Le RBC Heritage présenté par Boeing est l'un des tournois phares les plus prestigieux du PGA Tour. Organisé chaque année en avril au Harbour Town Golf Links, sur l'île de Hilton Head en Caroline du Sud, il accueille environ 120 000 spectateurs durant la semaine de compétition. La Heritage Classic Foundation, une petite équipe, est à l'origine de cet événement et se charge de la planification et de la réalisation de tous les aspects logistiques de ce qui est l'un des événements golfiques les plus complexes au monde.
Contrairement à de nombreux grands événements sportifs, le RBC Heritage ne se déroule pas sur un seul site ouvert. Le Harbour Town Golf Links est un parcours de golf intégré à un quartier résidentiel, chaque trou étant bordé de maisons de part et d'autre. Cette configuration pose un défi d'aménagement unique, exigeant un positionnement précis des infrastructures, des espaces d'accueil, des services publics, des installations de diffusion et des zones opérationnelles sur une surface restreinte et en constante évolution.
Comme l'explique Caden Janzen, coordinateur des opérations à la Heritage Classic Foundation : « Notre terrain de golf n'a pas forcément un grand espace ouvert comme les autres. Il est bordé de maisons de part et d'autre de chaque trou », explique-t-il, « et par conséquent, la construction, l'aménagement et tout le reste peuvent représenter un défi supplémentaire. »
L'ampleur de ce défi est considérable. Chaque année, la Fondation construit près de 18 600 mètres carrés de structures temporaires sur le parcours, soit l'équivalent de plus de trois terrains et demi de football américain. La construction s'étend sur quatre mois, et l'équipe permanente de 14 personnes passe à environ 2 000 personnes pendant la semaine du tournoi, dont près de 1 800 bénévoles et des dizaines d'entrepreneurs et de fournisseurs spécialisés.
La coordination d'un tel niveau d'activité exige bien plus que des plans détaillés. Elle requiert une source unique d'information fiable, facilement partageable entre les équipes internes, les fournisseurs, les autorités et les acteurs commerciaux ; ce rôle est désormais assumé par OnePlan.
La Problématique
Avant d'adopter OnePlanLes informations relatives à la planification étaient dispersées dans de nombreux dessins CAO, images et documents. Pour une équipe où chacun est responsable de l'ensemble du site, cette fragmentation engendrait des difficultés constantes pour maintenir les plans à jour et cohérents.
Caden décrit clairement la réalité : « Je suis impliqué dans chaque détail du parcours. Mon patron est impliqué dans chaque détail du parcours. Notre équipe commerciale est impliquée dans chaque détail du parcours », ajoutant : « Nous sommes tous impliqués dans tout. »
"Avant OnePlan« On avait l'impression de devoir gérer un million de fichiers distincts juste pour organiser un seul événement. »
Caden Janzen,
Coordonnatrice des opérations, Fondation Heritage Classic
En l'absence d'une vue partagée et en direct de l'événement, les prestataires avaient fréquemment besoin de précisions concernant les plans, l'emplacement des infrastructures et les modifications apportées au site. Les fournisseurs d'énergie et de climatisation, les équipes de télécommunications, les équipes de tournage, les entreprises d'électricité et les prestataires de services sanitaires dépendaient tous de l'équipe opérationnelle, ce qui a généré un flux constant d'appels et de courriels tout au long de la phase de planification.
L'obtention des permis a ajouté une difficulté supplémentaire. Les plans soumis à la ville de Hilton Head, ainsi qu'aux autorités compétentes en matière de sécurité incendie et de santé, étaient généralement transmis sous forme de documents statiques qui nécessitaient souvent des explications complémentaires.
Au fil du tournoi, maintenir la précision est devenu encore plus difficile. Après six mois de travaux de restauration du parcours, même de petites modifications physiques ont commencé à impacter les hypothèses de planification.
« Quand on arrête les travaux pendant six mois, beaucoup de choses changent », explique Caden. « On construit en tenant compte des arbres, et si un arbre se déplace de quelques mètres, cela peut gêner la construction. »
Maintenir l'exactitude des dessins est devenu un processus continu de mises à jour, de révisions et de communication.
« Sur le plan opérationnel, nous avons probablement éliminé environ 1 000 appels téléphoniques et courriels au total grâce à l’utilisation de cette méthode. » OnePlan"
Caden Janzen,
Coordonnatrice des opérations, Fondation Heritage Classic
Une source unique d'information pour la planification des tournois
Caden a d'abord rencontré OnePlan par l'intermédiaire de son frère, qui travaille également dans le secteur des tournois de golf. Après avoir découvert la plateforme, l'adéquation a été immédiate. « J'ai senti que c'était une nécessité pour nous », dit-il, « et nous nous sommes donc lancés. » OnePlan il y a quelques années.
