Die RBC Heritage Presented by Boeing ist eines der renommiertesten Signature-Events der PGA Tour. Sie findet jedes Jahr im April im Harbour Town Golf Links auf Hilton Head Island, South Carolina, statt und lockt rund 120,000 Besucher während der Turnierwoche an. Hinter ihr steht die Heritage Classic Foundation, ein kleines Team, das für die Planung und Durchführung aller Aspekte eines der logistisch anspruchsvollsten Golfevents verantwortlich ist.
Anders als viele große Sportveranstaltungen findet das RBC Heritage nicht auf einem einzigen offenen Gelände statt. Harbour Town Golf Links ist ein Golfplatz, der sich durch ein Wohngebiet schlängelt; Häuser säumen jedes Loch auf beiden Seiten. Dies stellt eine besondere Herausforderung für die Planung dar und erfordert die sorgfältige Platzierung von Infrastruktur, Gastronomiebereichen, Versorgungseinrichtungen, Übertragungstechnik und Betriebsflächen auf einem begrenzten und sich ständig verändernden Gelände.
Wie Caden Janzen, Operations Coordinator der Heritage Classic Foundation, erklärt: „Wir haben nicht unbedingt den üblichen Grundriss mit einer großen, offenen Fläche. Unser Golfplatz ist beidseitig jedes einzelnen Lochs von Häusern umgeben“, sagt er, „und daher kann die Planung und Durchführung der Veranstaltung etwas schwieriger sein.“
Das Ausmaß dieser Herausforderung ist beträchtlich. Jedes Jahr errichtet die Stiftung auf dem gesamten Golfplatz temporäre Bauten mit einer Gesamtfläche von knapp 200,000 Quadratfuß – das entspricht mehr als dreieinhalb American-Football-Feldern. Der Aufbau dauert vier Monate, und das ganzjährige Team von nur 14 Mitarbeitern wächst während der Turnierwoche auf rund 2,000 Personen an, darunter etwa 1,800 Freiwillige sowie Dutzende von spezialisierten Auftragnehmern und Lieferanten.
Die Koordination dieser Aktivitäten erfordert mehr als detaillierte Pläne. Sie bedarf einer zentralen Datenquelle, die problemlos zwischen internen Teams, Lieferanten, Behörden und kommerziellen Partnern geteilt werden kann, und diese Rolle wird nun von … übernommen. OnePlan.
Die Herausforderung
Vor der Adoption OnePlanDie Planungsinformationen waren über zahlreiche CAD-Zeichnungen, Bilder und Dokumente verstreut. Für ein Team, in dem jeder für den gesamten Veranstaltungsort verantwortlich ist, führte diese Fragmentierung zu ständigen Schwierigkeiten bei der Abstimmung und Aktualisierung der Pläne.
Caden beschreibt die Realität anschaulich mit den Worten: „Ich kümmere mich um jeden Quadratzentimeter des Golfplatzes. Mein Chef kümmert sich um jeden Quadratzentimeter des Golfplatzes. Unser Vertriebsteam kümmert sich um jeden Quadratzentimeter des Golfplatzes“, und fügt hinzu: „Wir sind alle in alles involviert.“
"Vor OnePlanEs fühlte sich an, als müssten wir eine Million separater Dateien verwalten, nur um eine einzige Veranstaltung durchzuführen.“
Caden Janzen,
Operationskoordinator/in, Heritage Classic Foundation
Da es keine gemeinsame Live-Ansicht der Veranstaltung gab, benötigten die Anbieter häufig Klärungen zu Layouts, Infrastrukturstandorten und Änderungen vor Ort. Strom- und Klimatechniker, Telekommunikationsteams, Fernsehteams, Elektrofachbetriebe und Entsorgungsunternehmen waren alle auf das operative Team angewiesen, was während der gesamten Planungsphase zu einem ständigen Strom von Anrufen und E-Mails führte.
Die Genehmigungsverfahren brachten eine weitere Komplexitätsebene mit sich. Die der Stadt Hilton Head sowie den Feuerwehr- und Rettungsdiensten vorgelegten Pläne wurden in der Regel als statische Dokumente übermittelt, die oft zusätzliche Erläuterungen erforderten.
