Special Olympics Virginia (SOVA) ist Teil der weltweiten Special Olympics Bewegung und bietet ganzjährig Sporttraining, Wettkämpfe und Möglichkeiten zur gesellschaftlichen Teilhabe für Athleten mit geistiger Behinderung. Die Veranstaltungen der Organisation reichen von mitreißenden Landesmeisterschaften bis hin zu gemeinschaftlich organisierten Spendenaktionen. Alle Veranstaltungen dienen dazu, die Fähigkeiten und Erfolge der Athleten zu würdigen und gleichzeitig Menschen für die Mission von Special Olympics zusammenzubringen.
Wie Casey Joyce, Leiterin für Fitness und Veranstaltungen bei SOVA, erklärt, veranstaltet die Organisation jedes Jahr zahlreiche Events mit Tausenden von Teilnehmern und Zuschauern. „Die Mindestteilnehmerzahl bei diesen Veranstaltungen beträgt 1,000 Personen, in der Regel jedoch mindestens 4,000 bis 5,000, je nach Art, Ort und Location“, sagt sie.
Die Veranstaltungen von SOVA umfassen sowohl Programmgestaltung als auch Spendenaktionen. Casey hebt den einzigartigen Ansatz der Organisation hervor: „Wir haben genutzt OnePlan „Sowohl bei Spendenaktionen als auch bei Wettbewerben ist es wirklich toll und in einer gemeinnützigen Organisation eher selten, dass beide Seiten von einer einzigen Software oder einem einzigen Prozess und Protokoll profitieren.“
Zwei Veranstaltungen verdeutlichen dieses Ausmaß: die Sommerspiele, die Landesmeisterschaften von SOVA, und der Polar Bear Plunge, eine Spendenaktion, bei der die Teilnehmer in das eisige Wasser des Atlantiks springen. Casey bemerkt: „Wir sehen rund 5 Menschen, die in den Atlantik rennen! Etwa 25 %, ich glaube sogar etwas mehr, unserer Betriebskosten entfallen auf diese eine Veranstaltung.“
Trotz dieser groß angelegten Projekte stützt sich SOVA auf ein kleines internes Team und ein Netzwerk von Freiwilligen. „Wir haben zwar ein recht kleines Planungsteam, sind aber wirklich auf Freiwillige angewiesen“, fügt Casey hinzu und unterstreicht damit den basisdemokratischen Charakter der Organisation.
Schwachstellen im Vorfeld OnePlan
Vor der Adoption OnePlanDie Veranstaltungsplanung bei SOVA war uneinheitlich und zeitaufwendig. Verschiedene Abteilungen arbeiteten isoliert voneinander und nutzten unterschiedliche Tools für Planung und Logistik. Casey erinnert sich: „Wir arbeiteten isoliert voneinander, die Transparenz zwischen Abteilungen, Teams und Verantwortungsbereichen war gering, und jeder nutzte andere Programme – Photoshop, Illustrator, InDesign.“
Dieser Mangel an Integration führte zu Verwirrung, Doppelarbeit und Ineffizienzen. So überschnitten sich beispielsweise die Bereiche für die Anmeldung von Freiwilligen oft mit sportlichen und nicht-sportlichen Aufgaben und erschienen auf mehreren Karten.
Die Nutzung mehrerer Tools erschwerte zudem die Abstimmung mit Anbietern und Freiwilligen. Zeltanbieter, die für Dutzende von Zelten auf großen Campusgeländen verantwortlich waren, erhielten zuvor zusammengetragene Karten aus verschiedenen Quellen. „Mir fiel auf, dass es bei der Zeltplanung schnell unübersichtlich werden konnte. Wir hatten sich überschneidende Informationen, und der Einblick in die Arbeit der anderen war begrenzt“, bemerkt Casey.
