Special Olympics Virginia (SOVA) fait partie du mouvement mondial Special Olympics et propose tout au long de l'année des entraînements sportifs, des compétitions et des activités communautaires aux athlètes en situation de handicap intellectuel. L'organisation organise des événements variés, allant de championnats d'État dynamiques à des collectes de fonds participatives, tous conçus pour célébrer les capacités et les réussites de ses athlètes et rassembler le public autour de sa mission.
Comme l'explique Casey Joyce, directrice du fitness et des événements chez SOVA, l'organisation organise chaque année de nombreux événements, accueillant des milliers de participants et de spectateurs. « Nous accueillons au minimum 1 000 personnes à ces événements, et généralement entre 4 000 et 5 000, selon l'événement, son lieu et la salle », précise-t-elle.
Les événements de SOVA englobent à la fois la programmation et la collecte de fonds. Casey souligne l'approche unique de l'organisation : « Nous avons utilisé OnePlan Que ce soit pour des événements de collecte de fonds ou des compétitions, c'est vraiment amusant et assez rare dans une organisation à but non lucratif que les deux camps bénéficient d'un seul logiciel, d'un seul processus ou d'un seul protocole.
Deux événements illustrent cette ampleur : les Jeux d’été, les championnats d’État de SOVA et le Bain du Pacifique, une collecte de fonds où les participants se jettent dans les eaux glacées de l’Atlantique. Casey souligne : « On voit environ 5 500 personnes se précipiter dans l’océan Atlantique ! Près de 25 %, je crois même un peu plus, de nos frais de fonctionnement proviennent de ce seul événement. »
Malgré l'envergure de ses opérations, SOVA s'appuie sur une petite équipe interne et un réseau de bénévoles. « Notre équipe de planification est en réalité assez réduite, mais nous dépendons énormément des bénévoles », ajoute Casey, soulignant ainsi le caractère communautaire de l'organisation.
Points sensibles avant OnePlan
Avant d'adopter OnePlanÀ SOVA, l'organisation d'événements était fragmentée et chronophage. Les différents services travaillaient en vase clos, utilisant des outils distincts pour la planification et la logistique. Casey se souvient : « Nous travaillions en silos, la visibilité entre les services, les équipes et les domaines de responsabilité était faible, et nous utilisions tous des outils différents : Photoshop, Illustrator, InDesign. »
Ce manque d'intégration a engendré de la confusion, des efforts redondants et des inefficacités. Par exemple, les zones d'accueil des bénévoles chevauchaient souvent les responsabilités sportives et non sportives, apparaissant sur plusieurs cartes.
Le recours à plusieurs outils compliquait également le partage des plans avec les fournisseurs et les bénévoles. Les fournisseurs de tentes, responsables de dizaines de tentes sur les grands campus, recevaient auparavant des plans compilés à partir de sources diverses. « J'ai commencé à remarquer que, concernant l'installation des tentes, la situation pouvait devenir confuse. Nous avions des informations redondantes et la visibilité sur le travail des uns et des autres était limitée », remarque Casey.
Les événements de grande envergure en plein air, comme les Jeux olympiques d'été, exigeaient des mesures précises pour les tentes, les estrades et les zones réservées aux bénévoles. Casey décrit ce processus fastidieux : « Je me rendais sur le campus avec un mètre ruban, je m'envoyais les mesures par SMS, et à mon retour, j'étais incapable de me rappeler quelle zone mesurait 50 pieds et laquelle 54 pieds. »
Globalement, le processus de planification s'est avéré laborieux, stressant et sujet aux erreurs. Comme le souligne Casey : « Les cartes devraient être à notre service, et non l'inverse. »
Trouver une meilleure façon de planifier
Frustrée par ses processus actuels, l'association Special Olympics Virginia a commencé à explorer des solutions pour unifier le travail entre les différents services. Casey se souvient comment tout a commencé : « J'ai reçu un courriel concernant… » OnePlan et je me suis dit, pourquoi pas ? J'ai participé à une démo avec l'équipe pour voir de quoi il s'agissait.
Après la démonstration, Casey a pris contact avec une autre équipe des Jeux olympiques spéciaux qui utilisait déjà ce dispositif. OnePlan« J'ai rencontré un contact de l'équipe des Jeux olympiques spéciaux d'un autre État ; ils l'utilisaient uniquement pour leur signalétique, mais ils en étaient ravis. Cela m'a vraiment fait penser que si ça fonctionnait pour eux, ça pourrait fonctionner pour nous à une échelle beaucoup plus grande. »
L'équipe a rapidement perçu le potentiel de réunir les volets programme et développement au sein d'un système unique et flexible. Casey explique : « Souvent, dans les organisations à but non lucratif, les volets mission et développement ne partagent pas le même langage ni ne fonctionnent de la même manière. » OnePlan « C’était vraiment génial de voir comment ça fonctionne pour les collectes de fonds et les compétitions. »
Les coûts étaient également un facteur important. Comme le souligne Casey : « Nous sommes une association à but non lucratif, donc le retour sur investissement est essentiel. Soit toute l’équipe adhère au projet, soit c’est impossible. Si l’utilisation de cet outil pour les collectes de fonds était pertinente pour le développement et pour les compétitions de programmation, alors l’investissement en valait la peine. »
Depuis l'adoption OnePlanLa plateforme a été utilisée pour de nombreux événements d'envergure. Casey souligne sa facilité d'adoption et sa polyvalence : « Dans le secteur associatif, il est rare de trouver un système qui convienne aussi bien à plusieurs équipes. »
Le travail d'équipe simplifié
La planification des Jeux olympiques spéciaux de Virginie implique de multiples parties prenantes : les responsables de programme, les équipes de développement, les bénévoles et les fournisseurs. OnePlan, chacun peut accéder à des cartes visuelles à l'échelle des plans d'événement, ce qui permet une compréhension partagée de la logistique et élimine toute confusion.