Im Verlauf des Turniers wurde es immer schwieriger, die Genauigkeit der Planung beizubehalten. Nach einem sechsmonatigen Sanierungsprojekt des Platzes begannen selbst kleine bauliche Veränderungen, die Planungsannahmen zu beeinflussen.
„Wenn man sechs Monate lang stillsteht, ändert sich vieles“, erklärt Caden. „Wir bauen um Bäume herum und berücksichtigen sie, und wenn sich ein Baum um fünf Meter oder so bewegt, kann das genau dort, wo wir gerade bauen, behindert werden.“
Die Genauigkeit der Zeichnungen zu gewährleisten, entwickelte sich zu einem kontinuierlichen Prozess aus Aktualisierungen, Überarbeitungen und Kommunikation.
„Operativ haben wir durch die Nutzung von … wahrscheinlich insgesamt etwa 1,000 Telefonanrufe und E-Mails eingespart.“ OnePlan"
Caden Janzen,
Operationskoordinator/in, Heritage Classic Foundation
Eine einzige verlässliche Informationsquelle für die Turnierplanung
Caden stieß zum ersten Mal auf OnePlan Durch seinen Bruder, der ebenfalls in der Golfturnierbranche arbeitet. Nachdem er die Plattform gesehen hatte, war er sofort begeistert. „Ich hatte das Gefühl, dass sie für uns unerlässlich war“, sagt er, „und so haben wir sofort zugegriffen.“ OnePlan vor ein paar Jahren.“
Seitdem OnePlan hat sich zur zentralen Planungsplattform für das Turnier entwickelt, die Geländelayouts, Infrastrukturplanung, Lieferantenkoordination, Genehmigungen und kommerzielle Planung an einem Ort zusammenführt.
Eine der Funktionen, die Caden am meisten schätzt, ist die Möglichkeit, Drohnenbilder zu importieren und darüberzulegen. Da sich der Golfplatz direkt neben den Büros der Stiftung befindet, kann er aktuelle Luftaufnahmen machen und diese hochladen. OnePlanund die Pläne umgehend an veränderte Bedingungen anzupassen.
„Die Möglichkeit, diese Drohnenaufnahmen selbst einzufügen, ohne euch kontaktieren und warten zu müssen, sondern einfach selbst skalieren und loslegen zu können, war die größte Hilfe“, erklärt er, „weil ich so sofort etwas tun kann.“
Durch die Kombination mit CAD-Importen und einem kontinuierlich aktualisierten digitalen Lageplan kann die Stiftung nun das ganze Jahr über eine genaue Darstellung des Geländes gewährleisten, selbst wenn Restaurierungsarbeiten, Infrastrukturänderungen und langfristige Entwicklungsprojekte das Gelände verändern.
Die Auswirkungen reichen weit über den operativen Bereich hinaus. Vertriebsteams nutzen OnePlan Um potenziellen Kunden Hospitality- und Sponsoringflächen zu visualisieren, während Anbieter, Auftragnehmer und Regierungsbehörden über Ansichtslinks auf dieselben aktuellen Layouts zugreifen können.
Anstatt sich auf Screenshots, PDFs oder statische Dokumente zu verlassen, können die Beteiligten den Live-Plan direkt erkunden, wodurch die Notwendigkeit entfällt, zur Klärung an den Betrieb zurückzukehren.
„Für eine Veranstaltung, die fast 200,000 Quadratfuß Infrastruktur und über 10 Meilen Zaun erfordert, ist es unerlässlich, dass…“ OnePlan „Eine betriebsbereite Live-Plattform ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit.“
Caden Janzen,
Operationskoordinator/in, Heritage Classic Foundation
Ein Plan für alle Beteiligten
Mit OnePlan Die Heritage Classic Foundation arbeitet nun mit einer einzigen, ständig aktualisierten Karte des gesamten Veranstaltungsgeländes. Diese Umstellung hat nicht nur die Art und Weise der Informationsweitergabe verändert, sondern auch die Funktionsweise des gesamten Ökosystems rund um das Turnier.
