L'événement
Le Festival du climat d'Édimbourg est une journée de célébration de l'action climatique qui se déroule dans le célèbre Meadows Park de la ville et attire chaque année des milliers de participants. Rythmé par la musique, la créativité et la joie, il rassemble des initiatives climatiques de toutes tailles – des groupes communautaires informels aux organisations comptant des centaines d'employés – afin de créer des liens, d'inspirer et de mettre en lumière les actions menées dans toute la ville.
La Problématique
Le festival est organisé par une équipe restreinte de cinq personnes seulement, épaulée par des bénévoles. Il était impossible de mettre en place des systèmes de planification complexes et contre-intuitifs. L'équipe devait intégrer 50 stands, chapiteaux et zones d'activités dans une petite partie du parc, maintenir une distance minimale de 30 mètres avec la lisière de la forêt afin de respecter la zone de protection des arbres exigée par le plan de gestion de l'événement, et coordonner l'arrivée des prestataires et des exposants selon un planning très serré le jour J.
La solution : un plan unique, en direct et à l'échelle.
Conception de site flexible et visuelle. On OnePlanGrâce à l'outil de création de cartes interactives, l'équipe a élaboré le plan du site et l'a modifié autant de fois que nécessaire au fur et à mesure que de nouvelles informations et exigences des fournisseurs apparaissaient. Les objets de structure, modulables et redimensionnables par simple glisser-déposer, ont facilité la visualisation et la planification de l'emplacement de chaque élément.
Mesure précise pour la conformité. OnePlanLes outils de mesure de l'entreprise ont permis à l'équipe de vérifier la distance entre la lisière de la forêt et le centre du festival – confirmant ainsi la zone de protection des arbres de 30 mètres – et de calculer l'espacement entre les chapiteaux, les stands et les activités. Ces mesures ont été directement traduites en un marquage au sol précis, réalisé la veille de l'événement.
Un plan de site clair à partager avec les entreprises de construction. Chaque entreprise pourrait ainsi visualiser les points d'entrée du festival et son emplacement désigné avant même son arrivée sur place, ce qui permettrait un montage plus rapide le jour de l'événement.
Un seul outil au lieu de plusieurs. Grâce à une interface intuitive et conviviale, l'équipe a remplacé un ensemble disparate d'outils par une plateforme unique, ce qui a permis de gagner un temps précieux en interne face à l'évolution des besoins et à la nécessité de gérer de multiples parties prenantes.
Les Résultats
Construction plus rapide et plus fluide. Les entrepreneurs ont reçu le plan à l'avance et connaissaient donc leurs points d'entrée et leurs emplacements désignés avant leur arrivée à 8 h. Toutes les structures principales étaient construites et organisées à 10 h, soit deux heures avant le début des travaux à midi.
Aucun embouteillage le jour de l'événement. Grâce aux structures mises en place en amont, les exposants ont eu le temps et l'espace nécessaires pour s'installer autour, évitant ainsi les arrivées simultanées et la congestion sur le site restreint.
Conformité vérifiée par le bureau. Les distances de protection des arbres et l'espacement des sites ont été validés sur la carte, sans qu'il soit nécessaire de se rendre sur place.
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