Casey souligne l'impact sur la coordination des fournisseurs : « Nous envoyons à notre fournisseur de tentes des liens en lecture seule pour toutes nos tentes, tables et chaises. Avec plus de 30 tentes de tailles différentes, c'est extrêmement utile. Chacun a une vision claire de l'emplacement, ce qui réduit les erreurs d'installation. »
La flexibilité de la plateforme facilite également la gestion des transitions entre les différentes parties d'un événement. Lors des Jeux olympiques d'été, la cérémonie d'ouverture nécessite une installation scénique qui est ensuite démontée pour les compétitions d'athlétisme. OnePlanLa fonctionnalité de superposition de couches de Casey permet à cette dernière de n'afficher que la configuration pertinente à l'équipe d'installation, tout en fournissant le plan complet au personnel universitaire en cas de besoin.
Casey explique : « La fonction de masquage s’est avérée extrêmement utile. J’ai un dossier “Cérémonie d’ouverture” que je peux masquer lorsque je partage les instructions de configuration pour la compétition. C’est simple et efficace. »
En fournissant une source unique de vérité à toutes les parties prenantes, OnePlan a rationalisé la collaboration, amélioré la clarté et assuré le bon déroulement des événements, de la préparation à l'exécution.
Comment OnePlan Rend la vie plus facile
OnePlan a transformé la façon dont Special Olympics Virginia aborde la planification des événements, grâce à des fonctionnalités qui permettent de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'améliorer la coordination.
Les outils de cartographie à l'échelle et de placement d'objets éliminent les mesures manuelles fastidieuses, permettant de visualiser facilement l'emplacement de chaque tente, chaise et stand. « Tout est précis et facile à visualiser ; je n'ai plus besoin de mesurer à la main ni d'estimer les distances », souligne Casey.
La mise à jour en temps réel des plans du site a également amélioré la collaboration. Bénévoles, employés et fournisseurs peuvent consulter et modifier les plans instantanément, garantissant ainsi la coordination de tous sur place. « Pouvoir mettre à jour les plans en temps réel a considérablement simplifié la coordination sur le terrain. En cas de changement de dernière minute, tout le monde en est immédiatement informé », explique Casey.
Les cartes historiques et les plans enregistrés facilitent la planification des événements récurrents, en tirant parti des enseignements des années précédentes. Pour les événements majeurs comme les Jeux olympiques d'été, des plans visuels clairs réduisent les risques et garantissent la bonne compréhension des responsabilités et des emplacements. « C'est agréable d'éviter les malentendus. Nous fournissons une carte, les erreurs sont clairement identifiées et les corrections sont simples », ajoute Casey.
Ensemble, ces fonctionnalités ont permis de rationaliser la planification, de minimiser les erreurs et de donner à l'équipe les moyens de mener à bien des événements complexes en toute confiance.
Des gains de temps considérables grâce à OnePlan
Avec OnePlanCasey et son équipe ont transformé l'organisation d'événements, autrefois stressante et complexe, en une opération simplifiée et collaborative. La plateforme permet au personnel de gagner du temps, de réduire les erreurs et de se concentrer sur la création d'expériences exceptionnelles pour les athlètes et les spectateurs.
« Le gain de temps est considérable. Nous sommes passés de plusieurs jours de mesures et de cartographie manuelles à quelques heures, voire quelques minutes, sur la plateforme. Cela réduit le stress et les risques tout en nous permettant de nous concentrer sur l'expérience des participants », explique Casey. « C'est plus de travail au départ, mais c'est rentable chaque année. Les Jeux d'été de cette année devraient se dérouler sans encombre car une grande partie est déjà intégrée. »
Ces gains d'efficacité ont produit un impact mesurable : SOVA économise désormais environ 20 heures et 1 000 $ par événement grâce à une réduction du temps de travail du personnel, à moins d'erreurs de configuration et à une coordination simplifiée des fournisseurs.
En centralisant la planification, la communication et les données historiques sur une plateforme unique, SOVA dispose désormais d'un outil évolutif, adapté à l'évolution de ses événements. Casey résume la situation : « Rien ne vaut la réduction des risques, du stress et du temps. Dans cinq ou dix ans, nous nous demanderons comment nous avons pu planifier sans un système de cartographie intégré. »
J'ai hâte de voir la suite
Avec OnePlanLes Special Olympics de Virginie se sont dotés d'un système de planification qui non seulement prend en charge les événements actuels, mais qui est également évolutif pour accompagner leur croissance future. L'intégration de la plateforme permet à l'équipe de capitaliser sur les enseignements tirés de l'expérience, de préserver les configurations historiques et de les appliquer aux événements à venir, jetant ainsi les bases d'une amélioration continue.
Au-delà de l'efficacité opérationnelle, le système a renforcé la transparence et la responsabilisation, garantissant ainsi que toutes les parties prenantes, des bénévoles aux fournisseurs externes, comprennent clairement leurs responsabilités.
Pour l'avenir, l'équipe SOVA est enthousiaste à l'idée de poursuivre la planification avec OnePlanConvaincue que la plateforme permettra d'organiser des événements encore plus ambitieux et d'offrir des expériences exceptionnelles aux athlètes comme aux spectateurs, Casey conclut : « Je la recommande sans hésiter. » OnePlan à tout le monde. Cela a rendu notre planification plus fluide, plus rapide et tellement moins stressante – je ne peux pas imaginer revenir en arrière.
Photos : Jeux olympiques spéciaux de Virginie
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