Als einer der Gründungsvereine der Major League Soccer ist Columbus Crew mit der Organisation von Großveranstaltungen bestens vertraut. Das Team veranstaltet im Lower.com Field und im historischen Crew Stadium in Columbus, Ohio, ganzjährig ein vielfältiges Programm an Sport-, Musik- und Gemeinschaftsveranstaltungen – von MLS-Spieltagen und Konzerten über Gemeinschaftsläufe und religiöse Zusammenkünfte bis hin zu Firmenessen.
Um diese Vielfalt zu bewältigen, benötigten die Betriebs- und Gästebetreuungsteams der Crew eine Möglichkeit, die Veranstaltungsplanung zu zentralisieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und abteilungs- und partnerübergreifend Zeit zu sparen. Sie fanden diese Lösung in OnePlan.
„Wir wollten veraltete Karten, mangelnde Zusammenarbeit und die Schwierigkeit, Daten an zu vielen Orten zu speichern, überwinden“, erklärt Michael Beirne, Director of Guest Experience bei Columbus Crew. „Mit OnePlan„Wir haben alles in einem System zusammengeführt.“
Eine einzige Plattform für jede Art von Veranstaltung
Die Crew nutzt ihren Team-Account in OnePlan Die Planung umfasst sowohl Innen- als auch Außenbereiche rund um die beiden Spielstätten Lower.com Field und Historic Crew Stadium. Für die Innenplanung werden bestehende Grundrisse importiert in OnePlanFür das umliegende Gebiet erstellt das Team Pläne für temporäre Infrastruktur, Verkehrswege, Parkplätze und Maßnahmen zur Besucherlenkung.
Seit der Adoption OnePlanDas Team hat über 65 Veranstaltungspläne erstellt, die ein bemerkenswert breites Spektrum an Veranstaltungen abdecken, darunter:
- Sport: MLS-Heimspiele, All-Star- und MLS-Cup-Spiele, internationale Fußballveranstaltungen, College-Fußballspiele, Highschool-Fußball- und Football-Meisterschaften, Motorsportveranstaltung „All Out War“
- Musikkonzerte & Festivals: Hozier, Kenny Chesney, Night Nation Run, Breakaway Music Festival, Sonic Temple, Bands of America und mehr
- Veranstaltungen zur Bürgerbeteiligung: Gemeinschaftliches Gebetstreffen, Treppenlauf zum Gedenken an den 11. September, Impfaktion des Tierschutzvereins, Lauf wie ein Mädchen
- Firmenveranstaltungen: Dinner mit Sitzplätzen und private Veranstaltungen
Bessere Zusammenarbeit aller Beteiligten
Vom operativen Personal bis hin zu externen Partnern – der Planungsprozess der Crew verbindet nun mehrere Interessengruppen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich.
"Wir gebrauchen OnePlan „Mit Teammitgliedern, Auftragnehmern, Ersthelfern, Betriebspersonal und internen Teams“, sagt Michael. „Jeder kann seine eigenen Ideen einbringen – sei es Personal, Ausrüstung oder Umstrukturierungen. Wir können direkt im Meeting einen Plan erstellen und allen sofort den aktuellen Stand zeigen.“
Diese Zusammenarbeit erstreckt sich auch auf wichtige Partner wie Polizei, Feuerwehr und Rettungsdienste und gewährleistet Klarheit bei der Notfallplanung und dem Risikomanagement. Beirne hebt hervor, wie das Tool dabei hilft, Probleme in Echtzeit zu erkennen und zu beheben – beispielsweise die Gehwege zwischen Veranstaltungsorten und Parkplätzen zu überprüfen oder sichere Zufahrtswege für Fahrzeuge und Fans sicherzustellen.
„Wir können schneller planen, besser zusammenarbeiten und Entscheidungen im selben Meeting treffen. Es ist einfach viel effizienter.“
Michael Beirne
Leiter Gästeerlebnis, Columbus-Crew
40 % Zeitersparnis – und klarere, souveränere Abläufe
Seit der Umstellung von statischen Karten und manuellen Zeichnungen konnte das Team der Columbus Crew den Planungsaufwand im Vergleich zu seinen vorherigen Methoden um 40 % reduzieren.
„Es spart mir Zeit bei der Planung des Veranstaltungsortes – insgesamt etwa 40 %“, erklärt Michael. „Wir können schneller planen, besser zusammenarbeiten und Entscheidungen im selben Meeting treffen. Es ist einfach viel effizienter.“
Für die Event- und Operationsteams der Crew bedeutet diese Effizienz direkt ein besseres Erlebnis für Fans und Mitarbeiter. Parken am Spieltag, Personalplanung und sogar Orientierungspläne für neue Mitarbeiter werden jetzt komplett digital abgewickelt. OnePlan — wodurch das Team jedes Detail im realen Maßstab planen kann, mit Ebenen, die je nach Bedarf ein- und ausgeschaltet werden können.
„Mir gefällt es, den tatsächlichen Grundriss des Gebäudes zu sehen und ihn von Anfang bis Ende mit Straßen, Verkehrsführung und Beschilderung zu kombinieren“, fügt Michael hinzu. „So sehen wir genau, womit wir arbeiten – alles an einem Ort.“
Die Zukunft von Veranstaltungen in Columbus planen
Dank einer einzigen, gemeinsamen Datenquelle für alle Veranstaltungsarten können die Teams für Gästebetreuung und operative Abläufe der Columbus Crew jetzt kollaborativer und souveräner planen als je zuvor.
Ob ausverkauftes MLS-Spiel, Gemeindefest oder Stadionkonzert – jede Veranstaltung im Lower.com Field und im Historic Crew Stadium beginnt nun auf die gleiche Weise: mit einem klaren, gemeinschaftlichen Plan. OnePlan.
Beginnen Sie mit einer effizienteren Planung Ihrer Veranstaltungsorte und Events – in Ihrem kostenlosen Plan sind bis zu 50 Objekte pro Veranstaltung enthalten.