Halloween Town ist eine jährliche Gemeinschaftsveranstaltung, die in Eagle Mountain City, Utah, stattfindet und lokale Unternehmen zur Teilnahme einlädt, indem sie kreativ dekorierte Stände für Halloween aufstellen und Süßigkeiten und Leckereien an die Kinder vor Ort verteilen. Die eintägige Veranstaltung bringt jedes Jahr 3,000 Menschen zusammen, während die Einheimischen Süßes oder Saures, einen Streichelzoo, eine Autoshow und Auftritte lokaler Tanzkompanien aus der Gemeinde genießen.
Wir sprachen mit Dawn Hancock, Veranstaltungsmanagerin für Eagle Mountain City, die es herausgefunden hat OnePlan nachdem ich mit Software frustriert war, die ausschließlich für Indoor-Veranstaltungsorte mit begrenzten Funktionen entwickelt wurde.
Von der unorganisierten zur präzisen Planung
Vorher OnePlan, Dawn musste sich auf nicht spezialisierte, nicht kollaborative Tools verlassen. Dies war nicht nur zeitaufwändig und mühsam, sondern sie hatte auch den Eindruck, dass das Layout oft unprofessionell wirkte.
Dawn sagt: „Bevor ich es erfahre OnePlan, umfasste mein Prozess das Aufnehmen eines Screenshots meines Parks mit Google Maps und den anschließenden Import in Publisher, um mit der Erstellung meines Veranstaltungslayouts zu beginnen. Allerdings stieß ich bei diesem Ansatz auf mehrere Herausforderungen.“
Während der Veranstaltungsplanung arbeitete Dawn mit etwa 30 bis 40 Anbietern zusammen, was ihr erheblichen Stress bereitete. Sie erwähnt den Tribut, den dies für ihre Veranstaltungen bedeutete.
„Ich würde mich fragen, wie wir all diese Leute in den verfügbaren Raum unterbringen würden. Manchmal war der Bereich überfüllt, was zu Desorganisation führte, oder es fühlte sich leer an, wenn ich die Anmeldungen aus Platzgründen einschränken musste.“
Sie fährt fort: „Jetzt kann ich genau bestimmen, wie viele Anbieter wir aufnehmen können, und ihre Setups optimal gestalten.“
Zum Glück hat Dawn durch die Verwendung sofort Vorteile gehabt OnePlan und verliebte sich in die Software, die Veranstaltungslayouts in einer Parkumgebung im Freien unterstützen konnte. „Ich finde es unglaublich wertvoll, dass ich damit mein Event-Layout maßstabsgetreu erstellen kann OnePlan," Sie sagt.
„Diese Funktion ist bahnbrechend, da sie mir genaue Informationen über den verfügbaren Platz liefert und ich außerdem an einem aktuellen Parkbild arbeiten kann.“ Ich schätze besonders die Zeltsymbole, die grenzenlosen Bereiche, die verschiedenen Geh- und Fahrwege und die Möglichkeit, Symbole zu beschriften – um nur einige der fantastischen Werkzeuge hervorzuheben, die mir zur Verfügung stehen.“
Stolz auf die neue Qualität von Lageplänen
Das Verfassen professioneller Veranstaltungspläne zum Teilen mit Ihren Stakeholdern, Lieferanten, Lieferanten und Teilnehmern kann entmutigend wirken. Mit OnePlan's aktuelle GIS-Kartierungsfunktionen und unsere Funktion zum Exportieren von Präsentationen Das Erstellen professioneller Pläne war noch nie so einfach. Dies bedeutet, dass der Veranstaltungsplan von Halloween Town mit lokalen Interessenvertretern geteilt werden kann, indem eine Präsentation des Plans über „Screenshots“ jeder Layoutansicht exportiert wird.
"OnePlan vereinfacht den Prozess, erhöht aber auch den Standard an Professionalität, Qualität und Detailliertheit bei der Standortplanung.“
Dawn Hancock
Veranstaltungsmanager, Eagle Mountain City
Mit OnePlan, Dawn fühlt sich selbstbewusster, wenn es darum geht, ihre Veranstaltung der Community zu präsentieren. Sie sagt, "OnePlan hat mein Vertrauen in das Erscheinungsbild meiner Layouts erheblich gestärkt und es mir ermöglicht, ein umfassendes Design zu erstellen, das die von mir benötigten Elemente enthält.“
„Vorbei sind die Zeiten, in denen separate Layouts für Feuerwehr, Polizei, Einrichtungen und andere Abteilungen erstellt wurden. Jetzt kann ich ein einziges, umfassendes Layout erstellen, das ich stolz bei Besprechungen mit allen relevanten Parteien präsentiere“, fährt Dawn fort.