Depuis, OnePlan est devenue la plateforme de planification centrale du tournoi, regroupant en un seul endroit l'aménagement des sites, la planification des infrastructures, la coordination des fournisseurs, les permis et la planification commerciale.
L'une des fonctionnalités que Caden apprécie le plus est la possibilité d'importer et de superposer des images prises par drone. Le terrain de golf étant situé juste à côté des bureaux de la Fondation, il peut prendre des photos aériennes actualisées et les télécharger dans OnePlanet adapter immédiatement ses plans en fonction de l'évolution de la situation.
« Pouvoir superposer moi-même ces prises de vue par drone, sans avoir à vous contacter et à attendre, pouvoir simplement les redimensionner et me lancer moi-même, a été d’une aide précieuse », explique-t-il, « car je peux agir immédiatement. »
Grâce à l'importation de fichiers CAO et à un plan numérique du site mis à jour en continu, la Fondation dispose désormais d'une représentation précise du site tout au long de l'année, même lorsque des travaux de restauration, des modifications d'infrastructure et des projets de développement à long terme remodèlent le site.
L'impact va bien au-delà des opérations. Les équipes commerciales utilisent OnePlan pour visualiser les espaces d'accueil et de sponsoring pour les clients potentiels, tandis que les fournisseurs, les entrepreneurs et les autorités gouvernementales accèdent tous aux mêmes plans à jour via des liens en lecture seule.
Plutôt que de s'appuyer sur des captures d'écran, des PDF ou des documents statiques, les parties prenantes peuvent explorer directement le plan en temps réel, ce qui évite de devoir retourner aux opérations pour obtenir des éclaircissements.
« Pour un événement nécessitant près de 200 000 pieds carrés d'infrastructures et plus de 10 miles de clôtures, avoir OnePlan « Une plateforme opérationnelle en temps réel n'est pas un luxe, c'est une nécessité. »
Caden Janzen,
Coordonnatrice des opérations, Fondation Heritage Classic
Un seul plan, toutes les parties prenantes
Avec OnePlan Grâce à ce système, la Heritage Classic Foundation utilise désormais une carte unique et constamment mise à jour de l'ensemble de l'événement. Ce changement a modifié non seulement la façon dont l'information est partagée, mais aussi le fonctionnement de tout l'écosystème autour du tournoi.
De l'équipe d'exploitation permanente aux nouveaux prestataires, tous travaillent désormais dans le même environnement collaboratif. Les équipes d'entretien et de climatisation, les équipes de télécommunications, les opérateurs de diffusion, les électriciens et les prestataires de services sanitaires n'ont plus besoin de plans imprimés ni de captures d'écran obsolètes. Ils accèdent désormais à une plateforme partagée. OnePlan Accédez au cours et naviguez-y dans son contexte.
Cette visibilité a considérablement réduit la coordination quotidienne. Les questions qui nécessitaient auparavant des courriels ou des appels téléphoniques sont désormais souvent résolues instantanément sur place, tout simplement parce que la réponse figure déjà dans le plan.
Pour une équipe de seulement 14 personnes supervisant une opération qui mobilise jusqu'à 2 000 personnes pendant la semaine du tournoi, l'impact a été considérable. « À nous trois, nous avons probablement éliminé chaque année environ 1 000 appels et courriels au total », explique Caden.
L'intégration des nouveaux clients s'est également considérablement simplifiée. À titre d'exemple, un tout nouveau fournisseur d'énergie et de CVC est arrivé sur place sans aucune connaissance préalable de Harbour Town et a pu travailler de manière autonome presque immédiatement.
« Nous travaillons sur cette propriété toute l'année et nous la connaissons comme notre poche. » OnePlan permet aux fournisseurs d'arriver dès le premier jour avec cette même compréhension.
Caden Janzen,
Coordonnatrice des opérations, Fondation Heritage Classic
« C’est moi qui les ai supervisés et il n’y a pratiquement pas eu d’appels téléphoniques », explique Caden. « Je leur ai simplement donné le lien et quelques autres modèles dont ils avaient besoin, et ils ont pu les utiliser. »
Alignement des autorisations et des autorités
Cette même visibilité partagée s'étend à la délivrance des permis et à la coordination avec les autorités publiques.
Plutôt que de soumettre des documents statiques et d'accompagner manuellement les parties prenantes dans leur orientation et leur installation, la Fondation partage désormais une version en direct, en lecture seule, du site avec la ville de Hilton Head et les autorités compétentes en matière d'incendie et de soins médicaux.
