gemelli digitali consente ora ai team organizzativi di modellare le location in modo completo prima ancora che venga posizionata una singola barriera o posato un cavo. Ogni area funzionale può operare all'interno dello stesso modello spaziale e i conflitti tra i rispettivi piani diventano visibili prima ancora che diventino fisici.
At OnePlanQuesto è ciò che abbiamo costruito attraverso diversi cicli di Giochi. La piattaforma che abbiamo sviluppato come fornitore ufficiale di Digital Twin del CIO non riguarda principalmente la tecnologia. Si tratta di offrire a ogni squadra una realtà operativa condivisa all'interno della quale pianificare, la stessa planimetria, lo stesso livello di vincoli, la stessa visione di ciò che stanno facendo tutti gli altri.
Ciò che non è cambiato è la sfida di fondo. Gli eventi riuniscono persone con obiettivi, priorità e definizioni di successo diverse. Coordinarli efficacemente ha sempre richiesto più che buone intenzioni e riunioni regolari: richiede una base comune.
Una domanda che vale la pena porsi
Se sei coinvolto nella pianificazione di un evento importante, di qualsiasi portata, la domanda più utile che puoi porti non è "ogni team sta facendo il suo lavoro?", ma "ogni team riesce a vedere cosa stanno facendo gli altri?".
La barriera protettiva di Milano è una piccola cosa. Ma le piccole cose, se fatte bene, sono ciò di cui sono fatti i grandi eventi, e accadono solo quando tutti lavorano con lo stesso piano.
