En tant que l'un des clubs fondateurs de la Major League Soccer, le Columbus Crew est habitué à organiser des événements d'envergure. Organisant des manifestations au Lower.com Field et au Crew Stadium historique de Columbus, dans l'Ohio, l'équipe propose tout au long de l'année un calendrier varié d'événements sportifs, musicaux et communautaires : matchs de MLS, concerts, courses communautaires, rassemblements religieux et dîners d'entreprise.
Pour gérer cette diversité, les équipes opérationnelles et d'expérience client de Crew avaient besoin d'un moyen de centraliser la planification des événements, d'améliorer la collaboration et de gagner du temps entre les différents services et partenaires. Elles ont trouvé cette solution dans OnePlan.
« Nous cherchions à remédier aux problèmes liés aux anciennes cartes, au manque de collaboration et à la difficulté d'avoir des données dispersées à de trop nombreux endroits », explique Michael Beirne, directeur de l'expérience client chez Columbus Crew. OnePlan« Nous avons tout rassemblé dans un seul système. »
Une plateforme unique pour tous types d'événements
L'équipe utilise son compte d'équipe dans OnePlan Il s'agit de planifier les espaces intérieurs et extérieurs autour des deux sites, le Lower.com Field et le Historic Crew Stadium. Pour l'aménagement intérieur, les plans d'étage existants sont importés dans OnePlan; pour les environs, l'équipe conçoit des plans pour les infrastructures temporaires, les voies de circulation, le stationnement et la gestion des foules.
Depuis l'adoption OnePlanL'équipe a élaboré plus de 65 plans d'événements couvrant un éventail remarquablement large d'activités, notamment :
- Sport: Matchs à domicile de la MLS, matchs des étoiles et de la Coupe MLS, événements internationaux de soccer, matchs de soccer universitaire, championnats de soccer et de football des écoles secondaires, événement de sports mécaniques All Out War
- Concerts et festivals de musique : Hozier, Kenny Chesney, Night Nation Run, Breakaway Music Festival, Sonic Temple, Bands of America et bien d'autres
- Événements de participation communautaire : Événement de prière communautaire, montée d'escaliers du 11 septembre, événement de vaccination de la Société protectrice des animaux, course « Run Like a Girl »
- Événements d'entreprise: dîners assis et activités privées
Une meilleure collaboration entre toutes les parties prenantes
Du personnel opérationnel aux partenaires externes, le processus de planification de l'équipe connecte désormais de multiples groupes de parties prenantes dans un espace de travail partagé.
"Nous utilisons OnePlan « Avec les membres de l’équipe, les sous-traitants, les secouristes, le personnel d’exploitation et les équipes internes », explique Michael. « Chacun peut apporter sa contribution, qu’il s’agisse de personnel, d’équipement ou de modifications d’aménagement. Nous pouvons élaborer un plan directement en réunion et montrer instantanément à tous où nous en sommes. »
Cette collaboration s'étend à des partenaires essentiels tels que la police, les pompiers et les équipes médicales, garantissant ainsi la clarté des plans d'urgence et de la gestion des risques. Beirne souligne comment l'outil permet d'identifier et de corriger les problèmes en temps réel, par exemple en vérifiant les distances à pied entre les sites et les parkings, ou en s'assurant de la sécurité des itinéraires d'accès pour les véhicules et les spectateurs.
« Nous pouvons planifier plus rapidement, mieux collaborer et prendre des décisions lors d'une même réunion. C'est tout simplement beaucoup plus efficace. »
Michael Beirne
Directeur de l'expérience client, équipage de Columbus
40 % de temps gagné – et des opérations plus claires et plus fiables
Depuis qu'elle est passée des cartes statiques et des dessins manuels, l'équipe de Columbus Crew a constaté une réduction de 40 % de son temps de planification par rapport à ses méthodes précédentes.
« Cela me fait gagner du temps sur l'organisation du lieu — environ 40 % de réduction au total », explique Michael. « Nous pouvons planifier plus rapidement, mieux collaborer et prendre des décisions lors de la même réunion. C'est tout simplement beaucoup plus efficace. »
Pour les équipes événementielles et opérationnelles du Crew, cette efficacité se traduit directement par une meilleure expérience pour les supporters et le personnel. Le stationnement les jours de match, la planification du personnel et même les plans d'orientation des nouveaux employés sont désormais gérés de manière centralisée. OnePlan — permettant à l'équipe de planifier chaque détail à l'échelle réelle, avec des calques qu'elle peut activer et désactiver selon les besoins.
« J’apprécie de pouvoir visualiser l’agencement réel du bâtiment et de le combiner, du début à la fin, avec les routes, les itinéraires et la signalisation », ajoute Michael. « Cela nous permet d’avoir une vision globale de notre environnement opérationnel, en un seul endroit. »
Planification des événements futurs à Columbus
Grâce à une source unique et partagée d'informations fiables pour chaque type d'événement, les équipes Expérience Client et Opérations de Columbus Crew planifient désormais de manière plus collaborative et plus confiante que jamais auparavant.
Qu’il s’agisse d’un match de MLS à guichets fermés, d’un festival communautaire ou d’un concert au stade, chaque événement au Lower.com Field et au Historic Crew Stadium commence désormais de la même manière : par un plan clair et collaboratif. OnePlan.
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