Das North Texas Tribute Jam ist ein jährliches Musikfestival zur Mittelbeschaffung, das von der Stadt Lewisville veranstaltet wird und dem Bedtime Rescue-Programm von Cloud 9 Charities zugutekommt, das Notunterkünfte für Familien in Not bietet. Die Veranstaltung zieht über 2,000 Besucher an, die 10 Stunden ununterbrochene Musik von 9 Tribute-Bands auf 2 Bühnen genießen.
Cloud 9 Charities leitete die Initiative in Zusammenarbeit mit Daren Watkins, Eventmanager der Stadt Lewisville. Es war eine Veranstaltung, die genaue Planung erforderte und von der Eventorganisatorin Evelin Costa, die die Abläufe vor Ort, das Künstlermanagement, das Marketing und vieles mehr leitete, super reibungslos durchgeführt wurde. Sie nutzte OnePlan um die Logistik zu optimieren und die Effizienz für sie und ein engagiertes Team zu steigern.
„Die Organisation einer so anspruchsvollen Veranstaltung wie dem North Texas Tribute Jam war keine Kleinigkeit. Es war ein Tag voller Spannung – und die Planung erforderte Präzision und Teamarbeit“, sagt Evelin.
„Als Organisator wusste ich, dass die Durchführung einer Veranstaltung dieser Größenordnung sorgfältige Planung und die richtigen Werkzeuge erfordert. OnePlanDie Software von hat einen riesigen Unterschied gemacht. Sie hat uns geholfen, den Überblick über alle beweglichen Teile zu behalten und sicherzustellen, dass jedes Detail berücksichtigt wurde“, fügt sie hinzu.
Reibungsloser Ablauf mit Verkäufern, Sponsoren und Freiwilligen
OnePlan war Evelins Lösung für die Planung und Durchführung des Festivals: „Mithilfe der Site-Mapping-Tools konnten wir das Layout ganz einfach entwerfen und alle unsere von CK Productions verwalteten Bühnen-, AV- und Produktionsanforderungen integrieren. Außerdem konnten wir Verkaufsstände, Imbisswagen, den VIP-Bereich und zwei Aufführungsbereiche strategisch platzieren, um einen reibungslosen Ablauf für die Besucher zu gewährleisten.“
Für die über 2,000 Besucher des North Texas Tribute Jam sorgten 30 Händler, 4 Foodtrucks, 13 Sponsoren und 130 Freiwillige für das leibliche Wohl. „Am Veranstaltungstag lief alles reibungslos“, so Evelin. „Die Händler erhielten klare Anweisungen, und dank eines Koordinators vor Ort konnten eventuelle Probleme in letzter Minute schnell gelöst werden.“
Angesichts der vielen zu koordinierenden beweglichen Teile ist Evelin dankbar für die erhebliche Zeitersparnis und effiziente Planung, die OnePlan möglich gemacht. Sie schätzt, dass ihr Team dadurch fast 15 Tage bzw. 3 Arbeitswochen sowie Kosten gespart hat.
"Mit OnePlan „Wir haben mindestens 110 Arbeitsstunden gespart“, sagt sie. „Hätte man die Planung manuell durchgeführt, wäre sie viel teurer geworden, hätte zusätzliche Mitarbeiter benötigt, die wir uns nicht leisten konnten, und hätte mehr Zeit in Anspruch genommen.“
Einfachere Zusammenarbeit mit der Stadtverwaltung
Ein Schlüsselfaktor für den Erfolg der Veranstaltung war die Art und Weise, wie Evelin sie nutzte OnePlan zur Rationalisierung des Planungs- und Genehmigungsprozesses mit Stadt Lewisville. Sie sagt: „Als Wohltätigkeitsorganisation war Cloud 9 auf Freiwillige angewiesen, darunter auch mich, die fünf Monate lang täglich mindestens drei Stunden zusammen mit anderen Vorstandsmitgliedern beitrugen. Wir hatten nur zwei Wochen Zeit, um es fertigzustellen und dem Stadtrat vorzulegen, wo OnePlan hat wirklich einen Unterschied gemacht.“
An dieser Zusammenarbeit mit dem Stadtrat waren mehrere Abteilungen der Stadt Lewisville beteiligt, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten an der Veranstaltung denselben Live-Plan verwendeten. Diese Zusammenarbeit mit den lokalen Regierungsteams in OnePlan brachte zusätzliche Vorteile für alle, einschließlich eines schnelleren Genehmigungsprozesses.