Großveranstaltungen im Freien wie die Olympischen Sommerspiele erforderten präzise Messungen für Zelte, Bühnen und Freiwilligenbereiche. Casey beschreibt den mühsamen Prozess: „Ich nahm einen tragbaren Messstab mit auf das Gelände, schrieb mir die Maße per SMS und als ich zurückkam, wusste ich nicht mehr, welcher Bereich 50 Fuß und welcher 54 Fuß lang war.“
Insgesamt war der Planungsprozess arbeitsintensiv, stressig und fehleranfällig. Casey bringt es auf den Punkt: „Die Karten sollten für uns arbeiten, nicht wir für die Daten.“
Einen besseren Weg zur Planung finden
Frustriert von den bisherigen Abläufen begann Special Olympics Virginia, nach Lösungen zu suchen, um die Arbeit abteilungsübergreifend zu vereinheitlichen. Casey erinnert sich, wie alles begann: „Ich bekam eine E-Mail über …“ OnePlan Und ich dachte: Warum nicht? Ich habe mir eine Demo mit dem Team angesehen, um zu sehen, worum es dabei geht.“
Nach der Demo nahm Casey Kontakt zu einem anderen Special Olympics-Team auf, das das Programm bereits nutzte. OnePlan„Ich habe mich mit einem Ansprechpartner des Special Olympics-Teams eines anderen Bundesstaates getroffen – sie nutzten es nur für ihre Beschilderung, waren aber begeistert. Das hat mich wirklich zum Nachdenken gebracht: Wenn es für sie funktioniert, könnte es auch für uns in viel größerem Umfang funktionieren.“
Das Team erkannte schnell das Potenzial, Programm- und Entwicklungsarbeit in einem einzigen, flexiblen System zusammenzuführen. Casey erklärt: „Oftmals sprechen in gemeinnützigen Organisationen die Bereiche Mission und Entwicklung nicht dieselbe Sprache oder arbeiten nicht auf ähnliche Weise.“ OnePlan Es war wirklich toll zu sehen, wie es sowohl für Spendenaktionen als auch für Wettbewerbsveranstaltungen funktioniert.“
Auch die Kosten spielten eine wichtige Rolle. Casey merkt an: „Wir sind gemeinnützige Organisationen, daher ist der ROI entscheidend. Entweder das gesamte Team ist überzeugt, oder wir können es nicht umsetzen. Wenn es für die Entwicklungsabteilung sinnvoll war, es für Spendenaktionen zu nutzen, und für die Programmabteilung, es für Wettbewerbe einzusetzen, dann hat sich die Investition gelohnt.“
Seit der Adoption OnePlanDie Plattform wurde bereits für mehrere Großveranstaltungen eingesetzt. Casey hebt die einfache Bedienbarkeit und Vielseitigkeit hervor: „Es ist selten, im gemeinnützigen Bereich ein System zu finden, das so gut zu mehreren Teams passt.“
Teamarbeit leichter gemacht
Die Planung von Special Olympics Virginia bezieht mehrere Akteure ein: Programmmanager, Entwicklungsteams, Freiwillige und Anbieter. OnePlanJeder kann auf maßstabsgetreue, visuelle Karten der Veranstaltungsabläufe zugreifen, wodurch ein gemeinsames Verständnis der Logistik geschaffen und Verwirrung vermieden wird.
Casey hebt die Auswirkungen auf die Koordination der Lieferanten hervor: „Wir senden unserem Zeltverleih Links mit Ansichtsrechten für alle unsere Zelte, Tische und Stühle. Bei über 30 Zelten unterschiedlicher Größe ist das ungemein hilfreich. Jeder hat einen klaren Überblick über die Platzierung, wodurch Aufbaufehler reduziert werden.“
Die Flexibilität der Plattform ermöglicht zudem einen reibungslosen Übergang zwischen verschiedenen Teilen einer Veranstaltung. Bei den Olympischen Sommerspielen wird für die Eröffnungsfeier eine Bühne benötigt, die später für die Leichtathletikwettbewerbe wieder abgebaut wird. OnePlanDie Ebenenfunktion von Casey ermöglicht es, dem Aufbauteam nur die relevanten Einstellungen anzuzeigen, während dem Universitätspersonal bei Bedarf der vollständige Plan zur Verfügung gestellt wird.
Casey erklärt: „Die Ausblendfunktion ist enorm hilfreich. Ich habe einen Ordner für die Eröffnungszeremonie, und ich kann ihn ausblenden, wenn ich die Einrichtungsanweisungen für den Wettbewerb teile. Es ist einfach und effizient.“
Indem eine einzige, verlässliche Informationsquelle für alle Beteiligten bereitgestellt wird, OnePlan hat die Zusammenarbeit optimiert, die Transparenz erhöht und einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltungen von der Planung bis zur Durchführung sichergestellt.
Wie OnePlan Macht das Leben einfacher
OnePlan hat die Herangehensweise von Special Olympics Virginia an die Veranstaltungsplanung grundlegend verändert, mit Funktionen, die Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Koordination verbessern.
Skalierte Kartierungs- und Objektplatzierungswerkzeuge eliminieren mühsame manuelle Messungen und machen die Platzierung jedes Zeltes, Stuhls und Verkaufsstandes anschaulich. „Alles ist präzise und leicht verständlich – ich muss nicht mehr von Hand messen oder Entfernungen schätzen“, bemerkt Casey.