Vom ganzjährigen Betriebsteam bis hin zu externen Dienstleistern, die zum ersten Mal vor Ort sind, arbeiten alle jetzt in derselben Live-Umgebung. Strom- und Klimatechniker, Telekommunikationsteams, Rundfunkbetreiber, Elektrofachbetriebe und Entsorgungsunternehmen sind nicht mehr auf gedruckte Pläne oder veraltete Screenshots angewiesen. Stattdessen greifen sie auf eine gemeinsame Plattform zu. OnePlan Verknüpfen und navigieren Sie im Kontext durch den Kurs.
Diese Transparenz hat den täglichen Koordinierungsaufwand erheblich reduziert. Fragen, die früher E-Mails oder Telefonate auslösten, lassen sich nun oft direkt vor Ort klären, einfach weil die Antwort bereits im Plan ersichtlich ist.
Für ein Team von nur 14 Personen, das einen Betrieb mit rund 2,000 Mitarbeitern während der Turnierwoche betreut, waren die Auswirkungen beträchtlich. „Wir drei haben dadurch jährlich etwa 1,000 Anrufe und E-Mails eingespart“, sagt Caden.
Auch die Integration neuer Mitarbeiter gestaltet sich deutlich reibungsloser. So konnte beispielsweise ein brandneuer Strom- und Klimatechniklieferant, der keinerlei Vorkenntnisse über Harbour Town hatte, fast sofort selbstständig arbeiten.
„Wir arbeiten das ganze Jahr über auf diesem Grundstück und kennen es wie unsere Westentasche.“ OnePlan ermöglicht es den Anbietern, vom ersten Tag an mit demselben Verständnis anzukommen.“
Caden Janzen,
Operationskoordinator/in, Heritage Classic Foundation
„Ich habe die Arbeiten betreut, und es gab praktisch keine Telefonate“, erklärt Caden. „Ich habe ihnen einfach den Link und ein paar weitere benötigte Layouts gegeben, und sie konnten es nutzen.“
Genehmigungs- und Behördenausrichtung
Die gleiche gemeinsame Transparenz erstreckt sich auch auf Genehmigungsverfahren und die Koordination mit öffentlichen Behörden.
Anstatt statische Dokumente einzureichen und die Beteiligten manuell durch die Orientierung und Platzierung zu führen, teilt die Stiftung nun eine Live-Version des Geländes, die nur angezeigt werden kann, mit der Stadt Hilton Head und den zuständigen Feuerwehr- und Rettungsdiensten.
Planer und Ingenieure können ohne zusätzliche Erklärungen genau sehen, wie die Strukturen positioniert sind, wie die Zufahrtswege verlaufen und wie die Zonen über die gesamte Strecke miteinander verbunden sind.
„Sie werden nutzen OnePlan „und alles ordentlich zu verpacken, sodass wir nicht mehr da sitzen und ihnen Schritt für Schritt erklären müssen“, erklärt Caden, „und ihnen genau sagen müssen, wo sich die Dinge befinden.“
Was zuvor ein Hin und Her der Genehmigungsprozesse war, hat sich zu einem gemeinsamen visuellen Dialog entwickelt, der auf einer einzigen, verlässlichen Datenquelle basiert.
Kommerzielle Planung und Sponsoring-Sichtbarkeit
Auf der kommerziellen Seite hat das gleiche Live-Umfeld die Art und Weise, wie Sponsoring und Hospitality verkauft werden, grundlegend verändert.
Anstatt abstrakte Fußabdrücke auf statischen Karten darzustellen, kann das Vertriebsteam den Kunden eine proportional genaue, georeferenzierte Ansicht des Kurses selbst präsentieren.
Gastronomiebereiche sind nicht länger nur Blöcke auf einem Plan, sondern reale, begehbare Orte innerhalb der gesamten Veranstaltungslandschaft. Kunden können Maßstab, Ausrichtung und Sichtachsen im Kontext erfassen, anstatt eine flache Zeichnung zu interpretieren.