Evelin sagt: „Die Zusammenarbeit mit der Gesundheits- und Sicherheitsabteilung der Stadt Lewisville war viel einfacher dank OnePlan. Da wir detaillierte Pläne für Straßensperren, Kontrolle der Menschenmengen und Verkehrsmanagement teilen konnten, erhielten wir die erforderlichen Genehmigungen schnell und ohne Kopfschmerzen. Und die Feuerwehr und die Polizei hatten eine gedruckte Version der OnePlan Karte!"
Die enorme Zeitersparnis, die Evelin erreichte, bedeutete, dass sie sich viel mehr auf die kreative Seite des North Texas Tribute Jam konzentrieren konnte. Sie sagt: „Wir hatten nur fünf Monate Zeit, um alles zu planen und durchzuführen. JA! OnePlan kam uns zu Hilfe und verschaffte uns jede Menge Zeit, um uns in die Vermarktung unseres aufregenden neuen Events zu stürzen!“
Dies war besonders wichtig, da es bei der Veranstaltung nicht nur um großartige Musik ging – es ging auch darum, der Gemeinschaft etwas zurückzugeben. Der Erlös kam dem Bedtime Rescue-Programm von Cloud 9 Charities zugute, das jeden Monat mindestens 30 Familien in Notsituationen hilft, indem es Notunterkünfte bereitstellt.
„Die Zusammenarbeit mit dem Gesundheits- und Sicherheitsamt der Stadt Lewisville war viel einfacher dank OnePlan. Durch die Möglichkeit, detaillierte Pläne zu teilen, erhielten wir die erforderlichen Genehmigungen schnell und ohne Kopfschmerzen.“
Evelin Costa
Veranstalter, North Texas Tribute Jam
Reduzierung des Stresses bei der Veranstaltungsplanung
Die Community kam auf großartige Weise zusammen: Beim North Texas Tribute Jam genoss eine lebhafte Menge die Musik der 80er und 90er Jahre, darunter den Headliner 1999 – The Legacy of Prince und Dreams Unwind – A True Stevie Nicks Experience.
Sponsorenaktivierungen wurden aufgezeichnet in OnePlan, darunter sechs Ford-Autodisplays von Sam Pack 5 Star Ford Lewisville, Marty B's mit einem 360-Grad-Selfie-Erlebnis und Prime Controls mit einer interaktiven Fotokabine. Auf dem Marktplatz zeigten 30 Händler ihr Können, während 4 Food Trucks alles von klassischem Texas BBQ bis hin zu Funnel Cakes und einzigartigen kulinarischen Kreationen von ElCucuy Burritos anboten.
„Es war erstaunlich zu sehen, wie monatelange Planungen so positive Früchte trugen“, fügt Evelin hinzu.
„Ich kann nicht genug betonen, wie hilfreich es für alle ist, die eine große Veranstaltung planen, die richtigen Tools zu haben“, fährt Evelin fort. „Mit OnePlan Wir haben Hunderte von Stunden gespart, den Stress reduziert und konnten uns auf die kreativen und unterhaltsamen Aspekte der Veranstaltung konzentrieren.“
„Wenn Sie etwas Ähnliches organisieren, hoffe ich, dass der North Texas Tribute Jam Sie dazu inspiriert, den Sprung zu wagen und etwas Unvergessliches und Großartiges zu schaffen.“
Verbinden Sie sich mit Evelin auf LinkedIn.
Um mehr darüber zu erfahren, wie OnePlan können Sie Hunderte von Stunden Planungszeit sparen, Buchen Sie hier eine Demo mit unserem Team.