Les planificateurs et les ingénieurs peuvent voir exactement comment les structures sont positionnées, comment les voies d'accès sont agencées et comment les zones sont reliées sur l'ensemble du parcours, sans explication supplémentaire.
« Ils utiliseront OnePlan « et de tout ranger, ce qui nous permet ensuite de ne pas avoir à les accompagner pas à pas », explique Caden, « et de leur dire exactement où se trouvent les choses. »
Ce qui était auparavant un processus d'approbation itératif est devenu une conversation visuelle partagée, fondée sur une source unique de vérité.
Planification commerciale et visibilité des commanditaires
Sur le plan commercial, ce même environnement de spectacles vivants a remodelé la façon dont les parrainages et les prestations d'hospitalité sont vendus.
Plutôt que de présenter des tracés abstraits sur des cartes statiques, l'équipe commerciale peut guider les clients à travers une vue géoréférencée et proportionnellement précise du parcours lui-même.
Les espaces d'accueil ne sont plus de simples blocs sur un schéma ; ce sont des lieux réels et accessibles au sein de l'environnement événementiel. Les clients peuvent ainsi appréhender l'échelle, l'orientation et les perspectives dans leur contexte, au lieu de se fier à un plan statique.
Leur permettre de « leur montrer un modèle CAO sans les submerger d'informations », comme le dit Caden, a considérablement simplifié les échanges. Il ajoute : « Leur montrer simplement comment nous procédons… » OnePlan « C'est d'une grande aide. »
Il en résulte un dialogue commercial plus assuré et mieux informé, où les parties prenantes comprennent immédiatement la valeur et le positionnement de leur espace.
Des éléments qui assurent le bon déroulement de l'événement
Ce changement ne repose pas sur une seule capacité, mais sur une combinaison d'outils qui permettent à un environnement en constante évolution de rester précis, utilisable et facile à interpréter.
L'importation de fichiers CAO permet d'intégrer directement les plans structurels et architecturaux à l'environnement réel sans perte de précision. La superposition d'images de drones permet à l'équipe d'actualiser la vue d'ensemble du site dès que des modifications surviennent sur le terrain, ce qui est particulièrement précieux pour un lieu évolutif, marqué par des restaurations, des adaptations saisonnières et des réaménagements constants.
« Google Maps et les autres cartes ne sont pas mises à jour tous les six mois », explique Caden. « Elles le sont environ tous les deux ans, et celles qui le sont annuellement ne sont pas de la meilleure qualité. Pouvoir intervenir et effectuer les mises à jour rapidement soi-même, dès qu'un changement survient, est devenu l'avantage principal. »
Parallèlement, la bibliothèque d'objets simplifie la planification des infrastructures complexes. Au lieu de blocs génériques, l'équipe peut placer des objets identifiables pour les tentes, les plateformes, les escaliers, les ascenseurs, les systèmes d'alimentation électrique, les télécommunications et les installations sanitaires, ce qui rend les plans immédiatement compréhensibles par tous.
« Ne pas avoir à simplement placer un bloc là-bas, mais pouvoir identifier les objets, jusqu'à l'ascenseur », explique Caden.
Les performances ont également leur importance. Avec des mises à jour constantes pendant une période de développement de quatre mois, la réactivité devient essentielle et non plus optionnelle.
« Ce que j'apprécie le plus, c'est l'absence de latence lorsqu'on se déplace sur la carte », explique-t-il. « Le jeu est très réactif et le chargement est instantané. »
Un socle commun pour l'avenir
Prises ensemble, ces capacités permettent d'éliminer les frictions entre les équipes qui, traditionnellement, travaillaient en parallèle.
Les services opérationnels, commerciaux, les fournisseurs et les autorités ne travaillent plus à partir de documents distincts et ne tentent plus de concilier les divergences a posteriori. Désormais, ils interagissent avec un même environnement en temps réel, chacun selon sa propre perspective, mais toujours en s'appuyant sur une même source de vérité sous-jacente.
Pour la Heritage Classic Foundation, cette harmonisation est devenue essentielle. Elle réduit les doublons, élimine les ambiguïtés et garantit que, lorsqu'un élément change, ce qui est inévitable, une seule mise à jour suffit pour qu'il soit compris partout où cela compte.
Caden résume ce niveau d'intégration simplement en disant : « J'ai quelques onglets sur mon ordinateur que je ne ferme pas et OnePlan est l’un d’entre eux.
Et à mesure que l'événement continue d'évoluer, des ajustements annuels du parcours à un réaménagement pluriannuel du complexe touristique adjacent au site, OnePlan « Ce n’est plus seulement un outil de planification », explique Caden, « c’est désormais la couche opérationnelle qui sous-tend la manière dont l’un des événements les plus complexes du PGA Tour est conçu, vendu et organisé année après année. »
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