Die Aktualisierung der Lagepläne in Echtzeit hat die Zusammenarbeit deutlich verbessert. Freiwillige, Mitarbeiter und Lieferanten können die Pläne sofort einsehen und bearbeiten, sodass alle Beteiligten vor Ort auf dem gleichen Stand sind. „Die Möglichkeit, Karten unterwegs zu aktualisieren, hat die Koordination vor Ort erheblich vereinfacht. Bei kurzfristigen Änderungen ist dies für alle sofort sichtbar“, erklärt Casey.
Historische Karten und gespeicherte Layouts erleichtern die Planung wiederkehrender Veranstaltungen, da die Erfahrungen aus den Vorjahren genutzt werden können. Bei Großveranstaltungen wie den Olympischen Sommerspielen reduzieren übersichtliche visuelle Pläne Risiken und stellen sicher, dass Verantwortlichkeiten und Positionen klar definiert sind. „Es ist angenehm, keine widersprüchlichen Aussagen mehr zu haben. Wir stellen einen Plan zur Verfügung, Fehler sind sofort ersichtlich und Korrekturen unkompliziert“, fügt Casey hinzu.
Zusammengenommen haben diese Funktionen die Planung optimiert, Fehler minimiert und das Team in die Lage versetzt, komplexe Veranstaltungen souverän durchzuführen.
Enorme Zeitersparnis dank OnePlan
Mit OnePlanCasey und ihr Team haben die Eventplanung von einem stressigen, unübersichtlichen Prozess in eine effiziente, kollaborative Arbeitsweise verwandelt. Die Plattform spart den Mitarbeitern Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht es dem Team, sich auf die Schaffung außergewöhnlicher Erlebnisse für Athleten und Zuschauer gleichermaßen zu konzentrieren.
„Die Zeitersparnis ist enorm. Wir haben den Aufwand für manuelles Messen und Kartieren von Tagen auf nur noch Stunden oder sogar Minuten auf der Plattform reduziert. Das minimiert Stress und Risiken und ermöglicht es uns, uns auf das Erlebnis der Teilnehmenden zu konzentrieren“, resümiert Casey. „Es ist zwar beim ersten Mal etwas mehr Arbeit, aber es zahlt sich jedes Jahr aus. Die diesjährigen Sommerspiele sollten reibungslos verlaufen, da bereits vieles integriert ist.“
Diese Effizienzsteigerungen haben messbare Auswirkungen: SOVA spart jetzt pro Veranstaltung rund 20 Stunden und 1,000 US-Dollar durch reduzierten Personalaufwand, weniger Einrichtungsfehler und eine optimierte Lieferantenkoordination.
Durch die Zusammenführung von Planung, Kommunikation und historischen Daten auf einer einzigen Plattform verfügt SOVA nun über ein Tool, das mit ihren Veranstaltungen mitwächst. Casey bringt es auf den Punkt: „Nichts ist so effektiv wie die Reduzierung von Risiko, Stress und Zeitaufwand. In fünf, zehn Jahren werden wir zurückblicken und uns fragen, wie wir jemals ohne ein integriertes Kartensystem planen konnten.“
Ich bin gespannt auf das, was als Nächstes kommt.
Mit OnePlanSpecial Olympics Virginia hat ein Planungssystem erhalten, das nicht nur aktuelle Veranstaltungen unterstützt, sondern auch mit zukünftigem Wachstum skalierbar ist. Die Integration der Plattform ermöglicht es dem Team, gewonnene Erkenntnisse festzuhalten, historische Layouts zu bewahren und diese für zukünftige Veranstaltungen anzuwenden – eine Grundlage für kontinuierliche Verbesserung.
Neben der Steigerung der betrieblichen Effizienz hat das System auch die Transparenz und Verantwortlichkeit verbessert und sichergestellt, dass alle Beteiligten, von Freiwilligen bis hin zu externen Anbietern, Klarheit über ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten haben.
Mit Blick auf die Zukunft freut sich das SOVA-Team darauf, die Planung fortzusetzen. OnePlanCasey ist zuversichtlich, dass die Plattform auch ambitioniertere Veranstaltungen unterstützen und dazu beitragen wird, sowohl Athleten als auch Zuschauern außergewöhnliche Erlebnisse zu bieten. Er fasst es so zusammen: „Ich würde sie absolut empfehlen.“ OnePlan „Es ist für jeden geeignet. Es hat unsere Planung reibungsloser, schneller und viel weniger stressig gemacht – ich kann mir nicht vorstellen, darauf zu verzichten.“
Fotos: Special Olympics Virginia
Sie möchten bei Ihrer nächsten Veranstaltung Zeit sparen und Stress reduzieren? Erfahren Sie, wie. OnePlan kann für Ihre Organisation arbeiten und Vereinbaren Sie eine Demo mit einem unserer Teammitglieder >