70 % Zeitersparnis dank OnePlan
Die Planung einer Veranstaltung mit traditionellen und veralteten Methoden ist zeitaufwändig und teuer. Früher hat Dawn für jeden ihrer Lieferanten, Einrichtungen und Mitarbeiter separate Karten erstellt, aber jetzt stellt sie alle auf die gleiche Karte und verteilt den Plan problemlos.
„Früher habe ich für eine größere Veranstaltung etwa 8–10 Stunden gebraucht. Dazu gehört die Erstellung mehrerer unterschiedlicher Karten für unterschiedliche Stakeholder. Jetzt kann ich in nur wenigen Stunden eine All-Inclusive-Karte für alle erstellen“, sagt sie.
„Ich plane über 20 Veranstaltungen pro Jahr. Ich werde es verwenden OnePlan ausschließlich und von nun an viel detaillierter.“
Das bedeutet, dass Eagle Mountain City eine enorme Zeitersparnis von 70 % erzielt hat , wodurch Dawn mehr Zeit für andere Aspekte ihrer Veranstaltungsplanung aufwenden kann.
Die Zeiteffizienz von Dawn hat zu einer Schätzung geführt 5-facher Return on Investment auf dem Monat OnePlan ausgeben. Sie sagt: „Man kann mit Sicherheit sagen: Verwenden OnePlan spart uns Tausende von Dollar"
Zu Dawn und dem Eagle Mountain City-Team gesellen sich weitere Veranstaltungsplaner, darunter Silverstone, Tournee durch Großbritannien, Beirut-Marathon und viele mehr, die durch die Nutzung von Zeiteinsparungen, Kosteneinsparungen und einer gesunden Kapitalrendite profitieren OnePlan.
Ein umfassender Plan zur Weitergabe an das Team und die Anbieter
Die Zusammenarbeit mit Ihrem Team, Ihren Lieferanten und der lokalen Verwaltung ist für die Durchführung einer erfolgreichen Veranstaltung von entscheidender Bedeutung. Dawn beschrieb ihren Austauschprozess mit uns wie folgt: „Während der Besprechungen mussten wir die Veranstaltung Seite für Seite besprechen. Jetzt erstelle ich eine umfassende Karte, die die gesamte Veranstaltung abdeckt und allen Beteiligten gerecht wird.“
„Ich kann dieses einzelne Layout dann per E-Mail teilen und aufkommende Fragen oder Bedenken effizienter beantworten.“
Mit OnePlan's schreibgeschützte Links und Lieferantenverwaltung Tools können Veranstaltungsplaner den Kommunikationsprozess optimieren. Der Nur-Ansicht-Link gibt Planern die Möglichkeit, einen gemeinsam nutzbaren Nur-Ansicht-Link zu Ihrem Veranstaltungsplan zu erstellen, sodass jeder ihn öffnen kann, ohne einen zu benötigen OnePlan Melden Sie sich an oder können Sie Ihre Veranstaltungspläne ändern.
Mithilfe der Anbieterverwaltungsfunktionen können Veranstaltungsplaner Informationen zu jedem platzierten Objekt eingeben, z. B. den Namen des Anbieters, Kosten, Verfügbarkeit, Strombedarf und vieles mehr.
Diese Funktionen helfen Dawn und ihrem Team, eng mit der Parkabteilung, lokalen Unternehmen, örtlichen Schulen, der Handelskammer und großen Unternehmen (einschließlich Meta) zusammenzuarbeiten. Sie fand die Weitergabe an lokale Behörden und ihr Team einfach und sagte: „Die umfassenden Funktionen von OnePlan ermöglichen es mir, die Platzierung aller Veranstaltungskomponenten genau darzustellen und so meinen Planungsprozess zu verbessern.“
Dawn fügt hinzu: „Außerdem wird dadurch sichergestellt, dass ich für Genehmigungszwecke ausführliche Unterlagen bereitstellen kann, was einen reibungsloseren und rationalisierteren Genehmigungsprozess bei den zuständigen Behörden ermöglicht.“
"Dank an OnePlan„Ich kann stets außergewöhnliche und optisch ansprechende Veranstaltungslayouts liefern, die die Erwartungen meines Teams, meiner Lieferanten und Stakeholder nicht nur erfüllen, sondern oft sogar übertreffen.“
Dawn Hancock
Veranstaltungsmanager, Eagle Mountain City
Die Erfahrung von Eagle Mountain City mit OnePlan zeigt, wie wichtig es ist, eine umfassende All-in-One-Software für die Planung von Veranstaltungen zu verwenden. Mit OnePlanDawn und ihr Team sind in der Lage, ihr Veranstaltungslayout einfach und präzise abzubilden und zwischen verschiedenen Abteilungen und Partnern zu teilen. Beginnen Sie mit der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung und melden Sie sich noch heute kostenlos an!