Shalford kann auf eine lange Tradition zurückblicken, wenn es um die Ausrichtung von Messen geht. Das malerische Dorf, etwas außerhalb von Guildford im Vereinigten Königreich gelegen, erhielt vor über 1199 Jahren von König John (1216 – 800) eine Stadtrechte und ist bis heute Austragungsort der Great Fair of Shalford der örtlichen Gemeinde.
Der Messe wurde nun von Frank Ago, dem Besitzer des beliebten Cafés Snooty Fox, neues Leben eingehaucht. Frank ist ein bekennender Amateur, wenn es um die Veranstaltungsplanung geht, und konnte dank ihm Zeit sparen und seine über 60 Lieferanten effizient verwalten OnePlan. Die Great Fair of Shalford besteht aus drei Bühnen mit Live-Musik, einem Jahrmarkt mit Riesenrad, Hundeausstellung, Bauernmarkt, Oldtimern sowie einem großen Essens- und Getränkebereich mit mehreren Bier- und Gin-Bars.
Frank sagt: „OnePlan macht mich zu einem professionellen Eventorganisator. Wenn ich mit meinem Laptop auftauche, öffne ich ihn mit OnePlan in Betrieb. Sie können meinen Plan verstehen und meine Vision erkennen, in kürzester Zeit eine Karte zu erstellen, die leicht zu lesen, einfach und verständlich ist.“
Sehen Sie, wie Frank 2011 die Great Fair of Shalford gründete OnePlan hier:
Die einfachen Schritte, mit denen Frank in nur wenigen Stunden einen Veranstaltungsplan erstellt
OnePlan hilft Veranstaltungsorganisator Frank, die komplexe Aufgabe der Planung einer Großveranstaltung für Tausende von Menschen zu vereinfachen. Die Vorbereitungen für die Große Messe haben sechs Monate gedauert und umfassen ein breites Spektrum an Interessenvertretern, darunter lokale Behörden, Sicherheitskräfte, Lieferanten und lokale Wohltätigkeitsorganisationen, die von einer erfolgreichen und profitablen Veranstaltung profitieren werden.
"OnePlan hat meine Planung dieser Messe so schnell beschleunigt. Ich nehme mir dafür zwei Abende Zeit und habe einen umfassenden Plan, den ich herunterladen und mit jedem teilen kann, den ich brauche“, sagt Frank.
„Zuerst habe ich die Messe auf der Karte skizziert und die verschiedenen Zonen, Routen, Zelte und Bühnen eingezeichnet. Die zweite Version diente der Detaillierung aller Bereiche – Formen der Linien, Hinzufügen von Lieferanteninformationen, Überprüfen der Maße. Es war so einfach.“
Es sei „eine enorme Geldersparnis“ gewesen
Frank hat den Veranstaltungsplan mit seinem breiten Spektrum an Partnern, Anbietern und Lieferanten geteilt, was sich für ihn als besonders effektiv erwiesen hat. „Die gemeinsame Nutzung des Plans mit unseren AV-Generatoren hat zu einer enormen Kostenersparnis geführt, da sie sofort erfahren, was wo benötigt wird, und ihnen Vertrauen in mich als Organisator gibt“, fährt er fort.
Frank hört sich das Feedback der verschiedenen Stakeholder an und passt seinen Plan an OnePlan entsprechend. Seine Partner können es in Echtzeit überprüfen, was den Prozess für alle Beteiligten unkompliziert macht. Einer von Franks Stakeholdern ist die örtliche Feuerwehr. „Ich habe meine geteilt OnePlan mit der Feuerwache und war sofort auf Augenhöhe mit ihnen. Sie haben mich wie einen professionellen Organisator behandelt.“
"OnePlan hilft mir, ein professioneller Eventorganisator zu werden. Ich kann meine Vision für meine Veranstaltung planen und eine Karte erstellen, die leicht zu lesen ist.“
Frank Ago
Veranstalter, Great Fair of Shalford
Von beiden Seiten profitieren OnePlan: ein visueller Plan und genaue Daten
Da es über 60 Anbieter zu verwalten gilt, muss Frank bei seiner Planung viele Sensibilitäten berücksichtigen, wenn es darum geht, zu entscheiden, wo das Zelt jedes Anbieters aufgestellt wird. Dazu gehört die Platzierung von Konkurrenzanbietern ebenso wie die Berücksichtigung von Sonne und Schatten zu unterschiedlichen Tageszeiten.
Für Frank, OnePlan bietet eine visuelle Möglichkeit der Planung mit einer Auswahl an Karten und die Gewissheit, dass alles, was er platziert, geogenau ist. Er kann Namen, Notizen und unterstützende Daten zu jedem Anbieter im Abschnitt „Anbieterverwaltung“ jedes von ihm platzierten Objekts hinzufügen und diese Daten jederzeit herunterladen.
Er sagt: „Ich bin kein Computerspezialist und es ist schwierig, eine Veranstaltung nur in Tabellenkalkulationen zu planen. Ich liebe OnePlan weil es für mich so einfach ist, visuell auf einer Karte zu planen und trotzdem über die Daten zu verfügen.“
Den Veranstaltungsplan in eine öffentlich zugängliche Karte umwandeln
Mit dem erstellten Veranstaltungsplan konnte Frank eine öffentlich zugängliche Karte erstellen, die er im Marketing vor der Veranstaltung verwenden und als großen Leitfaden auf der Messe selbst ausdrucken konnte. Dazu benutzte er OnePlan's öffentliche Karte Option, die seinen Veranstaltungsplan problemlos in eine externe Karte für die Teilnehmer umwandelte.
Frank sagt: „OnePlan hat mich Alice vorgestellt, OnePlanist der Experte für öffentliche Karten, um eine Karte zu erstellen, die einfach für jeden verständlich ist.“
„Es ist so wichtig, einen klaren Plan zu haben, damit jeder, der zur Messe kommt, weiß, wo sich die Bühnen befinden, wo sich die Gin-Bar befindet und so weiter. Es macht einfach Sinn, das damit zu tun OnePlan nachdem ich den Veranstaltungsplan erstellt hatte.“
„Meine Kommunikation zwischen Anbietern ist viel einfacher mit OnePlan. Ohne sie hätte die Planung viermal länger gedauert.“
Frank Ago
Veranstalter, Great Fair of Shalford
Ein Besuch vom Schatzkanzler
Die Great Fair of Shalford ist über 800 Jahre alt und floriert dank der Leidenschaft und dem Engagement von Frank und seinem kleinen Team immer noch. Das Geld, das die Messe einnimmt, wird an lokale Wohltätigkeitsorganisationen gespendet, darunter die Shooting Star Children's Hospices – ein Beleg dafür, wie wichtig Gemeinschaftsveranstaltungen wie diese sind und welche äußerst positiven Auswirkungen Amateur-Veranstalter wie Frank haben können.
Eine Woche vor der Messe hatte Frank sogar einen Überraschungsbesuch: den Schatzkanzler Jeremy Hunt, der nach dem Premierminister an zweiter Stelle in der britischen Regierung steht. Als örtlicher Abgeordneter war Herr Hunt in der Gemeinde unterwegs und ermutigte die Menschen, an der Großen Messe teilzunehmen.
OnePlan wird weltweit von mehr als 50,000 Veranstaltungen und Veranstaltungsorten genutzt. Ganz gleich, ob Sie ein professioneller Veranstaltungsplaner oder ein Anfänger sind, OnePlan wird von kleinen und großen Veranstaltungen gleichermaßen genutzt und erleichtert so die Planung von Veranstaltungen erheblich. Melden Sie sich noch heute hier an.