Par Paul Foster | Fondateur et PDG, OnePlan
Paul Foster est le fondateur et PDG de OnePlan et était le partenaire officiel des logiciels de cartographie SIG et de jumeaux numériques pour Paris 2024. Il a participé à neuf Jeux olympiques et paralympiques.
Tenez-vous devant n'importe quel grand site lors d'un événement d'envergure et vous constaterez le fruit de mois, voire d'années, de planification méticuleuse. Ce que vous ne verrez pas, ce sont les frictions qui ont failli tout faire dérailler.
Ici à Milan pour les Jeux olympiques d'hiver de 2026, alors que je vois les Jeux prendre forme sur plusieurs sites, je reviens sans cesse à une question d'une simplicité trompeuse : que se passe-t-il lorsque chaque domaine fonctionnel fait exactement ce qu'il est censé faire, et que le résultat est malgré tout un problème ?
C’est là le principal défi des opérations événementielles de grande envergure, et c’est un défi que la plupart des cadres de planification ne prennent toujours pas pleinement en compte.
Le problème des barrières de foule
Prenons un exemple concret : le marquage des barrières de sécurité est du plus bel effet. Audacieux, coloré, ultra-visible, c’est exactement ce que recherche une équipe de sponsoring ou de marketing. Les barrières deviennent une véritable toile.
Le problème est d'ordre physique. Les barrières anti-émeutes standard sont bien plus légères qu'on ne le pense. Un panneau publicitaire tendu sur une barrière agit comme une voile. En cas de vent ou sous la pression de la foule, une barrière publicitaire devient un danger.
L'équipe marketing a raison de vouloir accroître la visibilité de la marque. L'équipe sécurité a raison de spécifier l'emplacement des barrières. L'équipe des opérations a raison d'approuver leur mise en place. Chacun a fait son travail correctement. Pourtant, sans vision partagée de l'interaction entre ces décisions, un conflit surgit et ne se manifeste qu'une fois sur le terrain, précisément au moment où il est le plus difficile à résoudre.
Il ne s'agit pas d'une hypothèse. C'est représentatif des dizaines de conflits interfonctionnels qui surgissent lors des événements majeurs à chaque cycle.
Milano Cortina a vu juste
Ce qui m'a frappé cette semaine à la patinoire de Milan Santagiulia, c'est un petit détail révélateur dans le système de gestion des files d'attente. Au lieu d'habiller les barrières de spectateurs de panneaux publicitaires complets, l'équipe a opté pour des « vestes de protection », des revêtements partiels placés à intervalles réguliers sur certaines barrières afin de créer un impact visuel sans compromettre leur stabilité.
C'est une solution élégante, mais ce que je respecte le plus, ce n'est pas tant le design en lui-même que ce qu'il révèle du processus sous-jacent. Quelqu'un, ou plus probablement un système, a permis aux équipes marketing, sécurité et opérations de déceler le conflit suffisamment tôt pour le résoudre de manière créative, plutôt que de réagir impulsivement.
Voilà la différence entre une bonne planification et une excellente planification.
Pourquoi les silos fonctionnels sont la norme, et le problème
Un comité d'organisation olympique peut regrouper des dizaines de domaines fonctionnels : transport, sécurité, accréditation, diffusion, médical, restauration, sponsoring, billetterie, protocole, et bien d'autres. Chacun possède sa propre direction, ses propres objectifs et sa propre logique opérationnelle.
Cette structure est logique. La spécialisation permet de gérer la complexité à grande échelle. Mais elle engendre une tension fondamentale : les décisions prises au sein de chaque domaine fonctionnel ne sont pas isolées. Elles s’inscrivent dans un espace physique et opérationnel partagé et interagissent, souvent de manière imprévisible pour une seule équipe.
L'équipe de sponsoring installe une structure près d'une sortie de secours. L'équipe de restauration positionne le matériel dans un couloir de service. L'équipe transport planifie le déplacement d'un véhicule logistique en fonction de l'affluence maximale des spectateurs. Prises individuellement, aucune de ces décisions n'est déraisonnable. Ensemble, elles créent un goulot d'étranglement, un danger ou un retard.
D'après mon expérience de neuf Jeux olympiques et paralympiques, les épreuves qui se déroulent le mieux ne sont pas celles où chaque équipe travaille le plus dur isolément, mais celles où chaque équipe a une vue d'ensemble des actions des autres.
Le principe de la source unique de vérité
L’expression « source unique de vérité » sonne comme un concept technologique, et c’en est un. Mais il s’agit aussi, au fond, d’une philosophie de planification.
Le principe est simple : chaque équipe, à tous les niveaux, doit se baser sur la même vision globale du site, des opérations et des contraintes. Pas une version de cette vision. La vision globale.
Dans ce cas, les conflits interfonctionnels ne disparaissent pas, mais ils apparaissent plus tôt, lorsque des solutions sont encore possibles. La barrière de sécurité mise en place à Milan n'est pas un palliatif, mais le fruit d'une planification rigoureuse qui a permis de déceler le conflit avant qu'il ne devienne un obstacle.
En l'absence de ce dispositif, on se retrouve face à la version des événements que tout professionnel de l'événementiel expérimenté reconnaît : une cascade de décisions individuellement rationnelles qui, collectivement, créent un problème opérationnel, découvert sur place, résolu sous pression et à un coût important.
Qu'est-ce qui a changé, et qu'est-ce qui n'a pas changé ?
Les outils à la disposition des organisateurs d'événements ont considérablement évolué. La technologie du jumeau numérique permet désormais aux équipes d'organisation de modéliser intégralement les lieux avant même la pose d'une barrière ou le déploiement d'un câble. Chaque zone fonctionnelle peut ainsi s'intégrer à la même maquette spatiale, et les incohérences entre les plans sont détectées avant même leur réalisation physique.
At OnePlanVoilà ce vers quoi nous tendons depuis plusieurs cycles des Jeux. La plateforme que nous avons développée en tant que fournisseur officiel de jumeaux numériques du CIO n'est pas avant tout technologique. Il s'agit d'offrir à chaque équipe une réalité opérationnelle partagée pour planifier ses opérations : le même plan d'aménagement, les mêmes contraintes et une vision commune des activités des autres équipes.
Ce qui n'a pas changé, c'est le défi de fond. Les événements rassemblent des personnes aux objectifs, priorités et conceptions du succès différents. Les coordonner efficacement a toujours exigé plus que de bonnes intentions et des réunions régulières : il faut un socle commun.
Une question qui mérite d'être posée
Si vous participez à l'organisation d'un événement majeur, quelle que soit son ampleur, la question la plus utile à se poser n'est pas « Chaque équipe fait-elle son travail ? » mais « Chaque équipe peut-elle voir ce que font les autres ? »
La barrière anti-fuite à Milan, c'est un détail. Mais ce sont les petits détails, bien exécutés, qui font la force des grands événements, et ils ne se concrétisent que lorsque tout le monde travaille de concert.