Indem Caden es ausdrückt, ihnen „eine CAD-Zeichnung zeigen zu können, ohne sie mit einer vollständigen CAD-Zeichnung zu überfordern“, hat er die Gespräche deutlich erleichtert. Er fügt hinzu: „Ihnen einfach zu zeigen, wie wir es machen.“ OnePlan „ist eine große Hilfe.“
Das Ergebnis ist ein selbstbewussteres und fundierteres Geschäftsgespräch, in dem die Beteiligten sofort den Wert und die Positionierung ihres Bereichs verstehen.
Funktionen, die den Ablauf der Veranstaltung gewährleisten
Grundlage dieses Wandels ist nicht eine einzelne Fähigkeit, sondern eine Kombination von Werkzeugen, die es ermöglichen, dass sich ein sich ständig weiterentwickelndes System präzise, benutzerfreundlich und leicht verständlich bleibt.
CAD-Importe gewährleisten, dass Struktur- und Architekturpläne präzise und ohne Qualitätsverlust direkt in die Live-Umgebung integriert werden können. Drohnenbild-Overlays ermöglichen es dem Team, die gesamte Ansicht des Geländes bei Änderungen vor Ort zu aktualisieren – besonders wertvoll für einen Ort, der sich durch Restaurierung, saisonale Anpassungen und fortlaufende Sanierung weiterentwickelt.
„Google Maps und ähnliche Karten werden nicht alle sechs Monate aktualisiert“, sagt Caden. „Sie werden nur alle paar Jahre aktualisiert, und selbst die jährlichen Aktualisierungen sind oft nicht von höchster Qualität. Daher ist es für mich der größte Vorteil, Änderungen schnell selbst vornehmen zu können.“
Darüber hinaus sorgt die Objektbibliothek für mehr Übersichtlichkeit bei der Planung komplexer Infrastrukturen. Anstelle generischer Blöcke kann das Team eindeutig erkennbare Objekte für Zelte, Plattformen, Treppen, Aufzüge, Stromversorgungssysteme, Telekommunikation und Sanitäranlagen platzieren, wodurch die Layouts für jeden Betrachter sofort verständlich werden.
„Es geht nicht nur darum, einfach einen Block aufzustellen, sondern darum, Objekte bis hin zum Aufzug identifizieren zu können“, erklärt Caden.
Auch die Performance spielt eine Rolle. Angesichts der ständigen Aktualisierungen während der viermonatigen Entwicklungsphase ist Reaktionsfähigkeit nicht mehr optional, sondern unerlässlich.
„Am besten gefällt mir daran, dass es beim Verschieben der Karte absolut verzögerungsfrei funktioniert“, sagt er. „Es reagiert und lädt sehr schnell.“
Eine gemeinsame Grundlage für das, was als Nächstes kommt
Zusammengenommen beseitigen diese Fähigkeiten Reibungsverluste zwischen Teams, die traditionell parallel gearbeitet haben.
Betrieb, Vertrieb, Lieferanten und Behörden arbeiten nicht mehr mit getrennten Dokumenten und gleichen Differenzen erst im Nachhinein ab. Stattdessen interagieren sie mit derselben Live-Umgebung, jeder aus seiner eigenen Perspektive, aber immer basierend auf derselben zugrunde liegenden Datenquelle.
Für die Heritage Classic Foundation ist diese Abstimmung unerlässlich geworden. Sie reduziert Doppelarbeit, beseitigt Unklarheiten und stellt sicher, dass Änderungen – die unweigerlich auftreten – nur einmal aktualisiert werden müssen, um überall dort verständlich zu sein, wo sie relevant sind.
Caden fasst dieses Maß an Integration einfach zusammen, indem er sagt: „Ich habe ein paar Tabs auf meinem Computer, die ich nicht schließe und OnePlan ist einer davon.“
Und während sich die Veranstaltung stetig weiterentwickelt, von jährlichen Kursanpassungen bis hin zu einer mehrjährigen Neugestaltung des Resorts neben dem Veranstaltungsort, OnePlan Caden erklärt, dass es sich dabei nicht nur um ein Planungsinstrument handele, sondern dass es mittlerweile die operative Ebene darstelle, die die Grundlage dafür bilde, wie eines der komplexesten Events der PGA Tour Jahr für Jahr konzipiert, vermarktet und durchgeführt werde.
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